Blant de mange verktøyene som små og mellomstore advokatfirmaer bruker, finner man løsninger for praksisadministrasjon (PM) og dokumenthåndtering. Selv om noen PM-verktøy kommer med en dokumenthåndteringskomponent, kan de ikke tilby de komplekse sikkerhets- og styringsfunksjonene som kreves for kritiske klientdokumenter og e-poster, eller produktivitetsøkerne som kan forbedre firmaets arbeid.

Det er her et kraftig dokumenthåndteringssystem (DMS) kommer inn i bildet. Og mens noen mindre firmaer fortsatt oppdager de generelle fordelene med et DMS , har andre firmaer både et dokumenthåndteringssystem og et DMS, men har ennå ikke koblet dem sammen for å oppleve mer effektivitet og realisere enda større verdi fra sine teknologiinvesteringer.

Vår nylige e-bok om å kombinere kraften til et prosjektledelsessystem og et datastyringssystem for små og mellomstore advokatfirmaer er her for å hjelpe. Den gir en grundig innsikt i hvorfor du trenger begge systemene, fordelene ved å integrere disse verktøyene, de beste funksjonene du kan utnytte i hvert av dem, og casestudier av firmaer som har lykkes ved å integrere prosjektledelse og datastyringssystem.

Her er en sniktitt på noe av det som blir dekket.

De viktigste fordelene ved å integrere praksisstyrings- og dokumentstyringssystemene dine

Hver for seg tilbyr plattformer for juridisk praksisadministrasjon og dokumenthåndtering betydelige fordeler for advokatfirmaer. Men tro det eller ei, disse to systemene er bedre når de er koblet sammen og brukes sammen. Her er noen viktige fordeler firmaet ditt kan forvente når du integrerer en programvare for juridisk administrasjon og et DMS.

Finn informasjonen du trenger raskt

Hvor mye tid bruker du og teamet ditt på å lete etter filer, e-poster og dokumenter hver dag? Ifølge en McKinsey-rapport bruker ansatte 1,8 timer hver dag på å søke etter og samle informasjon.

Dokumenthåndteringssystemer kan redusere søketiden dramatisk og øke produktiviteten. Med tilpassbare hjemmesider, lister over nylige dokumenter og favorittdokumenter, og avanserte søkefunksjoner som naturlig språkbehandling, filtre og boolske operatorer, kan DMS-brukere raskt og enkelt spore opp nødvendige filer i DMS-arkivet.

Integrering av et DMS og PM kan gjøre prosessen enda raskere ved å koble sammen klienter og saker, noe som gir mange fordeler, som å se dokumenter lagret i DMS uten å forlate PM-grensesnittet.

Lag dokumenter raskere

Dokumentmaler i DMS hjelper brukere med å unngå repeterende oppgaver som formatering av nye dokumenter eller bortkastet tid på å finne tidligere versjoner å kopiere fra. I tillegg kan integrerte systemer bruke arbeidsområde og dokumentmaler til automatisk å fylle ut saksdetaljer fra PM og lagre den fullførte filen i riktig saksarbeidsområde i DMS. Integrering gjør det nesten uanstrengt å opprette og organisere dokumenter.

Få tilgang til alt fra hvor som helst

Med integrerte dokumenthåndterings- og praksisstyringssystemer kan du enkelt få tilgang til informasjon fra hvert system, uansett hvilket du jobber i for øyeblikket. Akkurat som du kan hente data fra PM-en din til dokumentmaler, kan du også hente saksrelaterte dokumenter og e-poster i PM-arbeidsområdet. Du kan også se forskjellige dokumentversjoner, gjennomgå sikkerhet eller brukertillatelser, sortere og organisere dokumenter og mer for å hjelpe arbeidet ditt med å gå smidig og effektivt.

Kontrolltillatelser og tilgang til dokumenter og filer

Praksisen din er avhengig av en jevn, men sikker flyt av informasjon mellom teammedlemmer, klienter, eksperter, vitner og andre samarbeidspartnere. Hvis PM og DMS er separate, men integrerte systemer, kan du bruke mer detaljerte tilgangskontroller i DMS, slik at selv om en bruker har tilgang til saksdetaljer i PM, vil de ikke automatisk ha tilgang til alle saksrelaterte dokumenter. Du kan angi tillatelser på dokumentnivå for å tilpasse hvilke dokumenter (hvis noen) en PM-bruker har tilgang til, samt hvilken type tilgang de har (f.eks. redigering, deling eller bare visning).

Med full kontroll over dokumentene dine kan du sørge for at brukerne dine har enkel tilgang til all informasjonen de trenger – og ingenting de ikke trenger.

Øk produktiviteten med mer effektive arbeidsflyter

Når du forbedrer hele dokumentlivssyklusen ved å bruke teknologi, opplever du store produktivitetsgevinster og reduksjon i frustrasjon over å måtte flytte mellom flere systemer og stokke dokumenter fra sted til sted for å få jobben gjort. Tenk deg om du kunne hente innhold inn i et dokument fra PM-systemet, enkelt fullføre dokumentredigeringer på nett, umiddelbart sende et dokument til elektronisk signatur, og deretter få dokumentet automatisk lagret tilbake i saksområdet ditt i DMS.

