NetDocuments en Lavan bouwen voort op een tien jaar lange relatie om het kantoor voorop te laten lopen op het gebied van juridische innovatie

Over Lavan

Lavan, met hoofdkantoor in Perth, is al meer dan 125 jaar een van de toonaangevende advocatenkantoren in West-Australië. Het kantoor werd in 1897 opgericht door de Ierse advocaat Michael Gibson Lavan en groeide al snel uit tot een vooraanstaande speler in de regio.

Het kantoor bedient sinds 1990 lokale en internationale cliënten vanuit zijn iconische kantoren aan William Street en heeft een van de grootste procesadvocatenpraktijken in West-Australië opgebouwd. Tegenwoordig is het kantoor actief op uiteenlopende rechtsgebieden, zoals agribusiness, bouw, bedrijfsmisdaad en onroerend goed en leasing. Lavan streeft er dagelijks naar om zijn vijf kernwaarden – uitmuntendheid, integriteit, samenwerking, voldoening en moed – hoog in het vaandel te houden.

De reis naar optimalisatie van productiviteit en veiligheid

Lavan, dat voorheen een on-premise Trackfile-systeem gebruikte voor documentbeheer, ging op zoek naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem om de bedrijfsprocessen te verbeteren en de veiligheid binnen het hele bedrijf te vergroten.

Marco Marcello, Manager Informatiesystemen bij Lavan, had verschillende prioriteiten bij het selecteren van een nieuw DMS. Het veilig aanmaken, bewerken en opslaan van documenten was van cruciaal belang. Tegelijkertijd was een hoge beschikbaarheid van de dienstverlening essentieel om ervoor te zorgen dat de advocaten van het kantoor te allen tijde toegang hadden tot documenten en e-mails met betrekking tot zaken.

"Opvallende datalekken waren een echte wake-up call voor de juridische sector in Australië. We realiseerden ons al snel dat het verplaatsen van ons documentbeheer naar de cloud ons een extra beveiligingslaag zou bieden", aldus Marcello. "NetDocuments was een logische keuze voor Lavan omdat het, in tegenstelling tot zijn concurrenten, in de cloud is gebouwd. De nauwe integratie van NetDocuments met de productiviteitsapplicaties van Microsoft en de mogelijkheid om documenten en e-mails vanuit een centrale locatie te beheren, is voor ons ook een groot pluspunt, omdat onze advocaten hierdoor overal productief en veilig kunnen werken."

“NetDocuments was een logische keuze voor Lavan omdat het, in tegenstelling tot zijn concurrenten, in de cloud is gebouwd. De nauwe integratie van NetDocuments met de productiviteitsapplicaties van Microsoft en de mogelijkheid om documenten en e-mails vanaf een centrale locatie te beheren, is voor ons ook een groot pluspunt, omdat onze advocaten hierdoor overal productief en veilig kunnen werken.”

Marco Marcello, Manager Informatiesystemen, Lavan

Een stapsgewijze succesvolle uitrol

Slechts een maand na het ondertekenen van het contract begon Lavan met de uitrol van NetDocuments voor zijn 200 medewerkers. Het nieuwe DMS werd team voor team binnen het bedrijf geïmplementeerd, waarbij meer dan een miljoen documenten naar de cloud werden gemigreerd.

"Het was geweldig om met het team van NetDocuments samen te werken. Ze hebben het hele migratieproces zo soepel mogelijk laten verlopen, waardoor we vanaf het begin een hoge gebruikersacceptatie hadden", vervolgt Marcello.

Sinds NetDocuments tien jaar geleden bij Lavan live ging, heeft het zijn aanwezigheid in APAC uitgebreid met regionale datacenters in Perth en Sydney. Voor Lavan is dit zeer gunstig geweest, omdat het bedrijf hierdoor kon voldoen aan de vereisten voor gegevensopslag en tegelijkertijd de latentie van de dienstverlening kon verminderen.

Lavan heeft tijdens het gebruik van NetDocuments ook een aantal beveiligings- en productiviteitsfuncties toegepast. Met behulp van de Workspace Security Manager (WSM) kan Lavan de beveiliging in NetDocuments-werkruimten beheren via een gebruiksvriendelijk dashboard, waardoor het kantoor eenvoudig aan governancevereisten kan voldoen. De Optical Character Recognition (OCR)-functionaliteit van NetDocuments controleert en converteert continu beeldgebaseerde documenten en bestanden naar doorzoekbare tekstdocumenten, waardoor gebruikers gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Het bedrijf maakt ook gebruik van CollabSpaces van NetDocuments, waarmee het naadloos en veilig kan samenwerken en documenten kan delen met klanten.

Het hybride personeelsbestand veilig en verbonden houden

Met NetDocuments werken alle medewerkers van Lavan vanuit één enkele bron van waarheid voor documenten en e-mails, waardoor de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar belangrijke documenten en communicatie met betrekking tot zaken tot een minimum wordt beperkt.

"De papieren dossiers bij Lavan zijn vervangen door gemakkelijk toegankelijke online bestanden, waarbij alles wordt opgeslagen in NetDocuments als centrale bron van informatie. Hierdoor konden we de fysieke opslagruimte aanzienlijk verminderen en een geweldige werkomgeving creëren", zegt Marcello. "Tegelijkertijd kunnen advocaten nu flexibel en veilig werken vanaf elke locatie, wat een enorme ondersteuning is voor hybride werken."

De API's van NetDocuments hebben niet alleen de efficiëntie verhoogd door integratie met Microsoft 365 en de oplossing voor dossierbeheer van het kantoor, maar bieden ook technologische flexibiliteit voor de toekomst. Marcello vervolgt: "De beslissing om onze documenten naar NetDocuments te verhuizen, hoefden we maar één keer te nemen. NetDocuments is een leverancier waarop we kunnen vertrouwen, omdat het bedrijf voortdurend innoveert en ons in staat stelt om voorop te blijven lopen."

"De papieren dossiers bij Lavan zijn vervangen door gemakkelijk toegankelijke online bestanden, waarbij alles is opgeslagen in NetDocuments als centrale bron van informatie. Hierdoor konden we de fysieke opslagruimte aanzienlijk verminderen en een geweldige werkomgeving creëren."

Marco Marcello, Manager Informatiesystemen, Lavan

Door NetDocuments te gebruiken, heeft Lavan de gemoedsrust dat gevoelige documenten veilig zijn. Bovendien kunnen de advocaten efficiënter werken en hebben ze meer tijd om zich te concentreren op hoogwaardiger werk voor cliënten. Tien jaar later blijft de samenwerking tussen Lavan en NetDocuments zich ontwikkelen, waardoor het kantoor voorop blijft lopen op het gebied van juridische technologie in Australië.

"Onze gebruikers waarderen de veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid van NetDocuments", concludeert Marcello. "Wat wil een advocaat nu eigenlijk? Ze willen een systeem dat op intuïtieve wijze documenten en e-mails vindt en opslaat. NetDocuments voldoet niet alleen aan al deze eisen, maar wij als kantoor hebben ook de gemoedsrust dat we een echte zakenpartner hebben die zich inzet om ons kantoor voorop te laten lopen en te anticiperen op onze behoeften voor de komende jaren."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.