Een cloud-first oplossing die aansluit bij de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf

Over King & Jurgens, L.L.C.

Al bijna 40 jaar bedient King & Jurgens zowel regionale als nationale cliënten in een breed spectrum van rechtsgebieden, waaronder maritiem recht, energierecht, milieurecht, algemeen ondernemingsrecht, fiscaal recht, bankrecht, bouwgeschillen en verzekeringsrecht.

Het kantoor heeft zijn hoofdkantoor in New Orleans en een tweede kantoor in Houston. Het telt meer dan 25 advocaten en vertegenwoordigt een breed scala aan cliënten, van particulieren en besloten vennootschappen tot beursgenoteerde en internationale ondernemingen. Als lid van de Law Firm Alliance, een strategische alliantie van meer dan 50 kantoren en 2500 advocaten wereldwijd, zetten zij zich in om aan de behoeften van elke cliënt te voldoen, met behoud van de waarden, serviceverplichting en cultuur die hun cliënten van een middelgroot advocatenkantoor verwachten.

Een inleiding tot gecentraliseerd documentbeheer

Sinds hij in 2008 bij King & Jurgens in dienst trad, is IT-directeur Johnston Smith verantwoordelijk voor het moderniseren en stroomlijnen van de processen van het kantoor door middel van het implementeren en beheren van technologische oplossingen. "Toen ik hier kwam werken, kwam ik net van een groter bedrijf. Toen ik vroeg welk documentbeheersysteem (DMS) ze gebruikten, vroegen ze 'wat is dat?'. Gezien het aantal advocaten dat we hadden, wist ik dat dat het eerste was wat we moesten veranderen."

Terwijl hij onderzocht waar hij een positieve impact kon hebben, ontdekte hij dat de bestaande processen voor het maken en delen van documenten binnen het bedrijf van persoon tot persoon verschilden. Er werd gebruikgemaakt van een combinatie van gedeelde schijven en platforms, elk met hun eigen categorisatiesysteem en zonder centrale opslagplaats. "Onze gescheiden documentbeheerpraktijken waren erg omslachtig; niemand kon iets vinden."

Omdat er in 2008 maar weinig oplossingen voor documentbeheer op de markt waren die geschikt waren voor de behoeften van de juridische sector, koos Johnston voor Worldox als basis voor het centraliseren van de documenten van het kantoor.

De katalysator voor verandering

Worldox heeft meer dan tien jaar goed gewerkt voor het bedrijf, maar naarmate de technologie zich verder ontwikkelde, merkten ze al snel dat het platform geen gelijke tred hield met hun veranderende behoeften.

"Onze technologie moest compatibel zijn met Microsoft 365 en goed kunnen worden geïntegreerd. Dat is het model voor de toekomst."

Johnston Smith, IT-directeur, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston zag dat er steeds meer ontevredenheid was over de gebruikersinterface van het platform en dat er een gebrek aan integratie met Microsoft 365 was. Johnston besloot dat het tijd was voor het bedrijf om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing voor documentbeheer. Hij merkte op: "We hadden technologie nodig die goed samenwerkte met Microsoft 365 en er goed in kon worden geïntegreerd. Dat is het model voor de toekomst."

NetDocuments gekozen vanwege intuïtieve ervaring en tijdwinst

Op basis van feedback van advocaten en wat Johnston bij andere kantoren had gezien, was NetDocuments de meest logische keuze om Worldox te vervangen: "Het is intuïtief in het gebruik en ik dacht niet dat mensen veel moeite zouden hebben om het te leren gebruiken."

Als cloud-first-oplossing wist Johnston dat NetDocuments ervoor kon zorgen dat het kantoor up-to-date zou blijven met de huidige technologie- en beveiligingstrends. Over zijn persoonlijke ervaring vertelde Johnston ook dat zijn werklast voor het beheer van de IT van het kantoor aanzienlijk is afgenomen sinds de migratie naar de cloud en dat hij niet langer on-prem-technologie voor de tech stack van het kantoor zal overwegen. Hij merkte op: "Op dit moment zijn we bijvoorbeeld ook op zoek naar een nieuwe factureringsoplossing, en we kijken niet eens naar on-prem-oplossingen. Zelfs het grootste advocatenkantoor is nog steeds een klein bedrijf, en het is economisch niet zinvol om je eigen servers en hardware te beheren."

