Een van de vele tools waar kleine tot middelgrote advocatenkantoren op vertrouwen, zijn oplossingen voor praktijkbeheer (PM) en documentbeheer. Hoewel sommige PM-tools een component voor documentbeheer bevatten, bieden deze niet de complexe beveiligings- en governancefuncties die nodig zijn voor kritieke klantdocumenten en e-mails, noch de productiviteitsverhogende functies die het werk van uw kantoor naar een hoger niveau kunnen tillen.

Daar komt een krachtig documentbeheersysteem (DMS) om de hoek kijken. En terwijl sommige kleinere bedrijven nog bezig zijn met het ontdekken van de algemene voordelen van een DMS, hebben andere bedrijven zowel een PM als een DMS, maar moeten ze deze nog met elkaar verbinden om meer efficiëntie te ervaren en nog meer waarde uit hun technologische investeringen te halen.

Ons recente e-book over het combineren van de kracht van een PM en DMS voor kleine en middelgrote advocatenkantoren is hier om u te helpen. Het biedt een diepgaande analyse van waarom u beide systemen nodig hebt, de voordelen van het integreren van deze tools, de beste functies om in elk systeem te benutten, en casestudy's van kantoren die succes hebben geboekt door hun PM en DMS te integreren.

Hier is een voorproefje van wat er aan bod komt.

De belangrijkste voordelen van het integreren van uw praktijkbeheer- en documentbeheersystemen

Afzonderlijk bieden platforms voor juridisch praktijkbeheer en documentbeheer aanzienlijke voordelen voor advocatenkantoren. Maar geloof het of niet, deze twee systemen zijn beter wanneer ze met elkaar worden verbonden en samen worden gebruikt. Hier zijn een paar belangrijke voordelen die uw kantoor kan verwachten wanneer u juridische PM-software en DMS integreert.

Vind snel de informatie die u nodig hebt

Hoeveel tijd besteden u en uw team elke dag aan het zoeken naar bestanden, e-mails en documenten? Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers elke dag 1,8 uur aan het zoeken naar en verzamelen van informatie.

Documentbeheersystemen kunnen de zoektijd drastisch verkorten en de productiviteit verhogen. Met aanpasbare startpagina's, lijsten met recente en favoriete documenten en geavanceerde zoekfuncties zoals natuurlijke taalverwerking, filters en Booleaanse operatoren kunnen DMS-gebruikers snel en eenvoudig de benodigde bestanden in de DMS-repository terugvinden.

Door een DMS en PM te integreren, kan het proces nog sneller verlopen door klanten en zaken aan elkaar te koppelen. Dit biedt vele voordelen, zoals het bekijken van documenten die zijn opgeslagen in het DMS zonder dat u uw PM-interface hoeft te verlaten.

Documenten sneller maken

Documenttemplates in het DMS helpen gebruikers repetitieve taken te vermijden, zoals het opmaken van nieuwe documenten of tijdverspilling bij het zoeken naar eerdere versies om te kopiëren. Bovendien kunnen geïntegreerde systemen werkruimte- en documenttemplates gebruiken om automatisch zaakgegevens uit het PM in te vullen en het voltooide bestand op te slaan in de juiste zaakwerkruimte in het DMS. Integratie maakt het maken en organiseren van documenten vrijwel moeiteloos.

Overal toegang tot alles

Met geïntegreerde documentbeheer- en praktijkbeheersystemen hebt u eenvoudig toegang tot informatie uit elk systeem, ongeacht in welk systeem u op dat moment werkt. Net zoals u gegevens uit uw PM kunt halen en in documentsjablonen kunt invoegen, kunt u ook zaakgerelateerde documenten en e-mails ophalen binnen de PM-werkruimte. U kunt ook verschillende documentversies bekijken, beveiligings- of gebruikersrechten controleren, documenten sorteren en ordenen, en nog veel meer om uw werk soepel en efficiënt te laten verlopen.

Beheer machtigingen en toegang tot documenten en bestanden

Uw praktijk is afhankelijk van een gestage maar veilige informatiestroom tussen teamgenoten, klanten, deskundigen, getuigen en andere medewerkers. Als uw PM en DMS afzonderlijke maar geïntegreerde systemen zijn, kunt u binnen het DMS meer gedetailleerde toegangscontroles toepassen, zodat zelfs als een gebruiker toegang heeft tot zaakdetails in het PM, hij niet automatisch toegang heeft tot alle zaakgerelateerde documenten. U kunt op documentniveau machtigingen instellen om volledig aan te passen tot welke documenten (indien van toepassing) een PM-gebruiker toegang heeft, en welk type toegang hij heeft (bijv. bewerken, delen of alleen bekijken).

Met volledige controle over uw documenten kunt u ervoor zorgen dat uw gebruikers gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben — en niets wat ze niet nodig hebben.

Verhoog de productiviteit met efficiëntere workflows

Wanneer u de volledige documentlevenscyclus verbetert door gebruik te maken van technologie, ervaart u een aanzienlijke productiviteitswinst en minder frustratie omdat u niet meer tussen meerdere systemen hoeft te schakelen en documenten van de ene naar de andere plek hoeft te verplaatsen om uw werk gedaan te krijgen. Stel u voor dat u inhoud uit het PM-systeem in een document kunt halen, documenten eenvoudig online kunt bewerken, een document direct kunt verzenden voor elektronische ondertekening en het document vervolgens automatisch terugkrijgt, opgeslagen in uw werkomgeving in het DMS.

