En nuestro blog anterior, hablábamos de los crecientes costes operativos asociados al mantenimiento de sistemas de gestión documental (SGD) locales en los bufetes de abogados. Esta entrega se centrará en otro aspecto crítico que está obligando a los bufetes a replantearse sus infraestructuras tecnológicas: la necesidad de escalabilidad.

Las limitaciones de las soluciones in situ

Las plataformas tradicionales de SGD in situ suelen estar construidas sobre infraestructuras basadas en ubicaciones físicas y no fueron diseñadas -y mucho menos optimizadas- para gestionar cambios rápidos en la demanda.  

Un informe de NRDC afirmaba que la utilización media de los servidores locales es sólo del 12-18% de su capacidad, lo que sugiere una cantidad significativa de recursos desperdiciados durante los periodos no punta. Mientras tanto, estos sistemas siguen teniendo dificultades para gestionar eficazmente los picos de carga de trabajo.

En cambio, la nube "simplemente tiene sentido", como explica Ewa Krysmann, de Ploum:

"No me preocupo por la administración del servidor, el mantenimiento y el consumo de energía... [Podemos] escalar según dicte la necesidad del negocio".

La demanda de escalabilidad en los despachos de abogados modernos

Los bufetes de abogados se enfrentan a cargas de trabajo variables que pueden fluctuar ampliamente debido a factores como el crecimiento, la incorporación de nuevos miembros al equipo y las demandas de los clientes. La capacidad de escalar los recursos de forma rápida y eficaz es fundamental para las empresas que deben adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y respaldar el crecimiento. La nube ofrece un entorno elástico en el que los recursos pueden ampliarse o reducirse al instante, lo que garantiza que las empresas sólo paguen por lo que necesitan, cuando lo necesitan.

Las ventajas de la escalabilidad de la nube

La migración a un SGD basado en la nube permite a los bufetes beneficiarse de una elasticidad escalable. Esto es, la capacidad de escalar dinámicamente los recursos informáticos para adaptarlos a las demandas operativas del bufete en cada momento, sin los plazos y la extensa planificación necesarios para escalar la infraestructura local.  

La investigación de Gartner indica además que, para 2025, más del 85% de las empresas adoptarán un enfoque que dé prioridad a la nube, principalmente debido a la escalabilidad y agilidad que ofrecen los entornos en nube.

Muchas veces, se permite que los sistemas locales más antiguos sigan cojeando debido a la importante inversión que requiere la compra, el soporte y el mantenimiento del nuevo hardware, así como la migración de los datos existentes a los nuevos sistemas. Con un DMS basado en la nube, sus costes se reparten uniformemente cada mes y son predecibles. Siempre dispondrá de la última tecnología y actualizaciones sin tener que gestionarlo usted mismo, lo que garantiza un rendimiento óptimo en todo momento sin esos grandes gastos adicionales de actualización cada pocos años.

Mayor rendimiento y servicio al cliente

Con las soluciones en la nube, los bufetes de abogados pueden escalar los recursos y mejorar el rendimiento en los momentos de mayor actividad.  

Amazon Web Services informa de que la nube ofrece una disminución del 38% en la latencia de las aplicaciones frente a las implementaciones in situ, lo que puede mejorar significativamente la prestación de servicios al cliente y la eficiencia operativa. Este aumento del rendimiento es esencial para los numerosos flujos de trabajo de documentos con uso intensivo de datos habituales en los entornos jurídicos, como la preparación de cierres y grandes presentaciones judiciales.

El paso a la nube también mejora la capacidad del bufete de ofrecer portales de clientes para compartir documentos de forma segura desde su DMS, ya sea con clientes, peritos u otros testigos. Esas partes y otras también pueden subir archivos directamente al espacio de trabajo de asuntos del bufete sin atascar las bandejas de entrada de correo electrónico. Las pistas de auditoría completas pueden mostrar la prueba de recepción y los controles de acceso garantizan que sólo el personal pertinente tenga acceso al contenido sensible.

Apoyo a la colaboración para el trabajo a distancia

No debe descartarse la creciente demanda de flexibilidad: un inequívoco 98% de los empleados preferiría trabajar a distancia, al menos parte del tiempo. Las empresas deben dar prioridad a las herramientas que apoyan el trabajo flexible para atraer y retener a los mejores talentos.  

"Cada vez más, los licenciados realmente inteligentes buscan entornos en los que puedan trabajar de forma flexible", afirma Henry Humphreys, socio director de Humphreys Law. "Queremos contratar a los mejores talentos. Luego, cuando añades las mejores herramientas, ésa es tu ventaja competitiva".

Afortunadamente, la escalabilidad de un DMS basado en la nube satisface esta necesidad al permitir a los miembros del equipo acceder a los documentos y colaborar en tiempo real, independientemente de su ubicación física, lo que mejora aún más la flexibilidad y la capacidad de respuesta de la empresa.

Conclusión: La nube es una necesidad estratégica

Para los bufetes de abogados, la transición de un sistema de gestión documental local a otro basado en la nube se está convirtiendo en una necesidad estratégica. Permite a los bufetes gestionar los flujos y reflujos del trabajo jurídico con mayor eficacia y garantiza que sean lo suficientemente ágiles como para responder a futuros retos y oportunidades. A medida que el sector jurídico siga evolucionando, la escalabilidad seguirá siendo un factor clave para mantener la competitividad y ofrecer un valor excepcional al cliente.

Los bufetes de abogados deben mirar más allá de los confines tradicionales de la infraestructura informática y adoptar la nube como medio para impulsar no sólo la agilidad operativa, sino también el crecimiento empresarial estratégico a largo plazo.

‍