Software inteligente de gestión de documentos

El software de gestión documental es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos, reduciendo el uso de papel. Suele utilizarse en bufetes de abogados y otros entornos profesionales para garantizar una gestión segura y eficiente de los documentos.

El software de gestión documental (DMS) es una herramienta que gestiona, almacena y realiza el seguimiento de documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel. Para las empresas, es esencial para agilizar los flujos de trabajo, proteger los datos confidenciales y cumplir los requisitos normativos.

Un DMS como NetDocuments ofrece funciones de colaboración en tiempo real, lo que permite a varios usuarios ver y editar documentos simultáneamente, realizar un seguimiento de los cambios y comunicarse a través de funciones de chat integradas.

Sí, NetDocuments emplea medidas de seguridad avanzadas, incluido el cifrado de extremo a extremo y las auditorías periódicas de terceros, para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.

Nuestro sistema de gestión de documentos jurídicos se integra perfectamente con Microsoft Office, Outlook y otros populares programas de gestión de documentos para abogados, lo que permite a su equipo trabajar con eficacia sin cambiar los procesos existentes.

Por supuesto. NetDocuments cuenta con más de 150 integraciones con herramientas empresariales esenciales, como Microsoft Office, para que los equipos puedan disfrutar de flujos de trabajo fluidos con sus herramientas preferidas.

Además de los controles de comprobación de documentos, NetDocuments mantiene historiales de revisión detallados, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores cuando sea necesario, preservando la integridad del documento y evitando conflictos entre versiones.

Sí, NetDocuments se adapta a las necesidades de equipos de cualquier tamaño, desde profesionales en solitario hasta organizaciones multinacionales con miles de usuarios, ofreciendo soluciones adaptadas a las demandas específicas de las distintas estructuras empresariales.

Al mejorar la eficiencia, reducir la necesidad de almacenamiento físico y minimizar el tiempo dedicado a tareas relacionadas con los documentos, un DMS inteligente como NetDocuments puede reducir significativamente los costes operativos.

Con NetDocuments, puede acceder a sus documentos en cualquier momento y lugar, utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet.

DMS mejora la seguridad mediante controles de acceso, registros de auditoría, cifrado y el cumplimiento de normativas como la HIPAA, garantizando que los documentos jurídicos confidenciales estén protegidos frente a accesos no autorizados e infracciones.

Sí, nuestra plataforma cuenta con la certificación FedRAMP, lo que garantiza que cumple las estrictas normas de seguridad y conformidad exigidas a los organismos gubernamentales que gestionan información confidencial.

NetDocuments automatiza flujos de trabajo clave, como los procesos de archivo y aprobación de documentos, para aumentar la eficacia y reducir las tareas manuales. Esta función es especialmente útil para los equipos jurídicos de las empresas que gestionan proyectos complejos.

Sí, nuestra plataforma incluye controles de acceso basados en funciones, que garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a documentos específicos o editarlos, incluso en equipos distribuidos.

Utilizamos cifrado, autenticación multifactor y permisos basados en funciones para garantizar la seguridad de todos los documentos jurídicos confidenciales. Nuestra plataforma también cumple las normativas más estrictas sobre privacidad de datos.

Absolutamente. Nuestro software de gestión de la conformidad ofrece pistas de auditoría completas, lo que facilita a los responsables de la conformidad el seguimiento de la actividad documental, el mantenimiento de las normas reglamentarias y la protección de datos.

Los responsables de TI se benefician de la integración de la gestión de documentos en la nube de nuestra plataforma, que garantiza una alta seguridad en todos los sistemas. Nuestra solución también ofrece una gestión sencilla del acceso de los usuarios en todos los departamentos.

Nuestra plataforma está diseñada para la colaboración en tiempo real, lo que permite a los equipos trabajar juntos en documentos, realizar un seguimiento de los cambios y garantizar que todos trabajan con la última versión.