Entre as muitas ferramentas das quais os escritórios de advocacia de pequeno e médio porte dependem estão as soluções para gerenciamento de práticas (PM) e gerenciamento de documentos. Embora algumas ferramentas de GP venham com um componente de gerenciamento de documentos, elas não podem oferecer os complexos recursos de segurança e governança necessários para os documentos e e-mails críticos dos clientes ou os impulsionadores de produtividade que podem elevar o trabalho do seu escritório.

É aí que entra um poderoso sistema de gerenciamento de documentos (DMS). E, embora algumas empresas menores ainda estejam descobrindo os benefícios gerais de um DMS, outras empresas têm um PM e um DMS, mas ainda não os conectaram para obter mais eficiência e obter um valor ainda maior de seus investimentos em tecnologia.

Nosso recente eBook sobre a combinação do poder de um PM e DMS para pequenas e médio porte está aqui para ajudar. Ele oferece uma visão aprofundada do motivo pelo qual o você precisa dos dois sistemas, dos benefícios da integração dessas ferramentas, dos melhores recursos a serem aproveitados em cada um deles e de estudos de caso de empresas que obtiveram sucesso ao integrar seu PM e DMS.

Aqui está uma prévia do que será coberto.

Principais benefícios da integração de seus sistemas de gerenciamento de práticas e de documentos

Individualmente, as plataformas de gerenciamento de práticas jurídicas e de gerenciamento de documentos oferecem benefícios substanciais para os escritórios de advocacia. Mas, acredite ou não, esses dois sistemas são melhores quando conectados e usados em conjunto. Aqui estão algumas das principais vantagens que seu escritório pode esperar quando o você integra um software de PM jurídico e um DMS.

Encontre rapidamente as informações que o você precisa

Quanto tempo o você e sua equipe gastam procurando arquivos, e-mails e documentos todos os dias? De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários passam 1,8 hora por dia procurando e reunindo informações.

Os sistemas de gerenciamento de documentos podem reduzir drasticamente o tempo de pesquisa e aumentar a produtividade. Com páginas iniciais personalizáveis, listas de documentos recentes e favoritos e recursos avançados de pesquisa, como processamento de linguagem natural, filtros e operadores booleanos, os usuários do DMS podem localizar rápida e facilmente os arquivos necessários no repositório do DMS.

A integração de um DMS e PM pode tornar o processo ainda mais rápido, vinculando clientes e assuntos, o que traz muitos benefícios, como a visualização de documentos salvos no DMS sem sair da interface do PM.

Criar documentos mais rapidamente

Os modelos de documentos no DMS ajudam os usuários a evitar tarefas repetitivas, como a formatação de novos documentos ou o tempo perdido na localização de versões anteriores para cópia. Além disso, os sistemas integrados podem usar modelos de documentos e espaços de trabalho para preencher automaticamente os detalhes do assunto no PM e salvar o arquivo completo no espaço de trabalho correto do assunto no DMS. A integração torna a criação e a organização de documentos quase sem esforço.

Acesse tudo de qualquer lugar

Com sistemas integrados de gerenciamento de documentos e gerenciamento de prática, o você pode acessar facilmente as informações de cada sistema, independentemente do sistema em que estiver trabalhando no momento. Assim como o você pode extrair dados do PM para modelos de documentos, também pode recuperar documentos e e-mails relacionados ao assunto no espaço de trabalho do PM. O você também pode ver diferentes versões de documentos, revisar permissões de segurança ou de usuário, classificar e organizar documentos e muito mais para ajudar o seu trabalho a se desenvolver de forma suave e eficiente.

Controle de permissões e acesso a documentos e arquivos

Sua prática depende do fluxo constante, porém seguro, de informações entre colegas de equipe, clientes, especialistas, testemunhas e outros colaboradores. Se o PM e o DMS forem sistemas separados, mas integrados, o você poderá aplicar controles de acesso mais granulares no DMS para que, mesmo que um usuário possa acessar os detalhes do assunto no PM, ele não tenha acesso automático a todos os documentos relacionados ao assunto. O você pode definir permissões no nível do documento para personalizar totalmente quais documentos (se houver) um usuário do PM pode acessar, bem como o tipo de acesso que ele tem (por exemplo, editar, compartilhar ou somente visualizar).

Com controle total sobre seus documentos, o você pode garantir que seus usuários tenham acesso fácil a todas as informações de que precisam - e nada do que não precisam.

Aumente a produtividade com fluxos de trabalho mais eficientes

Quando o você aprimora todo o ciclo de vida do documento utilizando a tecnologia, obtém grandes ganhos de produtividade e reduz a frustração de ter que se deslocar entre vários sistemas e embaralhar documentos de um lugar para outro para realizar o trabalho. Imagine se o você pudesse extrair o conteúdo de um documento do sistema PM, concluir facilmente as edições do documento on-line, enviar instantaneamente um documento para assinatura eletrônica e, em seguida, fazer com que o documento voltasse automaticamente salvo no espaço de trabalho do seu assunto no DMS.