Beveilig en bescherm uw gegevens

Het verlies of de openbaarmaking van vertrouwelijke gegevens is iets waar uw bedrijf niet mee te maken wil krijgen, of dit nu per ongeluk of met opzet gebeurt. Als u zonder DMS werkt, worden uw documenten blootgesteld aan gevaarlijke risico's. Documentcomponenten op basis van PM beschikken niet over de strenge beveiligingsprotocollen die nodig zijn om de documenten en gegevens van een advocatenkantoor te beschermen.

Uw DMS biedt robuuste ingebouwde beveiliging en extra bescherming, zoals versleuteling op documentniveau, meervoudige authenticatie (MFA) en preventie van gegevensverlies (DLP), waardoor u beter beschermd bent tegen ransomware en kwaadwillende actoren. U kunt ook acties zoals het delen of afdrukken van documenten voorkomen. Door een DMS te integreren in uw praktijkbeheeroplossing, biedt u uw meest vertrouwelijke informatie betere bescherming, terwijl samenwerking waar nodig nog steeds mogelijk is.

Houd de tijd bij met minder klikken

Tijdregistratie is een veelvoorkomende uitdaging in veel bedrijven. Wanneer het DMS rechtstreeks is gekoppeld aan uw PM-oplossing, kunt u dit vereenvoudigen door snel gegevens toe te voegen voor de tijd die is besteed aan het opstellen, afronden of beoordelen van documenten die verband houden met een zaak. Met slechts een paar muisklikken kunnen tijdregistrators de voorgestelde tijdgegevens uit de documentgeschiedenis bevestigen en de uren efficiënt registreren voor de juiste zaak en klant.

Vereenvoudig met één enkel registratiesysteem

Wanneer documenten overal verspreid zijn en u meerdere plaatsen moet bezoeken om te begrijpen wat er met een zaak aan de hand is, verspilt u tijd en creëert u onnodige risico's. Een krachtig DMS biedt u een snelle en eenvoudige manier om alle documenten en e-mails met betrekking tot een zaak te archiveren, te vinden en te openen – het volledige digitale dossier. Als uw DMS het enige registratiesysteem is, kunt u naar die ene bron gaan en met vertrouwen vinden wat u nodig hebt.

Intern en extern samenwerken

Zowel een PM als een DMS hebben tools om samenwerking soepeler te laten verlopen zonder uw e-mailinbox vol te proppen. Maar een DMS maakt het gemakkelijk om documenten veilig te delen, te bewerken, te beoordelen, te annoteren en te bespreken – allemaal zonder de uitdagingen van lokale kopieën, niet-bijgehouden wijzigingen, versieconflicten, enz. Nu gesprekken verschuiven van e-mail naar platforms zoals Microsoft Teams en Slack, kan een DMS het veilig delen van bestanden met een groep veel gemakkelijker maken.

Integreer met uw andere technologie

Praktijk- en documentbeheer zijn niet de enige systemen waar uw team dagelijks op vertrouwt. Gelukkig kunnen zowel een PM- als een DMS worden geïntegreerd met een groot aantal andere producten, zoals tijd- en facturatiesoftware, projectbeheeroplossingen, platforms voor elektronische handtekeningen en archivering, tools voor contractbeheer, Microsoft Office, Adobe Acrobat en nog veel meer. Een volledig geïntegreerde tech stack betekent minder schakelen tussen platforms en minder werk voor uw team. Uw softwaretoepassingen doen het zware werk, zodat u zich weer kunt concentreren op uw klanten.

Houd uw activiteiten georganiseerd en uw klanten tevreden

Met uw documenten, e-mails en praktijkgegevens georganiseerd, geïntegreerd en gesynchroniseerd, kan uw team snel antwoorden vinden op vragen van klanten en het werk voortzetten. En met gelukkiger, meer tevreden klanten kunt u rekenen op een betere klantenbinding en meer aanbevelingen.

Beter samen: creëer synergie tussen uw PM en DMS

De combinatie van praktijkbeheer en documentbeheer levert meer op dan de som van de onderdelen van elk systeem. U kunt meer waarde halen uit uw PM dankzij uw DMS, en vice versa — en die synergie kunt u benutten om uw praktijk naar een hoger niveau te tillen.

Waar PM-software ideaal is voor zaken als agendasynchronisatie, tijdregistratie en facturering, zijn veel functies beter af met een DMS, zoals documentautomatisering en -assemblage, gecontroleerde documenttoegang met ethische muren en toegangsrechten, realtime berichtenverkeer, geavanceerde versiebeheer, integraties met Microsoft en andere tools die u dagelijks gebruikt, en nog veel meer.

Door PM- en DMS-oplossingen te combineren, kunt u veel tijdrovende en repetitieve processen optimaliseren en zelfs automatiseren, de productiviteit verhogen en kostenbesparingen realiseren voor uw bedrijf, terwijl u tegelijkertijd uw beveiliging verbetert. Deze succesvolle combinatie van technologieën kan uw team zelfs helpen om de klantenservice te verbeteren en een strategisch voordeel te behalen ten opzichte van de concurrentie.