A NetDocuments e a Lavan se baseiam em um relacionamento de uma década para manter o escritório na vanguarda da inovação jurídica

Sobre Lavan

Com sede em Perth, Lavan é um dos principais escritórios de advocacia da Austrália Ocidental há mais de 125 anos. Fundado em 1897 pelo advogado irlandês Michael Gibson Lavan, o escritório logo ganhou destaque na região.

A empresa atende a clientes locais e internacionais em seus icônicos escritórios da William Street desde 1990, tendo formado uma das maiores equipes de contencioso da Austrália Ocidental. Atualmente, o escritório abrange áreas de prática tão diversas quanto agronegócio, construção, crime corporativo e propriedade e leasing. Lavan se esforça diariamente para manter seus cinco valores fundamentais de excelência, integridade, colaboração, realização e coragem.

A jornada para otimizar a produtividade e a segurança

A Lavan, que anteriormente utilizava um sistema Trackfile local para o gerenciamento de documentos, começou a procurar um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem como forma de melhorar os processos comerciais e aumentar a segurança em toda a empresa.

Marco Marcello, gerente de sistemas de informação da Lavan, tinha várias prioridades ao selecionar um novo DMS. A criação, a edição e o armazenamento seguros de documentos eram vitais. Ao mesmo tempo, a alta disponibilidade do serviço era essencial para garantir que os advogados da empresa tivessem acesso a documentos e e-mails relacionados ao assunto em todos os momentos.

"As violações de dados de alto perfil foram um verdadeiro alerta para o setor jurídico na Austrália. Reconhecemos rapidamente que transferir nosso gerenciamento de documentos para a nuvem nos daria uma camada adicional de segurança", disse Marcello. "O NetDocuments foi uma escolha natural para a Lavan porque foi desenvolvido na nuvem, ao contrário de seus concorrentes. A forte integração do NetDocuments com os aplicativos de produtividade da Microsoft e a capacidade de gerenciar documentos e e-mails a partir de um local centralizado também é um grande ponto positivo para nós, pois isso significa que nossos advogados podem trabalhar de forma produtiva e segura de qualquer lugar."

"O NetDocuments foi uma escolha natural para a Lavan porque foi desenvolvido na nuvem, ao contrário de seus concorrentes. A forte integração do NetDocuments com os aplicativos de produtividade da Microsoft e a capacidade de gerenciar documentos e e-mails a partir de um local centralizado também é um grande ponto positivo para nós, pois isso significa que nossos advogados podem trabalhar de forma produtiva e segura de qualquer lugar."

Marco Marcello, Gerente de Sistemas de Informação, Lavan

Uma implementação passo a passo bem-sucedida

Apenas um mês após a assinatura do contrato, a Lavan começou a implementar o NetDocuments para seus 200 funcionários. O novo DMS foi implementado equipe por equipe em toda a empresa, com mais de um milhão de documentos migrados para a nuvem.

"Foi ótimo trabalhar com a equipe da NetDocuments, que tornou todo o processo de migração o mais simples possível, o que garantiu que tivéssemos uma alta adoção dos usuários desde o início", continuou Marcello.

Desde que entrou em operação na Lavan, há dez anos, a NetDocuments expandiu sua presença na APAC com centros de dados regionais em Perth e Sydney. Para a Lavan, isso tem sido extremamente benéfico, pois permitiu que a empresa se antecipasse aos requisitos de residência de dados e, ao mesmo tempo, reduzisse a latência do serviço.

A Lavan também utilizou vários recursos de segurança e produtividade durante o tempo em que usou o NetDocuments. Com o recurso Workspace Security Manager (WSM), a Lavan pode gerenciar a segurança nos espaços de trabalho do NetDocuments por meio de um painel de controle fácil de usar, permitindo que a empresa atenda aos requisitos de governança de forma simples. A funcionalidade de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) do NetDocuments monitora e converte continuamente documentos e arquivos baseados em imagens em documentos pesquisáveis por texto, facilitando para os usuários encontrarem exatamente o que estão procurando. A empresa também está usando o CollabSpaces da NetDocuments, que permite a colaboração segura e o compartilhamento de documentos com os clientes, sem problemas.

Mantendo a força de trabalho híbrida segura e conectada

Com o NetDocuments, toda a equipe da Lavan trabalha a partir de uma única fonte da verdade para documentos e e-mails, minimizando o tempo gasto na busca de documentos e comunicações importantes relacionados ao assunto.

"Os arquivos impressos na Lavan foram substituídos por arquivos on-line de fácil acesso, com tudo arquivado no NetDocuments como um ponto central de verdade. Isso nos permitiu reduzir significativamente o espaço de armazenamento físico e criar um excelente ambiente de trabalho no escritório", diz Marcello. "Ao mesmo tempo, permitiu que os advogados trabalhassem de forma flexível e segura de qualquer lugar, o que tem sido um grande apoio ao trabalho híbrido."

As APIs da NetDocuments não apenas aumentaram a eficiência por meio da integração com o Microsoft 365 e a solução de gerenciamento de assuntos da empresa, mas também oferecem flexibilidade tecnológica para o futuro. Marcello continuou, "a decisão de mover nossos documentos para a NetDocuments foi uma decisão que só tivemos que tomar uma vez. A NetDocuments é um fornecedor em que podemos confiar, pois está continuamente inovando e nos permite ficar à frente da curva."

"Os arquivos impressos na Lavan foram substituídos por arquivos on-line de fácil acesso, com tudo arquivado no NetDocuments como um ponto central de verdade. Isso nos permitiu reduzir significativamente o espaço de armazenamento físico e criar um excelente ambiente de trabalho no escritório."

Marco Marcello, Gerente de Sistemas de Informação, Lavan

O uso do NetDocuments proporcionou à Lavan a tranquilidade de saber que os documentos confidenciais estão seguros. Além disso, permitiu que seus advogados trabalhassem com mais eficiência, liberando seu tempo para se concentrarem em trabalhos de maior valor para os clientes. Dez anos depois, a parceria da Lavan com a NetDocuments continua a evoluir, garantindo que a empresa permaneça na vanguarda da adoção de tecnologia jurídica na Austrália.

"Nossos usuários apreciam a segurança, a facilidade de uso e a confiabilidade do NetDocuments", concluiu Marcello. "Afinal de contas, o que um advogado quer? Eles querem um sistema que encontre e armazene documentos e e-mails de forma intuitiva. O NetDocuments não apenas atende a todos esses requisitos, mas nós, como empresa, temos a tranquilidade de saber que estamos com um verdadeiro parceiro de negócios que está comprometido em manter nossa empresa à frente e antecipar nossas necessidades para os próximos anos."

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.