Proteja e proteja seus dados

A perda ou exposição de dados confidenciais não é algo com que sua empresa queira lidar, seja acidental ou maliciosamente. Operar sem um DMS deixa seus documentos perigosamente expostos a riscos. Os componentes de documentos baseados em PM não possuem os rigorosos protocolos de segurança necessários para proteger os documentos e os dados de um escritório de advocacia.

Seu DMS pode oferecer segurança integrada robusta, além de proteções como criptografia no nível do documento, autenticação multifatorial (MFA) e prevenção contra perda de dados (DLP), que oferecem maior proteção contra ransomware e agentes mal-intencionados. O você também pode impedir ações como compartilhamento ou impressão de documentos. A integração de um DMS com sua solução de gerenciamento de práticas oferece maior proteção para suas informações mais confidenciais e, ao mesmo tempo, permite a colaboração quando necessário.

Controle o tempo com menos cliques

A captura de tempo é um desafio comum em muitas empresas. Quando o DMS está conectado diretamente à sua solução de PM, o você pode facilitar essa tarefa adicionando rapidamente entradas para o tempo gasto na elaboração, finalização ou revisão de documentos associados a um assunto. Bastam alguns cliques para que os cronometristas confirmem as entradas de tempo sugeridas no histórico do documento e registrem com eficiência as horas no assunto e no cliente certos.

Simplifique com um sistema único de registro

Quando os documentos estão por toda parte e o você tem que ir a vários lugares para entender o que está acontecendo em um assunto, está perdendo tempo e introduzindo um nível desnecessário de risco. Um DMS eficiente oferece ao você uma maneira rápida e fácil de arquivar, localizar e acessar todos os documentos e e-mails relacionados ao assunto - o arquivo digital completo. Se o seu DMS for o único sistema de registro, o você poderá ir a essa única fonte e encontrar o que precisa com confiança.

Colaborar interna e externamente

Tanto o PM quanto o DMS têm ferramentas para facilitar a colaboração sem sobrecarregar sua caixa de entrada de e-mail. Mas um DMS facilita o compartilhamento, a edição, a revisão, a anotação e a discussão de documentos com segurança - tudo isso sem os desafios de cópias locais, alterações não rastreadas, conflitos de versão etc. À medida que as conversas passam do e-mail para plataformas como Microsoft Teams e Slack, um DMS pode facilitar muito o compartilhamento seguro de arquivos com um grupo.

Integrar com sua outra tecnologia

A prática e o gerenciamento de documentos não são os únicos sistemas dos quais sua equipe depende no dia a dia. Felizmente, tanto o PM quanto o DMS se integram a uma variedade de outros produtos, como software de tempo e faturamento, soluções de gerenciamento de projetos, plataformas de assinatura e arquivamento eletrônicos, ferramentas de gerenciamento de contratos, Microsoft Office, Adobe Acrobat e muitos outros. Uma pilha de tecnologia totalmente integrada significa menos alternância entre plataformas e menos trabalho para a sua equipe. Seus aplicativos de software fazem o trabalho pesado, para que o você possa voltar a se concentrar nos clientes.

Mantenha as operações organizadas e os clientes satisfeitos

Com seus documentos, e-mails e dados de prática organizados, integrados e sincronizados, sua equipe pode encontrar rapidamente respostas para as perguntas dos clientes e manter o trabalho em andamento. E com clientes mais felizes e satisfeitos, o você pode contar com uma melhor retenção de clientes e mais indicações.

Melhor juntos: Crie sinergia entre seu PM e DMS

A combinação de gerenciamento de práticas e gerenciamento de documentos produz mais do que a soma das partes de cada sistema. O você pode obter mais valor do seu PM por causa do seu DMS e vice-versa - e essa sinergia é algo que pode ser aproveitado para levar sua prática ao próximo nível.

Enquanto um software de PM é ideal para coisas como sincronização de calendários, controle de horas e faturamento, muitas funções são mais bem tratadas por um DMS, como automação e montagem de documentos, acesso controlado a documentos com barreiras éticas e direitos de acesso, mensagens em tempo real, controle avançado de versões, integrações com a Microsoft e outras ferramentas que o você usa diariamente e muito mais.

Juntas, as soluções PM e DMS se combinam para permitir que o você otimize e até automatize muitos processos repetitivos e demorados, aumente a produtividade e crie eficiência de custos para a sua empresa, ao mesmo tempo em que aumenta a postura de segurança. Essa combinação de tecnologia vencedora pode até mesmo ajudar a sua equipe a melhorar o atendimento ao cliente e obter uma vantagem estratégica sobre a concorrência.