Johnston schetste de doelstellingen die het bedrijf hoopt te bereiken door over te stappen van Worldox naar NetDocuments:

1. Maak het maken en beheren van documenten eenvoudiger dan ooit tevoren voor iedereen in het bedrijf. "Dit is de eerste fase en ons belangrijkste doel. Ik zie nu al dat we op het gebied van documentbeheer een hoge acceptatiegraad zullen zien, omdat NetDocuments voor iedereen zo gemakkelijk te begrijpen is."
2. Ontwikkel een centrale kennisbank waar zowel advocaten als medewerkers van het kantoor terecht kunnen om snel antwoord op hun vragen te krijgen. "Het zal voor ons gemakkelijker zijn om een kennisbank te creëren die iedereen kan gebruiken. Dit zal vooral nuttig zijn voor jongere advocaten, want als zij op zoek zijn naar een voorbeeld van iets, hebben we dat al intern gecreëerd en is het gemakkelijker te vinden en te hergebruiken."
3. Wees ervan verzekerd dat elk document de meest recente versie is en één enkele bron van waarheid wanneer u het deelt met advocaten, cliënten en externe bedrijven. "Ik zie ons NetDocuments gebruiken voor het heen en weer sturen van grote documenten om de samenwerking te vergemakkelijken."
4. Zorg ervoor dat alle oplossingen binnen de tech stack van het kantoor niet alleen goed werken en met elkaar communiceren, maar ook compatibel zijn met wat klanten gebruiken. "Als advocatenkantoor moet je je aanpassen aan de software die je klant gebruikt. Dat was voor ons een probleem op het gebied van virtuele desktops, maar NetDocuments is een DMS dat gemakkelijk te gebruiken en te beheren is op een echte desktop en goed samenwerkt met Microsoft 365."
5. Gebruik geïntegreerde AI-mogelijkheden en documentsjablonen om tijd te besparen en de nauwkeurigheid te vergroten bij het opstellen van veelgebruikte contracten, formulieren en andere documentatie. "Het is handig om iets te hebben dat automatisch de juiste tags en informatie aan een document toevoegt. Alles om de klantervaring te verbeteren."

Een mooie toekomst met een gebruiksvriendelijk DMS

Wat de toekomst voor King & Jurgens in petto heeft, is Johnston positief gestemd: nu ze NetDocuments gebruiken, kan het alleen maar beter worden. "Voorheen gebruikten we slechts ongeveer 10% van de functies van ons DMS. Ik hoop dat het gebruiksgemak van NetDocuments ervoor zal zorgen dat de functies vaker worden gebruikt en dat meer gebruikers ermee aan de slag gaan." Hij is ook tevreden over de voortdurende vooruitgang die het kantoor boekt bij het verplaatsen van al hun gegevensbeheer naar de cloud. "Nu besteed ik meer tijd aan onderzoek dan aan IT-beheer, en de overstap naar de cloud heeft mijn werklast verlicht."

"Ik hoop dat het gebruiksgemak van NetDocuments ervoor zal zorgen dat de functies ervan vaker worden gebruikt en dat het programma in het algemeen door meer gebruikers wordt geaccepteerd."

Johnston Smith, IT-directeur, King & Jurgens, L.L.C.

Hoewel het bedrijf van plan is om voorlopig nog met virtuele desktops te blijven werken, voorziet hij ook een toekomst waarin ze de behoefte hieraan kunnen verminderen of mogelijk zelfs elimineren zodra ze de volledige mogelijkheden van NetDocuments gaan verkennen. "We kunnen misschien wat geld besparen door geen volledige virtuele desktops te gebruiken, maar in plaats daarvan een gesloten omgeving binnen NetDocuments te behouden. We zijn benieuwd wat de toekomst ons zal brengen."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.