NetDocuments och Lavan bygger vidare på ett decennium långt samarbete för att hålla byrån i framkant av juridisk innovation

Om Lavan

Lavan har sitt huvudkontor i Perth och har varit en av västra Australiens ledande advokatbyråer i mer än 125 år. Byrån grundades 1897 av den irländske advokaten Michael Gibson Lavan och blev snart välkänd i regionen.

Företaget har sedan 1990 betjänat lokala och internationella kunder från sina ikoniska kontor på William Street och har byggt upp ett av de största processrättsteam i västra Australien. Idag täcker företaget så olika verksamhetsområden som jordbruksnäring, byggnad, företagskriminalitet samt fastigheter och leasing. Lavan strävar dagligen efter att upprätthålla sina fem kärnvärden: excellens, integritet, samarbete, tillfredsställelse och mod.

Resan mot optimerad produktivitet och säkerhet

Lavan, som tidigare använde ett lokalt Trackfile-system för dokumenthantering, började söka efter ett molnbaserat dokumenthanteringssystem för att förbättra affärsprocesserna och öka säkerheten inom hela företaget.

Marco Marcello, informationssystemchef på Lavan, hade flera prioriteringar när han valde ett nytt DMS. Säker skapande, redigering och lagring av dokument var avgörande. Samtidigt var hög tillgänglighet av tjänsten avgörande för att säkerställa att företagets jurister alltid hade tillgång till dokument och ärenderelaterade e-postmeddelanden.

”De uppmärksammade dataintrången var en verklig väckarklocka för den juridiska sektorn i Australien. Vi insåg snabbt att en övergång till molnbaserad dokumenthantering skulle ge oss ett extra säkerhetsskikt”, säger Marcello. ”NetDocuments var ett självklart val för Lavan eftersom det är byggt i molnet, till skillnad från sina konkurrenter. NetDocuments täta integration med Microsofts produktivitetsapplikationer och möjligheten att hantera dokument och e-post från en central plats är också en stor fördel för oss, eftersom det innebär att våra jurister kan arbeta produktivt och säkert varifrån som helst.”

”NetDocuments passade perfekt för Lavan eftersom det är byggt i molnet, till skillnad från konkurrenterna. NetDocuments täta integration med Microsofts produktivitetsapplikationer och möjligheten att hantera dokument och e-post från en central plats är också en stor fördel för oss, eftersom det innebär att våra jurister kan arbeta produktivt och säkert varifrån som helst.”

Marco Marcello, chef för informationssystem, Lavan

En stegvis framgångsrik lansering

Bara en månad efter att kontraktet undertecknats började Lavan rulla ut NetDocuments till sina 200 anställda. Det nya DMS-systemet implementerades team för team i hela verksamheten, och mer än en miljon dokument migrerades till molnet.

”Det var fantastiskt att arbeta med teamet på NetDocuments, som gjorde hela migreringsprocessen så smidig som möjligt, vilket säkerställde att vi fick en hög användaracceptans redan från början”, fortsatte Marcello.

Sedan NetDocuments lanserades hos Lavan för tio år sedan har företaget utökat sin närvaro i APAC-regionen med regionala datacenter i Perth och Sydney. För Lavan har detta varit mycket fördelaktigt, eftersom det har gjort det möjligt för företaget att ligga steget före när det gäller krav på datalagring, samtidigt som tjänstens latens har minskat.

Lavan har också utnyttjat ett antal säkerhets- och produktivitetsfunktioner under sin tid med NetDocuments. Genom funktionen Workspace Security Manager (WSM) kan Lavan hantera säkerheten i NetDocuments arbetsytor via en lättanvänd instrumentpanel, vilket gör det enkelt för företaget att uppfylla styrningskraven. NetDocuments funktion för optisk teckenigenkänning (OCR) övervakar och konverterar kontinuerligt bildbaserade dokument och filer till textsökbara dokument, vilket gör det enkelt för användarna att hitta exakt det de letar efter. Företaget använder också NetDocuments CollabSpaces, som möjliggör säker samverkan och delning av dokument med kunder på ett smidigt sätt.

Hålla den hybridiserade arbetsstyrkan säker och uppkopplad

Med NetDocuments arbetar alla Lavan-anställda från en enda källa för dokument och e-post, vilket minimerar tiden som läggs på att söka efter viktiga dokument och kommunikationer.

”Pappersfilerna på Lavan har ersatts av lättillgängliga onlinefiler, där allt arkiveras i NetDocuments som en central informationskälla. Detta har gjort det möjligt för oss att avsevärt minska det fysiska lagringsutrymmet och skapa en fantastisk arbetsmiljö på kontoret”, säger Marcello. ”Samtidigt har det gjort det möjligt för advokaterna att arbeta flexibelt och säkert varifrån som helst, vilket har varit ett stort stöd för hybridarbete.”

NetDocuments API:er har inte bara ökat effektiviteten genom integration med Microsoft 365 och företagets ärendehanteringslösning, utan erbjuder också teknisk flexibilitet för framtiden. Marcello fortsatte: ”Beslutet att flytta våra dokument till NetDocuments är ett beslut som vi bara behövde fatta en gång. NetDocuments är en leverantör som vi kan lita på, eftersom de ständigt förnyar sig och gör det möjligt för oss att ligga steget före.”

”Pappersfilerna hos Lavan har ersatts av lättillgängliga onlinefiler, där allt arkiveras i NetDocuments som en central informationskälla. Detta har gjort det möjligt för oss att avsevärt minska det fysiska lagringsutrymmet och skapa en fantastisk arbetsmiljö på kontoret.”

Marco Marcello, chef för informationssystem, Lavan

Användningen av NetDocuments har gett Lavan tryggheten att känsliga dokument är säkra. Dessutom har det gjort det möjligt för advokaterna att arbeta mer effektivt och frigöra tid för att fokusera på mer värdefulla klientuppdrag. Tio år senare fortsätter Lavans samarbete med NetDocuments att utvecklas, vilket säkerställer att byrån förblir i framkant när det gäller införandet av juridisk teknik i Australien.

"Våra användare uppskattar NetDocuments säkerhet, användbarhet och tillförlitlighet", avslutar Marcello. "Vad vill en advokat egentligen ha? De vill ha ett system som intuitivt hittar och lagrar dokument och e-postmeddelanden. NetDocuments uppfyller inte bara alla dessa krav – vi som företag kan också känna oss trygga i vetskapen om att vi har en verklig affärspartner som är engagerad i att hålla vårt företag i framkant och förutse våra behov under många år framöver."

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.