Nel nostro precedente articolo del blog abbiamo parlato dell’aumento dei costi operativi legati alla gestione dei sistemi di gestione documentale (DMS) on-premise negli studi legali. In questo articolo ci concentreremo su un altro aspetto fondamentale che sta spingendo gli studi a rivalutare le proprie infrastrutture tecnologiche: la necessità di scalabilità.

I limiti delle soluzioni on-premises

Le piattaforme DMS tradizionali on-premise sono spesso realizzate su infrastrutture legate a sedi fisiche e non sono state progettate — né tantomeno ottimizzate — per gestire rapidi cambiamenti nella domanda.  

Secondo un rapporto dell'NRDC, l'utilizzo medio dei server in loco è pari solo al 12-18% della capacità, il che indica un notevole spreco di risorse durante i periodi di minor traffico. Nel contempo, questi sistemi continuano a incontrare difficoltà nel gestire efficacemente i picchi di carico di lavoro.

Al contrario, il cloud “è semplicemente la scelta più logica”, come spiega Ewa Krysmann di Ploum:

«Non mi preoccupo dell’amministrazione dei server, della manutenzione e del consumo energetico… [Possiamo] adattarci alle esigenze aziendali man mano che si presentano.»

L'esigenza di scalabilità negli studi legali moderni

Gli studi legali devono far fronte a carichi di lavoro variabili, che possono subire ampie fluttuazioni a causa di fattori quali la crescita, l’inserimento di nuovi membri nel team e le richieste dei clienti. La capacità di scalare le risorse in modo rapido ed efficiente è fondamentale per le aziende che devono adattarsi a condizioni di mercato in rapida evoluzione e sostenere la propria crescita. Il cloud offre un ambiente elastico in cui è possibile aumentare o ridurre le risorse all’istante, garantendo che gli studi paghino solo ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

I vantaggi della scalabilità del cloud

Il passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud consente agli studi legali di beneficiare di un’elasticità scalabile. Si tratta della capacità di scalare dinamicamente le risorse di elaborazione per adattarle alle esigenze operative dello studio in ogni momento, senza i tempi di attesa e la pianificazione approfondita necessari per scalare un’infrastruttura on-premise.  

La ricerca di Gartner indica inoltre che, entro il 2025, oltre l’85% delle imprese adotterà un approccio “cloud-first”, principalmente grazie alla scalabilità e all’agilità offerte dagli ambienti cloud.

Spesso, i sistemi on-premise più datati continuano a funzionare a malapena a causa dei notevoli investimenti necessari per l’acquisto, il supporto e la manutenzione di nuovo hardware, nonché per la migrazione dei dati esistenti verso i nuovi sistemi. Con un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud, i costi sono distribuiti in modo uniforme ogni mese e sono prevedibili. Si dispone sempre della tecnologia e degli aggiornamenti più recenti senza doversene occupare personalmente, il che garantisce prestazioni ottimali in ogni momento senza quelle ingenti spese aggiuntive per gli aggiornamenti che si presentano ogni pochi anni.

Miglioramento delle prestazioni e del servizio clienti

Grazie alle soluzioni cloud, gli studi legali possono adeguare le risorse alle esigenze e migliorare le prestazioni nei periodi di picco di attività.  

Amazon Web Services riferisce che il cloud offre una riduzione del 38% della latenza delle applicazioni rispetto alle implementazioni on-premise, il che può migliorare in modo significativo l’erogazione dei servizi ai clienti e l’efficienza operativa. Questo miglioramento delle prestazioni è essenziale per i numerosi flussi di lavoro documentali ad alta intensità di dati, comuni in ambito legale, come la preparazione delle chiusure e la presentazione di voluminosi fascicoli giudiziari.

Il passaggio al cloud migliora inoltre la capacità dello studio di fornire portali clienti per condividere in modo sicuro documenti dal proprio sistema di gestione documentale (DMS) con clienti, esperti o altri testimoni. Queste parti e altri soggetti possono anche caricare file direttamente nell’area di lavoro dedicata al caso dello studio, senza intasare le caselle di posta elettronica. Tracciati di audit completi possono fornire prova della ricezione, mentre i controlli di accesso garantiscono che solo il personale autorizzato abbia accesso ai contenuti sensibili.

Promuovere la collaborazione nel lavoro da remoto

Non va sottovalutata la crescente richiesta di flessibilità: ben il 98% dei dipendenti preferirebbe lavorare da remoto, almeno per una parte del tempo. Le aziende dovrebbero dare priorità agli strumenti che favoriscono il lavoro flessibile, al fine di attrarre e trattenere i migliori talenti.  

«Sempre più spesso, i laureati più brillanti cercano ambienti in cui poter lavorare in modo flessibile», afferma Henry Humphreys, socio amministratore dello studio legale Humphreys Law. «Vogliamo assumere i migliori talenti. Se a questo si aggiungono gli strumenti migliori, ecco che si ottiene il proprio vantaggio competitivo».

Fortunatamente, la scalabilità di un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud risponde a questa esigenza, consentendo ai membri del team di accedere ai documenti e collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica, migliorando ulteriormente la flessibilità e la reattività dello studio.

Conclusione: il cloud è una necessità strategica

Per gli studi legali, il passaggio da un sistema di gestione dei documenti on-premise a uno basato sul cloud sta diventando una necessità strategica. Ciò consente agli studi legali di gestire in modo più efficace i picchi e i cali di attività e garantisce loro l’agilità necessaria per rispondere alle sfide e alle opportunità future. Con la continua evoluzione del settore legale, la scalabilità rimarrà un fattore chiave per mantenere la competitività e offrire un valore eccezionale ai clienti.

Gli studi legali devono guardare oltre i confini tradizionali dell'infrastruttura IT e adottare il cloud come strumento per promuovere non solo l'agilità operativa, ma anche la crescita strategica a lungo termine dell'azienda.

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