Bien qu'il y ait eu une forte tendance à migrer vers le cloud après la pandémie, certains cabinets d'avocats se trouvent encore à la croisée des chemins entre le maintien de leur système traditionnel de gestion documentaire (DMS) sur site et la transition vers une solution cloud plus rentable. Les implications financières du maintien des systèmes sur site deviennent une préoccupation importante pour les cabinets d'avocats qui examinent leurs frais généraux, leurs flux de travail et leur rentabilité.

En nous appuyant sur l'article de Rebecca Sattin intitulé « 5 Signs that it's time to evolve from on-prem to the cloud » (5 signes indiquant qu'il est temps de passer d'une solution sur site à une solution cloud), approfondissons le premier signe, qui met l'accent sur l'augmentation des coûts liés à la maintenance d'un système de gestion documentaire sur site.

Le coût financier des systèmes sur site

Les systèmes sur site nécessitent des investissements initiaux importants en matériel et en logiciels. Cette configuration traditionnelle implique non seulement des dépenses d'investissement initiales, mais aussi des dépenses continues liées à la maintenance, aux mises à niveau et à la sécurité longtemps après la fin des avantages liés à l'amortissement. Forrester estime dans une étude sur l'impact économique total que le passage à des solutions cloud est 30 à 50 % moins coûteux que la mise à niveau des serveurs sur site et réduit les coûts administratifs de 40 %.

Comparez cela avec l'expérience de Carbert Waite qui utilise un logiciel basé sur le cloud: « La maintenance du matériel sur site représente une dépense importante », explique Dylan Snowdon, associé et membre du comité exécutif. « Vous pouvez l'amortir pendant quelques années, puis vous devez faire face à une autre dépense importante. Le passage à un système de gestion documentaire dans le cloud était donc tout à fait intéressant pour nous dans le cadre de notre stratégie informatique globale. »

Préoccupations relatives à l'évolutivité et à la flexibilité

Les systèmes de gestion documentaire sur site sont réputés pour leur rigidité et la plupart d'entre eux sont utilisés depuis un certain temps déjà, avec des volumes de données croissants. À mesure que les cabinets d'avocats se développent, l'adaptation de l'infrastructure à la demande croissante peut s'avérer coûteuse et fastidieuse. Certains cabinets achètent même des capacités excédentaires afin de pouvoir faire face à des pics de charge qui ne se produisent que rarement, ce qui entraîne un gaspillage de ressources et un manque d'efficacité.

La scalabilité était une priorité absolue lorsque la start-up Astraea Group s'est mise à la recherche d'un nouveau système de gestion documentaire (DMS). « Nous voulions une solution adaptée à la taille actuelle de notre entreprise et capable d'évoluer avec nous, afin de ne pas avoir à changer de système dans un an ou deux », explique Nina Stewart, fondatrice. Le passage à une plateforme cloud a résolu ce problème, permettant à l'entreprise d'obtenir un retour sur investissement rapide.

L'obstacle de la sécurité et de la conformité

Si la sécurité est souvent présentée comme l'un des atouts des solutions sur site, la réalité peut être différente. De nombreuses structures de sécurité pour les systèmes sur site ont été conçues pour protéger les données au sein même de l'entreprise. Les besoins actuels en matière d'accès à distance présentent des risques et des défis plus importants en matière de sécurité, auxquels le cloud peut répondre.

Le problème, c'est que la plupart des cabinets d'avocats ne peuvent tout simplement pas consacrer les ressources nécessaires à une cybersécurité robuste, contrairement à un fournisseur de DMS basé sur le cloud. « Les violations de données très médiatisées ont été un véritable signal d'alarme pour le secteur juridique en Australie. Nous avons rapidement compris que le transfert de notre gestion documentaire vers le cloud nous apporterait un niveau de sécurité supplémentaire», explique Marco Marcello, responsable des systèmes d'information chez Lavan.

Temps d'arrêt et maintenance : coûts cachés

Un autre problème important est le temps d'indisponibilité associé aux systèmes sur site. Pour les cabinets d'avocats, où les heures facturables sont directement liées au chiffre d'affaires, le temps d'indisponibilité n'est pas seulement un inconvénient, c'est une perte financière directe. (Levez la main si votre indexeur a cessé de fonctionner pour permettre la recherche ou s'il bloque simplement le système.)

Vous n'êtes pas convaincu ? Voici les chiffres concrets : dans une enquête réalisée en 2022, 44 % des personnes interrogées ont estimé le coût des temps d'arrêt informatiques à 16 700 dollars par serveur et par minute, soit environ 1 million de dollars par heure.

Les fournisseurs de services cloud disposent de ressources dédiées pour remettre rapidement les serveurs en ligne et réduire les coûts en cas de problème. La question est : votre entreprise en dispose-t-elle également ?

Attentes des clients et des employés

Les clients et les employés d'aujourd'hui attendent une agilité et une flexibilité similaires à celles dont ils bénéficient lorsqu'ils traitent avec d'autres entreprises. C'est quelque chose que les systèmes sur site ont du mal à fournir. Les clients veulent une collaboration plus facile en matière de services juridiques, et les avocats talentueux recherchent la flexibilité dans leur environnement de travail, afin de pouvoir travailler où et quand ils le souhaitent.

Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud peut offrir aux employés la flexibilité dont ils ont besoin pour fournir un service client de premier ordre. Il est également bénéfique pour la croissance et la stabilité à long terme de l'entreprise :

« Il devient de plus en plus important de permettre à nos collaborateurs d'accéder à nos documents depuis n'importe où, à l'aide de l'appareil de leur choix », explique Julie Berry, partenaire informatique chez Saffery. « Nous pensons que cela est essentiel pour la productivité et le bien-être des employés, car nous cherchons à attirer et à retenir les meilleurs talents. »

Conclusion : est-il temps de changer ?

Les coûts opérationnels liés à la maintenance d'un système de gestion documentaire sur site sont insupportables pour les cabinets d'avocats compétitifs. La transition vers un système de gestion documentaire basé sur le cloud permet non seulement de remédier à cette hémorragie financière, mais aussi de mieux répondre aux attentes des clients et des employés, tout en renforçant la capacité des cabinets à s'adapter aux exigences du marché.

Alors que les cabinets d'avocats font face à ces défis financiers et opérationnels, le choix devient évident. Investir dans les technologies cloud n'est plus seulement une décision opérationnelle, c'est une décision stratégique essentielle pour assurer la pérennité d'un cabinet d'avocats à l'ère numérique.

Les cabinets d'avocats qui souhaitent rester compétitifs sur un marché de plus en plus numérique doivent tenir compte de ces facteurs et évaluer les avantages potentiels d'une migration vers le cloud. L'investissement initial dans la transition vers le cloud est rapidement compensé par la réduction des coûts opérationnels, l'amélioration de l'évolutivité, le renforcement de la sécurité et la capacité à répondre aux attentes modernes.

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