Om Carbert Waite

Carbert Waite LLP är en advokatbyrå med 50 advokater som är specialiserade på rättstvister. Byrån ligger i centrala Calgary, Alberta, och har dessutom expertis inom hälso- och sjukvårdsrätt, arbetsrätt, medling/skiljedomsförfaranden, arvplanering och affärsjuridik. Den kanadensiska byrån är känd för att ge sina klienter tillförlitlig insikt och innovativa lösningar.

I slutet av 2022 bytte företaget från det lokala dokumenthanteringssystemet (DMS) Worldox till molnplattformen NetDocuments. Här delar Dylan Snowdon, partner och medlem i verkställande kommittén, med sig av sina insikter om företagets resa.

En kultur av genomtänkt innovation

När man vill upprätthålla högsta möjliga säkerhetsnivå tenderar man att inte driva på tekniska innovationer förrän alla riskfaktorer har hanterats. En del av att hålla sig informerad är att ha en öppen dialog med andra advokatbyråer.

”Vi för aktiva samtal med andra företag och pratar med människor för att ta reda på vilken teknik de använder, vad de tycker om den och vilka förändringar de skulle vilja se. Detta hjälper oss att ta ett genomtänkt, strategiskt grepp på innovation som tar hänsyn till de säkerhetsnivåer vi kräver”, säger Dylan om Carbert Waites kultur.

Företaget upplevde en ökande frustration över stabiliteten i sitt lokala Worldox DMS och oförmågan att komma åt dokument när och var de behövde dem, vilket ledde till beslutet att börja leta efter alternativa lösningar.

Affärsmål och utvärderingskriterier

Carbert Waite hade redan börjat övergå till molnet genom att implementera Microsoft 365, och deras programvara för praktikhantering och redovisning hade flyttats till en molnbaserad svit.

Dylan förklarar: ”Att underhålla lokal hårdvara är en stor kapitalkostnad. Man kan skriva av den under några år, men sedan har man en ny stor kapitalkostnad. Att flytta till ett molnbaserat DMS var därför något som verkligen intresserade oss som en del av vår övergripande IT-plan.”

Carbert Waite frågade andra företag om deras övergång till molnbaserade DMS-system och lärde sig av dem som hade lyckats. Förutom att säkerheten var av stor vikt, fanns det några andra viktiga faktorer som Carbert Waite letade efter i en ny dokumenthanteringsplattform, bland annat:

• Möjlighet till förbättrad effektivitet och rationalisering av företagets profileringprocess
• Ett intuitivt användargränssnitt som gör verktyget enkelt att använda för alla.
• Tillgänglighet via mobila enheter

Dylan tillade: ”Vi hade två advokater som använt NetDocuments på tidigare byråer och som gav mycket positiva omdömen, så med det och vår noggranna granskning mot våra mål och kriterier var beslutet att välja NetDocuments faktiskt ganska enkelt.”

”Vi hade två jurister som använt NetDocuments på tidigare arbetsplatser och som gav mycket positiva omdömen, så med det och vår noggranna granskning mot våra mål och kriterier var beslutet att välja NetDocuments faktiskt ganska enkelt.”

Dylan Snowdon, partner på Carbert Waite LLP

Planer för en framgångsrik lansering

För att maximera användningen av NetDocuments utvecklade Dylan och teamet en strategi för förändringshantering som omfattade en pilotgrupp, målinriktad utbildning och kommunikation inom hela företaget.

”Det var väldigt användbart att genomföra en pilotfas”, säger Dylan. ” Det skapade i princip en ny grupp ”utbildare” som kunde hjälpa resten av vårt team med frågor. Överlag ville vi ge människor de verktyg de behövde för att lyckas från dag ett och framåt, så vi ordnade många utbildningsmöjligheter, frågestunder med utbildaren och sedan ytterligare utbildning för att fortsätta utveckla färdigheterna.”

Företaget samarbetade också med en erfaren implementeringspartner för att få hjälp med lanseringen. Dylan konstaterar: ”Craig Bayer från Optiable var så kunnig. Han var avgörande för att få igång verksamheten.”

Snabba vinster med NetDocuments

Bara tre månader efter implementeringen ser Carbert Waite redan positiva resultat av övergången till NetDocuments. Några av höjdpunkterna är:

• Kraftfull sökfunktion gör det enkelt att hitta dokument: ”Användarna profilerar sina dokument och hittar dem sedan när de söker efter dem”, säger Dylan.
• Nya möjligheter för flexibelt distansarbete: Dylan förklarar: ”Denna rörlighet, möjligheten att arbeta på distans utan att vara bunden till en fjärrserver, har varit en stor förbättring för vårt distansarbete.”
• Support som levererar: ”NetDocuments support har alltid varit snabb och utmärkt, både ur användar- och administratörsperspektiv, ända sedan första dagen. Vi fick höra att den skulle vara bra, och det har den varit”, berättar Dylan.

Framtida projekt på horisonten

Carbert Waite har flera projekt på gång för att öka användningen av plattformen. Fokus på CollabSpaces för samarbete med externa kunder är en hög prioritet, och Dylan har haft framgång med SetBuilder och uppmuntrar andra att använda det. Han berättar: ”Att ha SetBuilder-verktyget i NetDocuments och kunna skapa dessa pärmar utan att lämna DMS har varit till stor hjälp. Jag behöver inte kopiera något till ett annat verktyg och sedan ta tillbaka det och omprofilera allt. Allt görs i NetDocuments. SetBuilder har varit ett fantastiskt verktyg som jag har använt för sammanfattningar, förberedelser inför rättegångar och förberedelser inför medling.”

Företaget förutser också att mobilitetsdelen kommer att växa organiskt i takt med att fler människor använder NetDocuments och blir mer bekanta och bekväma med dess funktioner.