NetDocuments og Lavan bygger på et tiår langt samarbeid for å holde seg i forkant av juridisk innovasjon

Om Lavan

Lavan, med hovedkontor i Perth, har vært et av Vest-Australias ledende advokatfirmaer i over 125 år. Firmaet ble grunnlagt i 1897 av den irske advokaten Michael Gibson Lavan, og ble raskt kjent i regionen.

Firmaet har betjent lokale og internasjonale klienter fra sine ikoniske kontorer i William Street siden 1990, og har bygget opp et av de største rettstvistteamene i Vest-Australia. I dag dekker firmaet praksisområder så forskjellige som landbruksnæring, bygg og anlegg, bedriftskriminalitet og eiendom og leasing. Lavan streber daglig etter å opprettholde sine fem kjerneverdier: fortreffelighet, integritet, samarbeid, oppfyllelse og mot.

Reisen til optimalisering av produktivitet og sikkerhet

Lavan, som tidligere brukte et lokalt Trackfile-system for dokumenthåndtering, startet søket etter et skybasert dokumenthåndteringssystem som en måte å forbedre forretningsprosesser og øke sikkerheten i hele firmaet.

Marco Marcello, leder for informasjonssystemer hos Lavan, hadde flere prioriteringer da de valgte et nytt DMS. Sikker oppretting, redigering og lagring av dokumenter var avgjørende. Samtidig var høy tjenestetilgjengelighet avgjørende for å sikre at firmaets advokater hadde tilgang til dokumenter og saksrelaterte e-poster til enhver tid.

«Høyprofilerte datainnbrudd var en skikkelig vekker for den juridiske sektoren i Australia. Vi innså raskt at det å flytte dokumenthåndteringen vår til skyen ville gi oss et ekstra lag med sikkerhet», sa Marcello. «NetDocuments var en naturlig løsning for Lavan fordi det er bygget i skyen, i motsetning til konkurrentene. NetDocuments' tette integrasjon med Microsofts produktivitetsapplikasjoner og muligheten til å administrere dokumenter og e-poster fra et sentralisert sted er også en stor positiv ting for oss, da dette betyr at advokatene våre kan jobbe produktivt og sikkert fra hvor som helst.»

«NetDocuments var et naturlig valg for Lavan fordi det er bygget i skyen, i motsetning til konkurrentene. NetDocuments' tette integrasjon med Microsofts produktivitetsapplikasjoner og muligheten til å administrere dokumenter og e-poster fra et sentralisert sted er også en stor fordel for oss, da dette betyr at advokatene våre kan jobbe produktivt og sikkert fra hvor som helst.»

Marco Marcello, leder for informasjonssystemer, Lavan

En vellykket utrulling trinn for trinn

Bare én måned etter at de signerte en kontrakt, begynte Lavan å rulle ut NetDocuments til sine 200 ansatte. Det nye DMS-et ble implementert team for team i hele virksomheten, med mer enn en million dokumenter migrert til skyen.

«Det var flott å jobbe med teamet hos NetDocuments, og de gjorde hele migreringsprosessen så sømløs som mulig, noe som sikret høy brukeradopsjon fra starten av», fortsatte Marcello.

Siden NetDocuments startet hos Lavan for ti år siden, har selskapet utvidet sin tilstedeværelse i Asia-Stillehavsregionen med regionale datasentre i Perth og Sydney. For Lavan har dette vært svært gunstig, ettersom det har gjort det mulig for firmaet å komme foran kravene til datalagring, samtidig som det har redusert tjenesteforsinkelsen.

Lavan har også benyttet seg av en rekke sikkerhets- og produktivitetsfunksjoner i løpet av tiden de har brukt NetDocuments. Gjennom Workspace Security Manager (WSM)-funksjonaliteten kan Lavan administrere sikkerheten i NetDocuments-arbeidsområder via et brukervennlig dashbord, slik at firmaet enkelt kan oppfylle styringskrav. NetDocuments' optiske tegngjenkjenningsfunksjonalitet (OCR) overvåker og konverterer kontinuerlig bildebaserte dokumenter og filer til tekstsøkbare dokumenter – noe som gjør det enkelt for brukere å finne akkurat det de leter etter. Firmaet bruker også NetDocuments' CollabSpaces, som muliggjør sikkert samarbeid og sømløst deling av dokumenter med kunder.

Å holde den hybride arbeidsstyrken sikker og tilkoblet

Med NetDocuments jobber alle Lavans ansatte fra én kilde til sannheten om dokumenter og e-poster, noe som minimerer tiden brukt på å søke etter viktige saksrelaterte dokumenter og kommunikasjon.

«Papirfiler hos Lavan har blitt erstattet av lett tilgjengelige filer på nett, med alt arkivert i NetDocuments som et sentralt sannhetspunkt. Dette gjorde det mulig for oss å redusere fysisk lagringsplass betydelig og skape et flott kontormiljø», sier Marcello. «Samtidig har det gjort det mulig for advokater å jobbe fleksibelt og sikkert fra hvor som helst, noe som har vært en enorm støtte for hybridarbeid.»

NetDocuments’ API-er har ikke bare økt effektiviteten gjennom integrasjon med Microsoft 365 og firmaets løsning for saksbehandling, men det tilbyr også teknologisk fleksibilitet for fremtiden. Marcello fortsatte: «Beslutningen om å flytte dokumentene våre til NetDocuments er en beslutning vi bare måtte ta én gang. NetDocuments er en leverandør vi kan stole på, ettersom de kontinuerlig innoverer og lar oss ligge i forkant av utviklingen.»

«Papirfiler hos Lavan er erstattet av lett tilgjengelige nettfiler, der alt er arkivert i NetDocuments som et sentralt sannhetspunkt. Dette gjorde at vi kunne redusere fysisk lagringsplass betydelig og skape et flott arbeidsmiljø på kontoret.»

Marco Marcello, leder for informasjonssystemer, Lavan

Bruken av NetDocuments har gitt Lavan tryggheten om at sensitive dokumenter er sikre. Videre har det gitt advokatene deres mulighet til å jobbe mer effektivt, samtidig som de frigjør tid til å fokusere på klientarbeid med høyere verdi. Ti år senere fortsetter Lavans partnerskap med NetDocuments å utvikle seg, noe som sikrer at firmaet holder seg i forkant av adopsjon av juridisk teknologi i Australia.

«Brukerne våre setter pris på NetDocuments’ sikkerhet, brukervennlighet og pålitelighet», konkluderte Marcello. «Hva ønsker en advokat egentlig? De ønsker et system som intuitivt finner og lagrer dokumenter og e-poster. Ikke bare oppfyller NetDocuments alle disse kravene – men vi som firma får tryggheten i å vite at vi har en ekte forretningspartner som er forpliktet til å holde firmaet vårt i forkant av utviklingen og forutse våre behov i årene som kommer.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.