En molnbaserad lösning som anpassas efter företagets omedelbara och framtida behov

Om King & Jurgens, L.L.C

I nästan 40 år har King & Jurgens betjänat både regionala och nationella kunder inom ett brett spektrum av verksamhetsområden, inklusive sjöfart, energi, miljörätt, allmän företagsrätt, skatterätt, bankrätt, byggrättstvister och försäkringsrätt.

Med huvudkontor i New Orleans och ett andra kontor i Houston representerar deras byrå med över 25 advokater ett brett spektrum av klienter, från privatpersoner och privatägda företag till börsnoterade och internationella företag. Som medlem i Law Firm Alliance, en strategisk allians med över 50 byråer och 2 500 advokater världen över, är de dedikerade till att tillgodose varje kunds behov samtidigt som de bibehåller de värderingar, det serviceengagemang och den kultur som deras kunder förväntar sig av en medelstor advokatbyrå.

En introduktion till centraliserad dokumenthantering

Sedan han började på King & Jurgens 2008 har IT-chefen Johnston Smith ansvarat för att modernisera och effektivisera företagets processer genom att implementera och hantera tekniska lösningar. ”När jag anställdes hade jag precis kommit från ett större företag. När jag frågade vilket dokumenthanteringssystem (DMS) de använde, frågade de ’vad är det?’. Med tanke på antalet advokater vi hade, visste jag att det var det första vi måste ändra.”

När han undersökte var han kunde göra en positiv insats upptäckte han att företagets befintliga processer för att skapa och dela dokument varierade från person till person, med en kombination av delade enheter och plattformar, var och en med sitt eget kategoriseringssystem och utan något centralt arkiv. ”Våra isolerade dokumenthanteringsrutiner var mycket besvärliga; ingen kunde hitta någonting.”

Eftersom det 2008 fanns få dokumenthanteringslösningar på marknaden som var anpassade efter juridikbranschens behov valde Johnston Worldox som grund för att centralisera byråns dokument.

Katalysatorn för förändring

Worldox fungerade bra för företaget i över ett decennium, men i takt med den tekniska utvecklingen märkte de snart att plattformen inte hängde med i deras växande behov.

”Vi behövde en teknik som var kompatibel med Microsoft 365 och kunde integreras väl med det. Det är framtidens modell.”

Johnston Smith, IT-direktör, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston märkte ett ökat missnöje med plattformens användargränssnitt och bristen på integration med Microsoft 365. Johnston beslutade att det var dags för företaget att se sig om efter en ny lösning för dokumenthantering. Han konstaterade: ”Vi behövde en teknik som var kompatibel med Microsoft 365 och kunde integreras väl med det. Det är framtidens modell.”

Väljer NetDocuments för intuitiv upplevelse och tidsbesparing

Baserat på feedback från advokaterna och vad Johnston hade sett hos andra byråer var NetDocuments det mest logiska valet för att ersätta Worldox: ”Det är intuitivt för användaren, och jag trodde inte att folk skulle ha några större problem att lära sig använda det.”

Som en molnbaserad lösning visste Johnston att NetDocuments kunde säkerställa att företaget håller sig uppdaterat med aktuell teknik och säkerhetstrender. När han talade om sin personliga erfarenhet berättade Johnston också att hans arbetsbörda med att hantera företagets IT har minskat avsevärt sedan migreringen till molnet och att han inte längre kommer att överväga lokal teknik för företagets teknikstack. Han kommenterade ”Just nu letar vi till exempel efter en ny faktureringslösning, och vi tittar inte ens på något lokalt. Även den största advokatbyrån är fortfarande ett litet företag, och det är inte ekonomiskt försvarbart att hantera egna servrar och hårdvara.”

Johnston redogjorde för de mål som företaget förväntar sig uppnå genom att byta från Worldox till NetDocuments:

1. Gör det enklare än någonsin för alla på företaget att skapa och hantera dokument. ”Det här är den första fasen och vårt huvudmål. Jag kan redan se att vi kommer att få en hög användningsgrad när det gäller dokumenthantering, eftersom NetDocuments är så lätt att förstå för alla.”
2. Utveckla en central kunskapsbank som både advokater och byråns personal kan använda för att snabbt få svar på sina frågor. ”Det blir enklare för oss att skapa en kunskapsbas som alla kan använda. Detta kommer att vara särskilt användbart för yngre advokater, så om de letar efter ett exempel på något har vi redan skapat det internt och det blir enklare att hitta och återanvända.”
3. Var säker på att varje dokument är den senaste versionen och en enda källa till sanningen när du delar mellan advokater, klienter och externa företag. ”Jag kan tänka mig att vi använder NetDocuments för att skicka stora dokument fram och tillbaka för enklare samarbete.”
4. Se till att alla lösningar inom företagets teknikstack inte bara fungerar bra och kommunicerar med varandra, utan också är kompatibla med det som kunderna använder. ”Som advokatbyrå måste man anpassa sig till den programvara som kunden använder. Det har varit ett problem för oss när det gäller virtuella skrivbord, men NetDocuments är ett DMS som är enkelt att köra och hantera på ett riktigt skrivbord och som fungerar bra tillsammans med Microsoft 365.”
5. Använd integrerade AI-funktioner och dokumentmallar för att spara tid och öka noggrannheten när du skapar vanliga kontrakt, formulär och annan dokumentation. ”Det är användbart att ha något som automatiskt lägger till rätt taggar och information i ett dokument. Allt som förbättrar kundupplevelsen.”

En ljus framtid med ett lättanvänt DMS

När det gäller framtiden för King & Jurgens är Johnston övertygad om att det bara kan bli bättre nu när de använder NetDocuments. ”Tidigare utnyttjade vi bara cirka 10 % av funktionerna i vårt DMS. Jag hoppas att NetDocuments användarvänlighet kommer att öka användningen av dess funktioner och den allmänna användaracceptansen.” Han är också nöjd med företagets fortsatta framsteg när det gäller att flytta all sin datahantering till molnet. ”Nu ägnar jag mer tid åt upptäckter än åt att hantera IT, och det har lättat på arbetsbördan genom övergången till molnet.”

"Jag hoppas att NetDocuments användarvänlighet kommer att öka användningen av dess funktioner och den allmänna användaracceptansen."

Johnston Smith, IT-direktör, King & Jurgens, L.L.C.

Företaget planerar att fortsätta använda virtuella skrivbord ett tag till, men han ser också en framtid där de kanske kan minska eller helt eliminera behovet när de börjar utforska NetDocuments alla funktioner. ”Vi kanske kan spara lite pengar genom att inte använda fullständiga virtuella skrivbord, utan istället behålla en sluten miljö inom NetDocuments. Vi ser fram emot vad framtiden har att erbjuda.”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.