Parmi les nombreux outils utilisés par les cabinets d'avocats de petite et moyenne taille, on trouve des solutions de gestion de cabinet (PM) et de gestion documentaire. Si certains outils PM intègrent une composante de gestion documentaire, celle-ci ne peut toutefois pas offrir les fonctionnalités complexes de sécurité et de gouvernance requises pour les documents et e-mails critiques des clients, ni les outils d'amélioration de la productivité susceptibles d'optimiser le travail de votre cabinet.

C'est là qu'intervient un puissant système de gestion documentaire (SGD). Alors que certaines petites entreprises découvrent encore les avantages globaux d'un SGD, d'autres disposent à la fois d'un système de gestion de projet et d'un SGD, mais doivent encore les connecter pour gagner en efficacité et tirer pleinement parti de leurs investissements technologiques.

Notre récent livre électronique sur la combinaison de la puissance d'un PM et d'un DMS pour petites et moyens est là pour vous aider. Il explique en détail pourquoi vous avez besoin des deux systèmes, les avantages de l'intégration de ces outils, les meilleures fonctionnalités à exploiter dans chacun d'eux et présente des études de cas d'entreprises qui ont réussi en intégrant leur PM et leur DMS.

Voici un aperçu de certains des thèmes abordés.

Principaux avantages de l'intégration de vos systèmes de gestion de cabinet et de gestion documentaire

Individuellement, les plateformes de gestion de cabinet juridique et de gestion documentaire offrent des avantages considérables aux cabinets d'avocats. Mais croyez-le ou non, ces deux systèmes sont plus efficaces lorsqu'ils sont connectés et utilisés ensemble. Voici quelques avantages clés dont votre cabinet peut bénéficier lorsque vous intégrez un logiciel de gestion de cabinet juridique et un système de gestion documentaire.

Trouvez rapidement les informations dont vous avez besoin

Combien de temps passez-vous, vous et votre équipe, à rechercher des fichiers, des e-mails et des documents chaque jour ? Selon un rapport McKinsey, les employés passent 1,8 heure par jour à rechercher et à rassembler des informations.

Les systèmes de gestion documentaire peuvent réduire considérablement le temps de recherche et augmenter la productivité. Grâce à des pages d'accueil personnalisables, des listes de documents récents et favoris, ainsi que des fonctionnalités de recherche avancées telles que le traitement du langage naturel, les filtres et les opérateurs booléens, les utilisateurs du système de gestion documentaire peuvent rapidement et facilement retrouver les fichiers dont ils ont besoin dans le référentiel du système.

L'intégration d'un système de gestion documentaire (DMS) et d'un système de gestion de projet (PM) peut accélérer encore davantage le processus en reliant les clients et les dossiers, ce qui présente de nombreux avantages, tels que la possibilité de consulter les documents enregistrés dans le DMS sans quitter l'interface du PM.

Créer des documents plus rapidement

Les modèles de documents dans le système de gestion documentaire (DMS) aident les utilisateurs à éviter les tâches répétitives telles que la mise en forme de nouveaux documents ou la perte de temps liée à la recherche des versions précédentes à copier. De plus, les systèmes intégrés peuvent utiliser des modèles d'espace de travail et de documents pour remplir automatiquement les détails du dossier à partir du PM et enregistrer le fichier complété dans l'espace de travail approprié du DMS. L'intégration rend la création et l'organisation des documents presque sans effort.

Accédez à tout depuis n'importe où

Grâce aux systèmes intégrés de gestion des documents et des dossiers, vous pouvez facilement accéder aux informations de chaque système, quel que soit celui dans lequel vous travaillez actuellement. Tout comme vous pouvez extraire des données de votre système de gestion de projet pour les intégrer dans des modèles de documents, vous pouvez également récupérer des documents et des e-mails liés à un dossier dans l'espace de travail du système de gestion de projet. Vous pouvez également consulter différentes versions de documents, vérifier la sécurité ou les autorisations des utilisateurs, trier et organiser les documents, et bien plus encore, afin de faciliter et d'optimiser votre travail.

Contrôle des autorisations et de l'accès aux documents et fichiers

Votre cabinet repose sur un flux d'informations régulier et sécurisé entre les membres de l'équipe, les clients, les experts, les témoins et les autres collaborateurs. Si votre système de gestion de projet (PM) et votre système de gestion documentaire (DMS) sont des systèmes distincts mais intégrés, vous pouvez appliquer des contrôles d'accès plus granulaires au sein du DMS afin que, même si un utilisateur peut accéder aux détails d'un dossier dans le PM, il n'ait pas automatiquement accès à tous les documents liés à ce dossier. Vous pouvez définir des autorisations au niveau des documents afin de personnaliser entièrement les documents (le cas échéant) auxquels un utilisateur du système de gestion de projet peut accéder, ainsi que le type d'accès dont il dispose (par exemple, modification, partage ou lecture seule).

Grâce à un contrôle total sur vos documents, vous pouvez garantir à vos utilisateurs un accès facile à toutes les informations dont ils ont besoin, et rien d'autre.

Augmentez votre productivité grâce à des flux de travail plus efficaces

Lorsque vous améliorez le cycle de vie complet des documents grâce à la technologie, vous constatez une augmentation considérable de la productivité et une réduction de la frustration liée au fait de devoir passer d'un système à l'autre et déplacer des documents d'un endroit à l'autre pour accomplir votre travail. Imaginez que vous puissiez extraire du contenu du système de gestion de projet pour l'intégrer à un document, modifier facilement ce document en ligne, l'envoyer instantanément pour signature électronique, puis le récupérer automatiquement dans votre espace de travail dédié au dossier dans le système de gestion documentaire.

