En nuestro blog anterior, hablábamos de los crecientes costes operativos asociados al mantenimiento de sistemas de gestión documental (SGD) locales en los despachos de abogados. Esta entrega se centrará en otro aspecto crítico que está obligando a los despachos a replantearse sus infraestructuras tecnológicas: la necesidad de escalabilidad.

Las limitaciones de las soluciones locales

Las plataformas tradicionales de DMS in situ suelen construirse sobre infraestructuras basadas en ubicaciones físicas y no se diseñaron -y mucho menos se optimizaron- para gestionar cambios rápidos en la demanda.  

Según un informe de NRDC, la utilización media de los servidores locales es sólo del 12-18% de su capacidad, lo que indica que se desperdicia una cantidad significativa de recursos durante los periodos valle. Mientras tanto, estos sistemas siguen teniendo dificultades para gestionar eficazmente los picos de carga de trabajo.

En cambio, la nube "simplemente tiene sentido", como explica Ewa Krysmann, de Ploum:

"Me despreocupo de la administración de servidores, el mantenimiento y el consumo de energía... [Podemos] escalar según dicten las necesidades del negocio".

La demanda de escalabilidad en los bufetes modernos

Los bufetes de abogados se enfrentan a cargas de trabajo variables que pueden fluctuar ampliamente debido a factores como el crecimiento, la incorporación de nuevos miembros al equipo y las demandas de los clientes. La capacidad de ampliar los recursos de forma rápida y eficiente es fundamental para las empresas que deben adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y respaldar el crecimiento. La nube ofrece un entorno elástico en el que los recursos pueden ampliarse o reducirse al instante, garantizando que las empresas sólo paguen por lo que necesitan, cuando lo necesitan.

Ventajas de la escalabilidad de la nube

La migración a un DMS basado en la nube permite a los bufetes beneficiarse de una elasticidad escalable. Esto es, la capacidad de escalar dinámicamente los recursos informáticos para adaptarse a las demandas operativas del bufete en cada momento, sin los plazos de entrega y la extensa planificación necesarios para escalar la infraestructura local.  

La investigación de Gartner indica además que, para 2025, más del 85% de las empresas adoptarán un enfoque que dé prioridad a la nube, principalmente debido a la escalabilidad y agilidad que ofrecen los entornos en nube.

Muchas veces, los sistemas locales más antiguos se quedan cojos debido a la importante inversión que requiere la compra, el soporte y el mantenimiento del nuevo hardware, así como la migración de los datos existentes a los nuevos sistemas. Con un DMS basado en la nube, sus costes se reparten uniformemente cada mes y son predecibles. Siempre dispondrá de la última tecnología y actualizaciones sin tener que gestionarlas usted mismo, lo que garantiza un rendimiento óptimo en todo momento sin esos grandes gastos adicionales de actualización cada pocos años.

Mayor rendimiento y servicio al cliente

Con las soluciones en la nube, los bufetes de abogados pueden escalar los recursos y mejorar el rendimiento en los momentos de mayor actividad.  

Amazon Web Services informa de que la nube ofrece una reducción del 38% en la latencia de las aplicaciones frente a las implementaciones locales, lo que puede mejorar significativamente la prestación de servicios al cliente y la eficiencia operativa. Este aumento del rendimiento es esencial para los numerosos flujos de trabajo de documentos con uso intensivo de datos habituales en entornos jurídicos, como la preparación de cierres y grandes presentaciones judiciales.

El paso a la nube también mejora la capacidad del bufete para ofrecer portales de clientes que permitan compartir documentos de forma segura desde su DMS con clientes, peritos u otros testigos. Estas partes y otras también pueden cargar archivos directamente en el espacio de trabajo del despacho sin saturar las bandejas de entrada de correo electrónico. Los registros de auditoría completos pueden mostrar la prueba de recepción y los controles de acceso garantizan que sólo el personal pertinente tenga acceso al contenido confidencial.

Apoyo a la colaboración para el trabajo a distancia

No hay que descartar la creciente demanda de flexibilidad: un inequívoco 98% de los empleados preferiría trabajar a distancia, al menos parte del tiempo. Las empresas deben dar prioridad a las herramientas que favorezcan el trabajo flexible para atraer y retener a los mejores talentos.  

"Cada vez más, los licenciados realmente inteligentes buscan entornos en los que puedan trabajar de forma flexible", afirma Henry Humphreys, socio director de Humphreys Law. "Queremos contratar a los mejores talentos. Luego, cuando añades las mejores herramientas, ésa es tu ventaja competitiva".

Afortunadamente, la escalabilidad de un DMS basado en la nube satisface esta necesidad al permitir a los miembros del equipo acceder a los documentos y colaborar en tiempo real, independientemente de su ubicación física, lo que mejora aún más la flexibilidad y capacidad de respuesta de la empresa.

Conclusiones: La nube es una necesidad estratégica

Para los bufetes de abogados, la transición de un sistema de gestión documental local a otro basado en la nube se está convirtiendo en una necesidad estratégica. Permite a los bufetes gestionar los flujos y reflujos del trabajo jurídico de forma más eficaz y garantiza que sean lo suficientemente ágiles como para responder a futuros retos y oportunidades. A medida que el sector legal siga evolucionando, la escalabilidad seguirá siendo un factor clave para mantener la competitividad y ofrecer un valor excepcional al cliente.

Los bufetes deben mirar más allá de los confines tradicionales de la infraestructura informática y adoptar la nube como medio para impulsar no sólo la agilidad operativa, sino también el crecimiento empresarial estratégico a largo plazo.

‍