Dans notre précédent blog, nous avons abordé la question de l'augmentation des coûts opérationnels liés à la maintenance des systèmes de gestion documentaire (DMS) sur site dans les cabinets d'avocats. Cet article se concentrera sur un autre aspect essentiel qui oblige les cabinets à réévaluer leurs infrastructures technologiques : le besoin d'évolutivité.

Les limites des solutions sur site

Les plateformes DMS traditionnelles sur site sont souvent construites sur des infrastructures basées sur des emplacements physiques et n'ont pas été conçues, et encore moins optimisées, pour faire face à des changements rapides de la demande.  

Un rapport du NRDC indique que l'utilisation moyenne des serveurs sur site ne représente que 12 à 18 % de leur capacité, ce qui suggère un gaspillage important de ressources pendant les périodes creuses. Parallèlement, ces systèmes ont toujours du mal à gérer efficacement les pics de charge de travail.

En revanche, le cloud « est tout simplement logique », comme l'explique Ewa Krysmann de Ploum :

« Je ne m'inquiète pas de l'administration des serveurs, de la maintenance et de la consommation d'énergie... [Nous] pouvons évoluer en fonction des besoins de l'entreprise. »

La demande de flexibilité dans les cabinets d'avocats modernes

Les cabinets d'avocats sont confrontés à des charges de travail variables qui peuvent fluctuer considérablement en raison de facteurs tels que la croissance, l'intégration de nouveaux membres dans l'équipe et les demandes des clients. La capacité à adapter rapidement et efficacement les ressources est essentielle pour les entreprises qui doivent s'adapter à des conditions de marché en constante évolution et soutenir leur croissance. Le cloud offre un environnement flexible où les ressources peuvent être augmentées ou réduites instantanément, garantissant ainsi que les cabinets ne paient que ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Les avantages de l'évolutivité du cloud

La migration vers un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud permet aux cabinets d'avocats de bénéficier d'une élasticité évolutive. Il s'agit de la capacité à adapter dynamiquement les ressources informatiques aux besoins opérationnels du cabinet à tout moment, sans les délais et la planification approfondie nécessaires pour adapter l'infrastructure sur site.  

Les recherches de Gartner indiquent en outre que d'ici 2025, plus de 85 % des entreprises adopteront une approche privilégiant le cloud, principalement en raison de l'évolutivité et de l'agilité offertes par les environnements cloud.

Souvent, les anciens systèmes sur site continuent de fonctionner tant bien que mal en raison des investissements importants nécessaires pour acheter, prendre en charge et entretenir le nouveau matériel, et migrer les données existantes vers les nouveaux systèmes. Avec un système de gestion documentaire basé sur le cloud, vos coûts sont répartis de manière uniforme chaque mois et sont prévisibles. Vous disposez toujours des dernières technologies et mises à jour sans avoir à les gérer vous-même, ce qui garantit des performances optimales à tout moment sans ces importantes dépenses supplémentaires de mise à niveau tous les deux ou trois ans.

Amélioration des performances et du service à la clientèle

Grâce aux solutions cloud, les cabinets d'avocats peuvent adapter leurs ressources et améliorer leurs performances pendant les périodes de pointe.  

Amazon Web Services indique que le cloud permet de réduire de 38 % la latence des applications par rapport aux déploiements sur site, ce qui peut améliorer considérablement la prestation de services aux clients et l'efficacité opérationnelle. Cette amélioration des performances est essentielle pour les nombreux flux de travail documentaires à forte intensité de données courants dans le domaine juridique, tels que la préparation des clôtures et les dépôts judiciaires importants.

Le passage au cloud améliore également la capacité d'un cabinet à fournir des portails clients permettant de partager en toute sécurité des documents depuis son système de gestion documentaire avec ses clients, des experts ou d'autres témoins. Ces parties et d'autres personnes peuvent également télécharger des fichiers directement dans l'espace de travail du cabinet sans encombrer les boîtes de réception des e-mails. Des pistes d'audit complètes permettent de prouver la réception des documents et des contrôles d'accès garantissent que seul le personnel concerné a accès aux contenus sensibles.

Soutenir la collaboration pour le travail à distance

La demande croissante en matière de flexibilité ne doit pas être négligée : 98 % des employés préfèrent travailler à distance, au moins une partie du temps. Les entreprises doivent privilégier les outils qui favorisent la flexibilité au travail afin d'attirer et de retenir les meilleurs talents.  

« De plus en plus, les diplômés vraiment brillants recherchent des environnements où ils peuvent travailler de manière flexible », explique Henry Humphreys, associé directeur chez Humphreys Law. « Nous voulons recruter les meilleurs talents. Ensuite, lorsque vous ajoutez les meilleurs outils, cela devient votre avantage concurrentiel. »

Heureusement, l'évolutivité d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud répond à ce besoin en permettant aux membres de l'équipe d'accéder aux documents et de collaborer en temps réel, quel que soit leur emplacement physique, ce qui renforce encore la flexibilité et la réactivité de l'entreprise.

Conclusion : le cloud est une nécessité stratégique

Pour les cabinets d'avocats, la transition d'un système de gestion documentaire sur site vers un système basé sur le cloud devient une nécessité stratégique. Elle leur permet de gérer plus efficacement les fluctuations du travail juridique et leur garantit une agilité suffisante pour répondre aux défis et opportunités futurs. À mesure que le secteur juridique continue d'évoluer, l'évolutivité restera un facteur clé pour maintenir la compétitivité et offrir une valeur exceptionnelle aux clients.

Les cabinets d'avocats doivent dépasser les limites traditionnelles de l'infrastructure informatique et adopter le cloud comme moyen de favoriser non seulement l'agilité opérationnelle, mais aussi la croissance stratégique à long terme de leur activité.

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