Sécurisez et protégez vos données

La perte ou la divulgation de données confidentielles n'est pas quelque chose que votre cabinet souhaite gérer, qu'elle soit accidentelle ou malveillante. Travailler sans système de gestion documentaire expose vos documents à des risques dangereux. Les composants documentaires basés sur PM ne disposent pas des protocoles de sécurité rigoureux nécessaires pour protéger les documents et les données d'un cabinet d'avocats.

Votre système de gestion documentaire (DMS) peut offrir une sécurité intégrée robuste ainsi que des mesures de protection telles que le chiffrement au niveau des documents, l'authentification multifactorielle (MFA) et la prévention des pertes de données (DLP), qui assurent une meilleure protection contre les ransomwares et les acteurs malveillants. Vous pouvez également empêcher certaines actions telles que le partage ou l'impression de documents. L'intégration d'un système DMS à votre solution de gestion de cabinet offre une protection renforcée pour vos informations les plus confidentielles tout en permettant la collaboration lorsque cela est nécessaire.

Suivez le temps en moins de clics

La saisie du temps est un défi courant dans de nombreux cabinets. Lorsque le système de gestion documentaire (DMS) est directement connecté à votre solution de gestion de projet (PM), vous pouvez faciliter cette tâche en ajoutant rapidement des entrées pour le temps passé à rédiger, finaliser ou réviser des documents associés à un dossier. Il suffit de quelques clics pour que les responsables du temps confirment les entrées de temps suggérées à partir de l'historique des documents et enregistrent efficacement les heures consacrées au bon dossier et au bon client.

Simplifiez grâce à un système d'enregistrement unique

Lorsque les documents sont éparpillés et que vous devez consulter plusieurs endroits pour comprendre ce qui se passe dans un dossier, vous perdez du temps et vous vous exposez à des risques inutiles. Un système de gestion documentaire (DMS) performant vous permet de classer, de rechercher et d'accéder rapidement et facilement à tous les documents et e-mails liés à un dossier, c'est-à-dire à l'ensemble du dossier numérique. Si votre DMS est le seul système d'archivage, vous pouvez vous rendre à cette source unique et trouver ce dont vous avez besoin en toute confiance.

Collaborer en interne et en externe

Les systèmes de gestion de projet (PM) et de gestion documentaire (DMS) disposent tous deux d'outils permettant de faciliter la collaboration sans encombrer votre boîte de réception. Mais un DMS facilite le partage, la modification, la révision, l'annotation et la discussion de documents en toute sécurité, sans les inconvénients liés aux copies locales, aux modifications non suivies, aux conflits de versions, etc. À mesure que les conversations passent des e-mails à des plateformes telles que Microsoft Teams et Slack, un DMS peut faciliter considérablement le partage sécurisé de fichiers avec un groupe.

Intégrez-le à vos autres technologies

La gestion des pratiques et des documents n'est pas le seul système sur lequel votre équipe s'appuie au quotidien. Heureusement, les systèmes de gestion de projet et de gestion documentaire s'intègrent à divers autres produits, tels que les logiciels de gestion du temps et de facturation, les solutions de gestion de projet, les plateformes de signature électronique et d'archivage, les outils de gestion des contrats, Microsoft Office, Adobe Acrobat, et bien d'autres encore. Une pile technologique entièrement intégrée permet de réduire les allers-retours entre les plateformes et allège la charge de travail de votre équipe. Vos applications logicielles se chargent du gros du travail, vous permettant ainsi de vous concentrer à nouveau sur vos clients.

Assurez-vous que les opérations sont bien organisées et que les clients sont satisfaits.

Grâce à l'organisation, l'intégration et la synchronisation de vos documents, e-mails et données pratiques, votre équipe peut rapidement trouver des réponses aux questions des clients et faire avancer le travail. Et avec des clients plus heureux et plus satisfaits, vous pouvez compter sur une meilleure fidélisation de la clientèle et davantage de recommandations.

Mieux ensemble : créez une synergie entre votre gestionnaire de projet et votre gestionnaire de documents

La combinaison de la gestion de cabinet et de la gestion documentaire offre plus que la somme des parties de chaque système. Vous pouvez tirer davantage de valeur de votre système de gestion de cabinet grâce à votre système de gestion documentaire, et vice versa. Cette synergie est un atout que vous pouvez exploiter pour faire passer votre cabinet au niveau supérieur.

Si un logiciel de gestion de projet est idéal pour des tâches telles que la synchronisation de calendriers, la gestion du temps et la facturation, de nombreuses fonctions sont mieux gérées par un système de gestion documentaire (DMS), notamment l'automatisation et l'assemblage de documents, l'accès contrôlé aux documents avec des barrières éthiques et des droits d'accès, la messagerie en temps réel, le contrôle avancé des versions, les intégrations avec Microsoft et d'autres outils que vous utilisez quotidiennement, et bien plus encore.

Ensemble, les solutions PM et DMS vous permettent d'optimiser, voire d'automatiser, de nombreux processus chronophages et répétitifs, d'augmenter votre productivité et de réduire les coûts de votre entreprise tout en renforçant votre sécurité. Cette combinaison technologique gagnante peut même aider votre équipe à améliorer le service client et à obtenir un avantage stratégique sur la concurrence.