Il consolidamento di un rapporto decennale contribuisce a mantenere lo studio all’avanguardia nell’innovazione legale

Informazioni su Lavan

Con sede a Perth, Lavan è da oltre 125 anni uno dei principali studi legali dell’Australia Occidentale. Fondato nel 1897 dall’avvocato irlandese Michael Gibson Lavan, lo studio ha rapidamente acquisito grande notorietà nella regione.

Dal 1990 lo studio assiste clienti locali e internazionali dai suoi iconici uffici di William Street, avendo costituito uno dei più grandi team specializzati in contenzioso dell’Australia Occidentale. Oggi lo studio copre aree di attività molto diverse tra loro, quali l’agroalimentare, l’edilizia, la criminalità aziendale, il diritto immobiliare e le locazioni. Lavan si impegna quotidianamente a sostenere i propri cinque valori fondamentali: eccellenza, integrità, collaborazione, soddisfazione e coraggio.

Il percorso verso l'ottimizzazione della produttività e della sicurezza

Lavan, che in precedenza utilizzava un sistema Trackfile on-premise per la gestione dei documenti, ha avviato la ricerca di un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud con l'obiettivo di migliorare i processi aziendali e rafforzare la sicurezza in tutta l'azienda.

Marco Marcello, responsabile dei sistemi informativi presso Lavan, aveva diverse priorità nella scelta di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS). La creazione, la modifica e l’archiviazione sicure dei documenti erano fondamentali. Allo stesso tempo, un’elevata disponibilità del servizio era essenziale per garantire che gli avvocati dello studio avessero accesso in ogni momento ai documenti e alle e-mail relative alle pratiche.

“Le violazioni dei dati di grande risonanza hanno rappresentato un vero e proprio campanello d’allarme per il settore legale in Australia. Abbiamo subito capito che trasferire la nostra gestione dei documenti sul cloud ci avrebbe garantito un ulteriore livello di sicurezza”, ha affermato Marcello. «NetDocuments era la scelta più naturale per Lavan perché, a differenza dei suoi concorrenti, è una soluzione nativa del cloud. Anche la stretta integrazione di NetDocuments con le applicazioni di produttività Microsoft e la possibilità di gestire documenti ed e-mail da un’unica postazione centralizzata rappresentano per noi un grande vantaggio, poiché consentono ai nostri avvocati di lavorare in modo produttivo e sicuro da qualsiasi luogo».

“NetDocuments era la scelta più ovvia per Lavan perché, a differenza dei suoi concorrenti, è basato sul cloud. Anche la stretta integrazione di NetDocuments con le applicazioni di produttività di Microsoft e la possibilità di gestire documenti ed e-mail da un’unica piattaforma centralizzata rappresentano per noi un grande vantaggio, poiché consentono ai nostri avvocati di lavorare in modo produttivo e sicuro da qualsiasi luogo.”

Marco Marcello, Responsabile dei sistemi informativi, Lavan

Un’implementazione di successo, passo dopo passo

Appena un mese dopo la firma del contratto, Lavan ha iniziato a implementare NetDocuments per i suoi 200 dipendenti. Il nuovo sistema di gestione documentale (DMS) è stato implementato reparto per reparto in tutta l’azienda, con oltre un milione di documenti trasferiti sul cloud.

«È stato fantastico lavorare con il team di NetDocuments, che ha reso l’intero processo di migrazione il più agevole possibile, garantendoci fin dall’inizio un elevato livello di adozione da parte degli utenti», ha proseguito Marcello.

Da quando è entrato in funzione presso Lavan dieci anni fa, NetDocuments ha ampliato la propria presenza nella regione APAC con data center regionali a Perth e Sydney. Per Lavan, ciò ha rappresentato un vantaggio enorme, poiché ha consentito all’azienda di anticipare i requisiti in materia di residenza dei dati, riducendo al contempo la latenza del servizio.

Lavan ha inoltre sfruttato una serie di funzionalità di sicurezza e produttività durante il periodo in cui ha utilizzato NetDocuments. Grazie alla funzionalità Workspace Security Manager (WSM), Lavan è in grado di gestire la sicurezza negli spazi di lavoro di NetDocuments tramite una dashboard di facile utilizzo, consentendo allo studio di soddisfare i requisiti di governance in modo semplice. La funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) di NetDocuments monitora costantemente i documenti e i file in formato immagine e li converte in documenti con testo ricercabile, consentendo agli utenti di trovare facilmente esattamente ciò che stanno cercando. Lo studio utilizza inoltre CollabSpaces di NetDocuments, che consente la collaborazione e la condivisione sicura dei documenti con i clienti, senza alcuna interruzione.

Garantire la sicurezza e la connettività della forza lavoro ibrida

Grazie a NetDocuments, tutto il personale di Lavan opera attingendo a un’unica fonte di riferimento per documenti ed e-mail, riducendo al minimo il tempo dedicato alla ricerca di documenti e comunicazioni importanti relativi alle pratiche.

“I fascicoli cartacei di Lavan sono stati sostituiti da file online facilmente accessibili, con tutti i documenti archiviati in NetDocuments come punto di riferimento centrale. Questo ci ha permesso di ridurre in modo significativo lo spazio fisico dedicato all’archiviazione e di creare un ottimo ambiente di lavoro in ufficio”, afferma Marcello. “Allo stesso tempo, ha consentito agli avvocati di lavorare in modo flessibile e sicuro da qualsiasi luogo, il che ha rappresentato un enorme supporto per il lavoro ibrido”.

Le API di NetDocuments non solo hanno migliorato l’efficienza grazie all’integrazione con Microsoft 365 e con la soluzione di gestione delle pratiche dello studio, ma offrono anche flessibilità tecnologica per il futuro. Marcello ha proseguito: «La decisione di trasferire i nostri documenti su NetDocuments è una scelta che abbiamo dovuto prendere una sola volta. NetDocuments è un fornitore su cui possiamo contare, poiché innova continuamente e ci permette di rimanere all’avanguardia».

“I fascicoli cartacei di Lavan sono stati sostituiti da file online facilmente accessibili, con tutti i documenti archiviati in NetDocuments come fonte unica e autorevole di informazioni. Questo ci ha permesso di ridurre in modo significativo lo spazio fisico dedicato all’archiviazione e di creare un ottimo ambiente di lavoro in ufficio.”

Marco Marcello, Responsabile dei sistemi informativi, Lavan

L'utilizzo di NetDocuments ha garantito a Lavan la tranquillità di sapere che i documenti sensibili sono al sicuro. Inoltre, ha consentito ai suoi avvocati di lavorare in modo più efficiente, liberando loro tempo da dedicare ad attività di maggiore valore per i clienti. A distanza di dieci anni, la partnership di Lavan con NetDocuments continua ad evolversi, assicurando che lo studio rimanga all'avanguardia nell'adozione delle tecnologie legali in Australia.

“I nostri utenti apprezzano la sicurezza, l’usabilità e l’affidabilità di NetDocuments”, ha concluso Marcello. “Dopotutto, cosa cerca un avvocato? Vuole un sistema che individui e archivi in modo intuitivo documenti ed e-mail. NetDocuments non solo soddisfa tutti questi requisiti, ma noi, come studio legale, abbiamo la tranquillità di sapere di poter contare su un vero partner commerciale, impegnato a mantenere il nostro studio all’avanguardia e ad anticipare le nostre esigenze per gli anni a venire”.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.