NetDocuments et Lavan s'appuient sur une relation longue de dix ans pour maintenir le cabinet à la pointe de l'innovation juridique

À propos de Lavan

Basé à Perth, Lavan est l'un des principaux cabinets d'avocats d'Australie occidentale depuis plus de 125 ans. Fondé en 1897 par l'avocat irlandais Michael Gibson Lavan, le cabinet s'est rapidement imposé dans la région.

Depuis 1990, le cabinet sert ses clients locaux et internationaux depuis ses bureaux emblématiques de William Street, après avoir constitué l'une des plus grandes équipes spécialisées dans les litiges en Australie occidentale. Aujourd'hui, le cabinet couvre des domaines d'activité aussi divers que l'agroalimentaire, la construction, la criminalité d'entreprise, l'immobilier et la location. Lavan s'efforce chaque jour de respecter ses cinq valeurs fondamentales : excellence, intégrité, collaboration, épanouissement et courage.

Le parcours vers l'optimisation de la productivité et de la sécurité

Lavan, qui utilisait auparavant un système Trackfile sur site pour la gestion des documents, s'est mis à la recherche d'un système de gestion des documents basé sur le cloud afin d'améliorer ses processus métier et de renforcer la sécurité dans l'ensemble de l'entreprise.

Marco Marcello, responsable des systèmes d'information chez Lavan, avait plusieurs priorités lors du choix d'un nouveau système de gestion documentaire. La création, la modification et le stockage sécurisés des documents étaient essentiels. Parallèlement, une disponibilité élevée des services était indispensable pour garantir aux avocats du cabinet un accès permanent aux documents et aux e-mails liés aux dossiers.

« Les violations de données très médiatisées ont été un véritable signal d'alarme pour le secteur juridique en Australie. Nous avons rapidement compris que le transfert de notre gestion documentaire vers le cloud nous apporterait un niveau de sécurité supplémentaire », explique Marcello. « NetDocuments était le choix naturel pour Lavan, car contrairement à ses concurrents, cette solution est intégrée au cloud. L'intégration étroite de NetDocuments avec les applications de productivité de Microsoft et la possibilité de gérer les documents et les e-mails à partir d'un emplacement centralisé sont également des atouts majeurs pour nous, car cela signifie que nos avocats peuvent travailler de manière productive et sécurisée où qu'ils se trouvent. »

« NetDocuments était le choix naturel pour Lavan, car contrairement à ses concurrents, cette solution est basée sur le cloud. L'intégration étroite de NetDocuments avec les applications de productivité Microsoft et la possibilité de gérer les documents et les e-mails à partir d'un emplacement centralisé constituent également un atout majeur pour nous, car cela signifie que nos avocats peuvent travailler de manière productive et sécurisée où qu'ils se trouvent. »

Marco Marcello, directeur des systèmes d'information, Lavan

Un déploiement réussi étape par étape

Un mois seulement après la signature du contrat, Lavan a commencé à déployer NetDocuments auprès de ses 200 employés. Le nouveau système de gestion documentaire a été mis en œuvre équipe par équipe dans toute l'entreprise, avec plus d'un million de documents migrés vers le cloud.

« L'équipe de NetDocuments a été formidable et a rendu le processus de migration aussi fluide que possible, ce qui nous a permis d'obtenir un taux d'adoption élevé dès le début », a poursuivi Marcello.

Depuis son lancement chez Lavan il y a dix ans, NetDocuments a étendu sa présence dans la région APAC avec des centres de données régionaux à Perth et Sydney. Pour Lavan, cela s'est avéré extrêmement bénéfique, car cela a permis au cabinet de prendre une longueur d'avance sur les exigences en matière de résidence des données, tout en réduisant la latence du service.

Lavan a également utilisé un certain nombre de fonctionnalités de sécurité et de productivité pendant la période où elle a utilisé NetDocuments. Grâce à la fonctionnalité Workspace Security Manager (WSM), Lavan peut gérer la sécurité dans les espaces de travail NetDocuments via un tableau de bord facile à utiliser, ce qui permet au cabinet de répondre simplement aux exigences de gouvernance. La fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) de NetDocuments surveille et convertit en permanence les documents et fichiers image en documents consultables par recherche textuelle, ce qui permet aux utilisateurs de trouver facilement ce qu'ils recherchent. Le cabinet utilise également CollabSpaces de NetDocuments, qui permet une collaboration et un partage sécurisés et transparents des documents avec les clients.

Assurer la sécurité et la connectivité d'une main-d'œuvre hybride

Grâce à NetDocuments, tous les employés de Lavan travaillent à partir d'une source unique et fiable pour les documents et les e-mails, ce qui réduit considérablement le temps passé à rechercher des documents et des communications importants.

« Les dossiers papier chez Lavan ont été remplacés par des fichiers en ligne facilement accessibles, tout étant classé dans NetDocuments, qui sert de source centrale de vérité. Cela nous a permis de réduire considérablement l'espace de stockage physique et de créer un excellent environnement de travail au bureau », explique Marcello. « Dans le même temps, cela a permis aux avocats de travailler de manière flexible et sécurisée depuis n'importe où, ce qui a grandement facilité le travail hybride. »

Les API de NetDocuments ont non seulement amélioré l'efficacité grâce à l'intégration avec Microsoft 365 et la solution de gestion des dossiers du cabinet, mais elles offrent également une flexibilité technologique pour l'avenir. Marcello poursuit : « La décision de transférer nos documents vers NetDocuments est une décision que nous n'avons eu à prendre qu'une seule fois. NetDocuments est un fournisseur sur lequel nous pouvons compter, car il innove en permanence et nous permet de rester à la pointe de la technologie. »

« Les dossiers papier chez Lavan ont été remplacés par des fichiers en ligne facilement accessibles, tout étant classé dans NetDocuments, qui sert de source centrale de vérité. Cela nous a permis de réduire considérablement l'espace de stockage physique et de créer un excellent environnement de travail au bureau. »

Marco Marcello, directeur des systèmes d'information, Lavan

L'utilisation de NetDocuments a permis à Lavan d'avoir l'esprit tranquille, sachant que ses documents sensibles sont en sécurité. De plus, cela a permis à ses avocats de travailler plus efficacement tout en leur libérant du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour leurs clients. Dix ans plus tard, le partenariat entre Lavan et NetDocuments continue d'évoluer, garantissant au cabinet de rester à la pointe de l'adoption des technologies juridiques en Australie.

« Nos utilisateurs apprécient la sécurité, la facilité d'utilisation et la fiabilité de NetDocuments », conclut Marcello. « Après tout, que recherche un avocat ? Il veut un système qui trouve et stocke intuitivement les documents et les e-mails. Non seulement NetDocuments répond à toutes ces exigences, mais notre cabinet a également l'esprit tranquille, sachant que nous travaillons avec un véritable partenaire commercial qui s'engage à maintenir notre cabinet à la pointe et à anticiper nos besoins pour les années à venir. »

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