Em nosso blog anterior, discutimos o aumento dos custos operacionais associados à manutenção de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) locais em escritórios de advocacia. Este artigo se concentrará em outro aspecto crítico que está obrigando os escritórios a reavaliar suas infraestruturas tecnológicas: a necessidade de escalabilidade.

As limitações das soluções locais

As plataformas tradicionais de DMS no local geralmente são construídas em infraestruturas baseadas em locais físicos e não foram projetadas - muito menos otimizadas - para lidar com mudanças rápidas na demanda.  

Um relatório da NRDC afirmou que a utilização média dos servidores locais é de apenas 12 a 18% da capacidade, o que sugere uma quantidade significativa de recursos desperdiçados fora dos períodos de pico. Enquanto isso, esses sistemas ainda lutam para gerenciar os picos de carga de trabalho de forma eficaz.

Por outro lado, a nuvem "simplesmente faz sentido", como explica Ewa Krysmann, da Ploum:

"Não me preocupo com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia... [Podemos] escalar conforme a necessidade do negócio."

A demanda por escalabilidade nos escritórios de advocacia modernos

Os escritórios de advocacia enfrentam cargas de trabalho variáveis que podem flutuar amplamente devido a fatores como crescimento, integração de novos membros da equipe e demandas dos clientes. A capacidade de dimensionar recursos de forma rápida e eficiente é essencial para as empresas que precisam se adaptar às condições de mercado em rápida mudança e apoiar o crescimento. A nuvem oferece um ambiente elástico em que os recursos podem ser ampliados ou reduzidos instantaneamente, garantindo que as empresas paguem apenas pelo que precisam, quando precisam.

As vantagens da escalabilidade da nuvem

A migração para um DMS baseado em nuvem permite que os escritórios de advocacia se beneficiem da elasticidade escalonável. Essa é a capacidade de dimensionar dinamicamente os recursos de computação para atender às demandas operacionais do escritório, momento a momento, sem os prazos de entrega e o planejamento extenso necessários para dimensionar a infraestrutura local.  

A pesquisa do Gartner indica ainda que, até 2025, mais de 85% das empresas adotarão uma abordagem que prioriza a nuvem, principalmente devido à escalabilidade e à agilidade oferecidas pelos ambientes de nuvem.

Muitas vezes, os sistemas locais mais antigos podem se arrastar devido ao investimento significativo necessário para comprar, dar suporte e manter o novo hardware, migrando os dados existentes para novos sistemas. Com um DMS baseado em nuvem, seus custos são distribuídos uniformemente a cada mês e são previsíveis. O você sempre tem a tecnologia e as atualizações mais recentes sem precisar gerenciá-las, o que garante o desempenho ideal em todos os momentos, sem aquelas grandes despesas extras de atualização a cada poucos anos.

Desempenho e atendimento ao cliente aprimorados

Com as soluções em nuvem, os escritórios de advocacia podem dimensionar os recursos e melhorar o desempenho durante os períodos de pico de operação.  

A Amazon Web Services informa que a nuvem oferece uma redução de 38% na latência dos aplicativos em comparação com as implementações locais, o que pode melhorar significativamente a prestação de serviços ao cliente e a eficiência operacional. Esse aumento de desempenho é essencial para os inúmeros fluxos de trabalho de documentos com uso intensivo de dados, comuns em ambientes jurídicos, como a preparação para fechamentos e grandes processos judiciais.

A mudança para a nuvem também aumenta a capacidade da empresa de fornecer portais de clientes para compartilhar com segurança documentos de seu DMS com clientes, especialistas ou outras testemunhas. Essas partes e outras pessoas também podem fazer upload de arquivos diretamente para o espaço de trabalho da empresa, sem sobrecarregar as caixas de entrada de e-mail. Trilhas de auditoria completas podem mostrar a prova de recebimento e os controles de acesso garantem que somente a equipe relevante tenha acesso ao conteúdo confidencial.

Apoio à colaboração para o trabalho remoto

A crescente demanda por flexibilidade não deve ser desconsiderada - um número inequívoco de 98% dos funcionários prefere trabalhar remotamente, pelo menos parte do tempo. As empresas devem priorizar ferramentas que ofereçam suporte ao trabalho flexível para atrair e reter os melhores talentos.  

"Cada vez mais, os graduados realmente inteligentes estão procurando ambientes onde possam trabalhar de forma flexível", diz Henry Humphreys, sócio-gerente da Humphreys Law. "Queremos recrutar os melhores talentos. Então, quando o você acrescenta as melhores ferramentas, essa é a sua vantagem competitiva."

Felizmente, a escalabilidade de um DMS baseado em nuvem atende a essa necessidade, permitindo que os membros da equipe acessem documentos e colaborem em tempo real, independentemente de sua localização física, aumentando ainda mais a flexibilidade e a capacidade de resposta da empresa.

Conclusão: A nuvem é uma necessidade estratégica

Para os escritórios de advocacia, a transição de um sistema de gerenciamento de documentos no local para um sistema baseado em nuvem está se tornando uma necessidade estratégica. Isso permite que os escritórios de advocacia lidem com os fluxos e refluxos do trabalho jurídico de forma mais eficaz e garante que eles sejam ágeis o suficiente para responder a desafios e oportunidades futuras. Como o setor jurídico continua a evoluir, a escalabilidade continuará sendo um fator essencial para manter a competitividade e oferecer um valor excepcional ao cliente.

Os escritórios de advocacia devem olhar para além dos limites tradicionais da infraestrutura de TI e adotar a nuvem como um meio de impulsionar não apenas a agilidade operacional, mas também o crescimento estratégico dos negócios a longo prazo.

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