In onze vorige blog hebben we het gehad over de stijgende operationele kosten die gepaard gaan met het onderhoud van lokale documentbeheersystemen (DMS) in advocatenkantoren. In deze aflevering richten we ons op een ander cruciaal aspect dat kantoren dwingt hun technologische infrastructuur te herzien: de behoefte aan schaalbaarheid.

De beperkingen van lokale oplossingen

Traditionele lokale DMS-platforms zijn vaak gebouwd op infrastructuren die gebaseerd zijn op fysieke locaties en zijn niet ontworpen – laat staan geoptimaliseerd – om snelle veranderingen in de vraag op te vangen.  

Een rapport van NRDC stelt dat het gemiddelde gebruik van lokale servers slechts 12-18% van de capaciteit bedraagt, wat wijst op een aanzienlijke verspilling van middelen tijdens periodes buiten de piekuren. Tegelijkertijd hebben deze systemen nog steeds moeite om pieken in de werkbelasting effectief te beheren.

Daarentegen is de cloud "gewoon logisch", zoals Ewa Krysmann van Ploum uitlegt:

"Ik hoef me geen zorgen te maken over serverbeheer, onderhoud en energieverbruik... [We] kunnen opschalen naargelang de behoeften van het bedrijf."

De vraag naar schaalbaarheid in moderne advocatenpraktijken

Advocatenkantoren hebben te maken met wisselende werkbelastingen die sterk kunnen fluctueren als gevolg van factoren zoals groei, het aannemen van nieuwe teamleden en eisen van klanten. Het vermogen om middelen snel en efficiënt op te schalen is van cruciaal belang voor bedrijven die zich moeten aanpassen aan snel veranderende marktomstandigheden en groei moeten ondersteunen. De cloud biedt een flexibele omgeving waarin middelen direct kunnen worden opgeschaald of teruggeschroefd, zodat bedrijven alleen betalen voor wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben.

De voordelen van cloudschaalbaarheid

Door te migreren naar een cloudgebaseerd DMS kunnen advocatenkantoren profiteren van schaalbare elasticiteit. Dit is de mogelijkheid om computerbronnen dynamisch aan te passen aan de operationele behoeften van het kantoor op elk moment, zonder de doorlooptijden en uitgebreide planning die nodig zijn om de lokale infrastructuur aan te passen.  

Uit onderzoek van Gartner blijkt verder dat tegen 2025 meer dan 85% van de ondernemingen een cloud-first-benadering zal hanteren, voornamelijk vanwege de schaalbaarheid en flexibiliteit die cloudomgevingen bieden.

Vaak blijven oudere lokale systemen in gebruik vanwege de aanzienlijke investeringen die nodig zijn voor de aanschaf, ondersteuning en het onderhoud van nieuwe hardware en de migratie van bestaande gegevens naar nieuwe systemen. Met een cloudgebaseerd DMS worden uw kosten gelijkmatig over elke maand verdeeld en zijn ze voorspelbaar. U beschikt altijd over de nieuwste technologie en updates zonder dat u daar zelf voor hoeft te zorgen, waardoor u te allen tijde verzekerd bent van optimale prestaties zonder die hoge extra upgrade-kosten om de paar jaar.

Verbeterde prestaties en klantenservice

Met cloudoplossingen kunnen advocatenkantoren hun middelen opschalen en hun prestaties verbeteren tijdens piekuren.  

Amazon Web Services meldt dat de cloud een vermindering van 38% in app-latentie biedt ten opzichte van lokale implementaties, wat de dienstverlening aan klanten en de operationele efficiëntie aanzienlijk kan verbeteren. Deze prestatieverbetering is essentieel voor de talrijke gegevensintensieve documentworkflows die veel voorkomen in juridische omgevingen, zoals het voorbereiden van afsluitingen en grote rechtszaken.

Een overstap naar de cloud vergroot ook het vermogen van een bedrijf om klantportalen aan te bieden waarmee documenten vanuit hun DMS veilig kunnen worden gedeeld met klanten, deskundigen of andere getuigen. Deze partijen en anderen kunnen ook bestanden rechtstreeks uploaden naar de werkruimte van het bedrijf, zonder dat hun e-mailinboxen vol raken. Volledige audittrails kunnen het bewijs van ontvangst tonen en toegangscontroles zorgen ervoor dat alleen relevante medewerkers toegang hebben tot gevoelige inhoud.

Ondersteuning van samenwerking voor werken op afstand

De groeiende vraag naar flexibiliteit mag niet worden onderschat: maar liefst 98% van de werknemers geeft er de voorkeur aan om ten minste een deel van de tijd op afstand te werken. Bedrijven moeten prioriteit geven aan tools die flexibel werken ondersteunen om toptalent aan te trekken en te behouden.  

"Steeds vaker zijn de echt slimme afgestudeerden op zoek naar een omgeving waar ze flexibel kunnen werken", zegt Henry Humphreys, managing partner bij Humphreys Law. "We willen het beste talent aantrekken. Als je daar dan ook nog eens de beste tools aan toevoegt, heb je een concurrentievoordeel."

Gelukkig komt de schaalbaarheid van een cloudgebaseerd DMS tegemoet aan deze behoefte door teamleden in staat te stellen documenten te raadplegen en in realtime samen te werken, ongeacht hun fysieke locatie, waardoor de flexibiliteit en het reactievermogen van het bedrijf verder worden verbeterd.

Conclusie: De cloud is een strategische noodzaak

Voor advocatenkantoren wordt de overgang van een lokaal naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem een strategische noodzaak. Hierdoor kunnen advocatenkantoren de pieken en dalen in hun juridische werkzaamheden effectiever opvangen en zijn ze flexibel genoeg om in te spelen op toekomstige uitdagingen en kansen. Naarmate de juridische sector zich verder ontwikkelt, blijft schaalbaarheid een belangrijke factor om concurrerend te blijven en uitzonderlijke klantwaarde te bieden.

Advocatenkantoren moeten verder kijken dan de traditionele grenzen van IT-infrastructuur en de cloud omarmen als een middel om niet alleen operationele flexibiliteit te stimuleren, maar ook strategische bedrijfsgroei op lange termijn.

‍