I våre tidligere blogginnlegg har vi utforsket de økonomiske , skalerbare , samsvars- og sikkerhetsmessige fordelene ved å gå over fra et lokalt dokumenthåndteringssystem (DMS) til en skybasert løsning. Et annet kritisk område der skybasert DMS kan være til fordel for små advokatfirmaer, er ytelse og pålitelighet – to viktige faktorer som påvirker alle fasetter av et firmas drift.

Fallgruvene ved ytelse i lokale DMS-er

For små advokatfirmaer kan kravene til et lokalt DMS ofte føre til flaskehalser i ytelsen. Lokale systemer er ikke på langt nær like tilpasningsdyktige i møte med endrede krav, noe som kan føre til problemer som:

• Systemkrasj og nedetid
• Begrenset tilgjengelighet
• Forringet brukeropplevelse
• Ressurskonflikter

Det burde ikke komme som noen overraskelse at disse utfordringene kan hemme produktiviteten og ha en negativ innvirkning på klienters forventninger og tillit, som begge er avgjørende i den konkurransepregede juridiske bransjen.

Utfordringen med pålitelighet i lokale systemer

Lokale systemer kan også ha betydelige pålitelighetsproblemer. Disse systemene krever konstant vedlikehold og oppdateringer for å sikre at de kjører problemfritt – en utfordrende oppgave for små bedrifter uten dedikerte IT-avdelinger.

Når det gjelder systemnedetid, er et konvensjonelt lokalt system avhengig av stedets behov, som strøm, naturkatastrofer og andre menneskeskapte kriser. Skybaserte systemer er derimot mye mer pålitelige, og noen systemer kan skryte av så lite som fem minutters årlig nedetid. Denne forskjellen fremhever tydelig pålitelighetsgapet mellom lokale og skybaserte løsninger.

Forbedret ytelse med skybasert DMS

Skybaserte DMS-leverandører utnytter den nyeste teknologien for å sikre optimal ytelse. De bruker flere datasentre for å distribuere belastninger effektivt, og dermed redusere ventetid og øke hastigheten. For et advokatfirma betyr dette mer pålitelig tilgang til saksfiler og mer responsive klientserviceverktøy. 

Til syvende og sist gjør dette det mulig for advokatfirmaer å forbedre den utmerkede klientservicen de allerede tilbyr ytterligere.  

«Jeg tror det er litt som et isfjell. Kundene våre ser bare den øverste delen av isfjellet. De ser faktisk ikke hva vi har gjort bak kulissene, men de får fordelene av det. De får fordelen av potensielt en raskere tjeneste, en smidigere tjeneste, en mer effektiv tjeneste.»

John Turner, administrerende direktør for Ellisons Solicitors

Pålitelighetsfordelen med skysystemer

Skyleverandører investerer tungt i redundans- og katastrofegjenopprettingsteknologier for å sikre høy tilgjengelighet og dataintegritet. Amazon Web Services (AWS) garanterer for eksempel 99,99 % tilgjengelighet (mindre enn én time nedetid per år!), noe som sikrer at systemfeil er sjeldne og datatap minimeres. For små advokatfirmaer betyr dette mindre tid på å bekymre seg for systemproblemer og mer tid fokusert på kundenes behov.

Pålitelige systemer hjelper også advokatfirmaer med å holde seg fleksible og robuste, noe som er enda en grunn til at så mange firmaer gjør overgangen:

«Vi trengte en skybasert dokumenthåndteringsløsning som ville støtte vår reise mot å bli et mer fleksibelt og robust advokatfirma som er godt posisjonert til å tilby sikre klienttjenester uansett hvor og når de trengs.»

Toh Kok Seng, seniorpartner i Lee & Lee.

Konklusjon: Skyen som et strategisk imperativ

For små advokatfirmaer blir overgangen til et skybasert DMS mindre et valg og mer et strategisk imperativ. Den overlegne ytelsen og påliteligheten til skyplattformer kan forbedre hvordan disse firmaene administrerer dokumentene og klientinteraksjonene sine betydelig. Ved å redusere nedetid og forbedre systemresponsen, lar et skybasert DMS advokater fokusere på det de gjør best: å praktisere jus.

Etter hvert som den juridiske bransjen fortsetter å bli mer dynamisk og konkurransedyktig, vil små firmaer som utnytter skyteknologi være bedre posisjonert til å møte dagens og morgendagens utfordringer. Investering i et skybasert DMS dekker ikke bare de umiddelbare behovene for ytelse og pålitelighet, men legger også et solid grunnlag for bærekraftig vekst og suksess.

‍