Sikre og beskytt dataene dine

Tap eller eksponering av konfidensielle data er ikke noe firmaet ditt ønsker å håndtere, enten det skjer ved et uhell eller ondsinnet. Drift uten et DMS utsetter dokumentene dine for farlig risiko. PM-baserte dokumentkomponenter mangler de strenge sikkerhetsprotokollene som trengs for å beskytte et advokatfirmas dokumenter og data.

Ditt DMS kan tilby robust innebygd sikkerhet pluss sikkerhetstiltak som kryptering på dokumentnivå, flerfaktorautentisering (MFA) og forebygging av datatap (DLP), som gir bedre beskyttelse mot ransomware og ondsinnede aktører. Du kan også forhindre handlinger som dokumentdeling eller utskrift. Integrering av et DMS med din praksisadministrasjonsløsning gir sterkere beskyttelse av din mest konfidensielle informasjon, samtidig som det muliggjør samarbeid når det er nødvendig.

Hold oversikt over tiden med færre klikk

Tidsregistrering er en vanlig utfordring i mange firmaer. Når DMS-et er koblet direkte til PM-løsningen din, kan du gjøre det enklere ved raskt å legge til oppføringer for tid brukt på å utarbeide, ferdigstille eller gjennomgå dokumenter knyttet til en sak. Alt som trengs er et par klikk for at tidsregistratorer skal bekrefte foreslåtte tidsregistreringer fra dokumenthistorikken og effektivt logge timer til riktig sak og klient.

Forenkle med et enkelt registreringssystem

Når dokumenter er overalt og du har flere steder du må gå for å forstå hva som skjer i en sak, kaster du bort tid og introduserer et unødvendig risikonivå. Et kraftig DMS gir deg en rask og enkel måte å arkivere, finne og få tilgang til alle saksrelaterte dokumenter og e-poster – hele den digitale filen. Hvis DMS-et ditt er det eneste arkivsystemet, kan du gå til den ene kilden og finne det du trenger med trygghet.

Samarbeide internt og eksternt

Både en PM og et DMS har verktøy som gjør samarbeidet smidigere uten å rote til e-postinnboksen din. Men et DMS gjør det enkelt å dele, redigere, gjennomgå, kommentere og diskutere dokumenter sikkert – alt uten utfordringene med lokale kopier, usporede endringer, versjonskonflikter osv. Etter hvert som samtaler flyttes fra e-post til plattformer som Microsoft Teams og Slack, kan et DMS gjøre det mye enklere å dele filer med en gruppe på en sikker måte.

Integrer med din annen teknologi

Praksis- og dokumenthåndtering er ikke de eneste systemene teamet ditt er avhengig av daglig. Heldigvis kan både et prosjektstyrings- og et dokumenthåndteringssystem integreres med en rekke andre produkter, som programvare for tids- og fakturering, prosjektstyringsløsninger, plattformer for elektronisk signatur og arkivering, verktøy for kontraktshåndtering, Microsoft Office, Adobe Acrobat og mange flere. En fullstendig integrert teknologistabel betyr mindre hopping mellom plattformer og mindre arbeid for teamet ditt. Programvarene dine gjør det tunge løftet, slik at du kan fortsette å fokusere på kundene.

Hold driften organisert og kundene fornøyde

Med dokumenter, e-poster og praksisdata organisert, integrert og synkronisert, kan teamet ditt raskt finne svar på klientspørsmål og holde arbeidet i gang. Og med mer fornøyde klienter kan du regne med bedre kundelojalitet og flere henvisninger.

Bedre sammen: Skap synergi mellom PM og DMS

Kombinasjonen av praksisstyring og dokumentstyring gir mer enn summen av delene i hvert system. Du kan få mer verdi ut av PM-en din takket være DMS-et ditt, og omvendt – og den synergien er noe du kan utnytte for å ta praksisen din til neste nivå.

Der PM-programvare er ideell for ting som kalendersynkronisering, tidsregistrering og fakturering, håndteres mange funksjoner bedre av et DMS, for eksempel dokumentautomatisering og -samling , kontrollert dokumenttilgang med etiske grenser og tilgangsrettigheter, sanntidsmeldinger , avansert versjonskontroll, integrasjoner med Microsoft og andre verktøy du bruker daglig, og mer.

Sammen kombineres PM- og DMS-løsninger for å optimalisere og til og med automatisere mange tidkrevende og repeterende prosesser, øke produktiviteten og skape kostnadseffektivitet for bedriften din, samtidig som du forbedrer sikkerhetsposisjonen. Denne vinnende teknologikombinasjonen kan til og med hjelpe teamet ditt med å forbedre kundeservicen og få et strategisk fortrinn over konkurrentene.