In onze vorige blogposts hebben we de voordelen op het gebied van economie, schaalbaarheid, compliance en beveiliging onderzocht van de overstap van een lokaal documentbeheersysteem (DMS) naar een cloudgebaseerde oplossing. Een ander cruciaal gebied waarop cloudgebaseerde DMS kleine advocatenkantoren ten goede kan komen, is prestatie en betrouwbaarheid – twee essentiële factoren die van invloed zijn op elk aspect van de bedrijfsvoering van een kantoor.

De valkuilen van de prestaties van een lokaal DMS

Voor kleine advocatenkantoren kunnen de eisen die aan een lokaal DMS worden gesteld vaak leiden tot prestatieknelpunten. Lokale systemen zijn lang niet zo flexibel als het gaat om veranderende eisen, wat kan leiden tot problemen zoals:

• Systeemstoringen en uitvaltijd
• Beperkte toegankelijkheid
• Verminderde gebruikerservaring
• Concurrentie om hulpbronnen

Het is geen verrassing dat deze uitdagingen de productiviteit kunnen belemmeren en een negatieve invloed kunnen hebben op de verwachtingen en het vertrouwen van klanten, twee factoren die van cruciaal belang zijn in de competitieve juridische sector.

De uitdaging van betrouwbaarheid in lokale systemen

Lokale systemen kunnen ook aanzienlijke betrouwbaarheidsproblemen hebben. Deze systemen vereisen voortdurend onderhoud en updates om ervoor te zorgen dat ze soepel werken — een uitdagende onderneming voor kleine bedrijven zonder speciale IT-afdelingen.

Als het gaat om systeemuitval, is een conventioneel lokaal systeem afhankelijk van de behoeften van de locatie, zoals stroomvoorziening, natuurrampen en andere door de mens veroorzaakte crises. Cloudsystemen zijn daarentegen veel betrouwbaarder, waarbij sommige systemen slechts vijf minuten uitval per jaar hebben. Dit verschil benadrukt duidelijk het verschil in betrouwbaarheid tussen lokale en cloudgebaseerde oplossingen.

Verbeterde prestaties met cloudgebaseerd DMS

Cloudgebaseerde DMS-providers maken gebruik van de nieuwste technologieën om optimale prestaties te garanderen. Ze gebruiken meerdere datacenters om de belasting effectief te verdelen, waardoor de latentie wordt verminderd en de snelheid wordt verbeterd. Voor een advocatenkantoor betekent dit een betrouwbaardere toegang tot dossiers en responsievere tools voor klantenservice. 

Uiteindelijk stelt dit advocatenkantoren in staat om de uitstekende klantenservice die zij al bieden nog verder te verbeteren.  

“Ik denk dat het een beetje te vergelijken is met een ijsberg. Onze klanten zien alleen het bovenste deel van de ijsberg. Ze zien niet wat we achter de schermen hebben gedaan, maar ze profiteren wel van de voordelen ervan. Ze profiteren van een potentieel snellere, soepelere en efficiëntere service.”

John Turner, Chief Operating Officer bij Ellisons Solicitors

Het betrouwbaarheidsvoordeel van cloudsystemen

Cloudproviders investeren fors in redundantie- en noodhersteltechnologieën om een hoge beschikbaarheid en gegevensintegriteit te garanderen. Amazon Web Services (AWS) garandeert bijvoorbeeld een beschikbaarheid van 99,99% (minder dan een uur downtime per jaar!), waardoor systeemstoringen zeldzaam zijn en gegevensverlies tot een minimum wordt beperkt. Voor kleine advocatenkantoren betekent dit dat ze minder tijd hoeven te besteden aan systeemproblemen en meer tijd kunnen besteden aan de behoeften van hun cliënten.

Betrouwbare systemen helpen advocatenkantoren ook om flexibel en veerkrachtig te blijven, wat nog een reden is waarom zoveel kantoren de overstap maken:

"We hadden behoefte aan een cloudgebaseerde oplossing voor documentbeheer die ons zou ondersteunen in ons streven om een flexibeler en veerkrachtiger advocatenkantoor te worden dat goed gepositioneerd is om veilige klantenservice te bieden, waar en wanneer dat ook nodig is."

Toh Kok Seng, Senior Partner bij Lee & Lee.

Conclusie: De cloud als strategische noodzaak

Voor kleine advocatenkantoren wordt de overstap naar een cloudgebaseerd DMS steeds minder een keuze en steeds meer een strategische noodzaak. De superieure prestaties en betrouwbaarheid van cloudplatforms kunnen de manier waarop deze kantoren hun documenten en klantcontacten beheren aanzienlijk verbeteren. Door downtime te verminderen en de responsiviteit van het systeem te verbeteren, stelt een cloud-DMS advocaten in staat zich te concentreren op waar ze het beste in zijn: het uitoefenen van hun beroep.

Naarmate de juridische sector steeds dynamischer en competitiever wordt, zullen kleine kantoren die gebruikmaken van cloudtechnologie beter gepositioneerd zijn om de uitdagingen van vandaag en morgen aan te gaan. Investeren in een cloudgebaseerd DMS voorziet niet alleen in de directe behoefte aan prestaties en betrouwbaarheid, maar legt ook een stevige basis voor duurzame groei en succes.

‍