Trots att det efter pandemin fanns ett stort tryck att flytta till molnet, befinner sig vissa advokatbyråer fortfarande i ett vägskäl mellan att behålla sitt traditionella lokala dokumenthanteringssystem (DMS) och att övergå till en mer kostnadseffektiv molnbaserad lösning. De ekonomiska konsekvenserna av att behålla lokala system blir ett allt större problem för advokatbyråer som ser över sina omkostnader, arbetsflöden och lönsamhet.

Med utgångspunkt i Rebecca Sattins blogg om 5 tecken på att det är dags att gå från lokal installation till molnet, ska vi titta närmare på det första tecknet, som handlar om de stigande kostnaderna för att underhålla ett lokalt DMS.

Den ekonomiska bördan av lokala system

Lokala system kräver betydande initiala investeringar i hårdvara och mjukvara. Denna traditionella installation innebär inte bara initiala kapitalutgifter utan också löpande kostnader för underhåll, uppgraderingar och säkerhet långt efter att avskrivningsfördelarna har upphört. Forrester uppskattar i en Total Economic Impact Study att det är 30–50 % billigare att byta till molnlösningar än att uppgradera lokala servrar och att det minskar administrationskostnaderna med 40 %.

Jämför detta med Carbert Waites erfarenhet av molnbaserad programvara: ”Att underhålla lokal hårdvara är en stor kapitalkostnad”, säger Dylan Snowdon, partner och medlem i verkställande kommittén. ”Man kan skriva av den under några år, men sedan har man en ny stor kapitalkostnad. Att gå över till ett molnbaserat DMS var därför något som definitivt intresserade oss som en del av vår övergripande IT-plan.”

Skalbarhet och flexibilitet

Lokala DMS-system är notoriskt rigida och de flesta system har varit i bruk under en längre tid med växande datamängder. När advokatbyråer växer kan det vara både kostsamt och tidskrävande att skala upp infrastrukturen för att möta den ökade efterfrågan. Vissa byråer köper dessutom in för mycket kapacitet för att säkerställa att de kan hantera toppbelastningar, som kanske bara inträffar sällan, vilket leder till slöseri med resurser och ineffektivitet.

Skalbarhet var en högsta prioritet när startup-företaget Astraea Group började leta efter ett nytt DMS. ”Vi ville ha en lösning som passade vår nuvarande företagsstorlek och som kunde växa med oss, så att vi inte skulle behöva byta system om ett eller två år”, säger grundaren Nina Stewart. Övergången till en molnbaserad plattform löste det problemet och gjorde det möjligt för företaget att snabbt få avkastning på sin investering.

Hindret för säkerhet och efterlevnad

Även om säkerhet ofta framhålls som en styrka hos lokala lösningar, kan verkligheten se annorlunda ut. Många säkerhetsstrukturer för lokala system har utformats för att skydda data inom företagets fyra väggar. Dagens behov av fjärråtkomst medför större säkerhetsrisker och utmaningar som molnet kan hantera.

Saken är den att de flesta advokatbyråer helt enkelt inte kan avsätta samma resurser till robust cybersäkerhet som en molnbaserad DMS-leverantör kan. ”De uppmärksammade dataintrången var en verklig väckarklocka för den juridiska sektorn i Australien. Vi insåg snabbt att en övergång till molnbaseraddokumenthantering skulle ge oss ett extra säkerhetsskikt”, förklarar Marco Marcello, informationssystemchef på Lavan.

Driftstopp och underhåll: dolda kostnader

En annan viktig fråga är driftstopp i samband med lokala system. För advokatbyråer, där fakturerbara timmar har en direkt koppling till intäkterna, är driftstopp inte bara ett besvär, utan också en direkt ekonomisk förlust. (Räck upp handen om din indexerare har slutat fungera för att möjliggöra sökning eller helt enkelt låser systemet.)

Inte övertygad? Här är de kalla, hårda fakta: I en undersökning från 2022 uppskattade 44 % av de tillfrågade kostnaden för IT-driftstopp till 16 700 dollar per server och minut – det vill säga cirka 1 miljon dollar per timme.

Molntjänstleverantörer har dedikerade resurser för att snabbt få servrarna online igen och minimera kostnaderna när problem uppstår. Frågan är: har ditt företag det?

Kundernas och medarbetarnas förväntningar

Dagens kunder och medarbetare förväntar sig samma smidighet och flexibilitet som de upplever när de har kontakt med andra företag. Det är något som lokala system har svårt att erbjuda. Kunderna vill ha enklare samarbete kring juridiska tjänster, och duktiga jurister söker flexibilitet i sin arbetsmiljö så att de kan arbeta var och när de behöver.

Ett molnbaserat DMS kan ge anställda den flexibilitet de behöver för att leverera förstklassig kundservice. Det är också bra för företagets långsiktiga tillväxt och stabilitet:

”Det blir allt viktigare att personalen kan komma åt våra dokument var som helst med den enhet de själva väljer”, förklarar Julie Berry, IT-partner på Saffery. ”Vi anser att detta är avgörande för medarbetarnas produktivitet och trivsel, eftersom vi vill attrahera och behålla de bästa talangerna.”

Slutsats: Dags för en förändring?

De driftskostnader som är förknippade med att underhålla ett lokalt dokumenthanteringssystem är ohållbara för konkurrenskraftiga advokatbyråer. Övergången till ett molnbaserat DMS löser inte bara det ekonomiska problemet utan gör det också möjligt för byråerna att bättre uppfylla kundernas och de anställdas förväntningar samtidigt som deras förmåga att skala upp och anpassa sig till marknadens krav förbättras.

När advokatbyråer navigerar genom dessa finansiella och operativa utmaningar blir valet uppenbart. Att investera i molnteknik är inte längre bara ett operativt beslut, utan ett strategiskt steg som är avgörande för att advokatbyråer ska kunna framtidssäkra sig i den digitala tidsåldern.

Advokatbyråer som vill förbli konkurrenskraftiga på en alltmer digital marknad måste ta hänsyn till dessa faktorer och utvärdera de potentiella fördelarna med en migrering till molnet. Den initiala investeringen i övergången till molnet kompenseras snabbt av minskade driftskostnader, förbättrad skalbarhet, ökad säkerhet och möjligheten att uppfylla moderna förväntningar.

När du överväger de betydande fördelarna med att övergå till molnet för din advokatbyrå är det viktigt att skilja fakta från fiktion. Fördjupa dig i verkligheten bakom molnbaserad teknik med vår guide Molnmyter – avslöjade! Få tydliga insikter och fatta välgrundade beslut för att säkerställa att din byrå förblir konkurrenskraftig i den digitala tidsåldern. Ladda ner din kopia idag och led din byrå mot en mer kostnadseffektiv och produktiv framtid i molnet.