Une solution axée sur le cloud pour répondre aux besoins immédiats et futurs de l'entreprise

À propos de King & Jurgens, L.L.C.

Depuis près de 40 ans, King & Jurgens sert des clients régionaux et nationaux dans un large éventail de domaines, notamment le droit maritime, le droit de l'énergie, le droit de l'environnement, le droit des sociétés, le droit fiscal, le droit bancaire, le contentieux de la construction et la défense en matière d'assurance.

Basée à La Nouvelle-Orléans et disposant d'un deuxième bureau à Houston, leur cabinet, qui compte plus de 25 avocats, représente un large éventail de clients, allant des particuliers et des sociétés fermées aux sociétés cotées en bourse et internationales. En tant que membre de la Law Firm Alliance, une alliance stratégique regroupant plus de 50 cabinets et 2 500 avocats à travers le monde, ils s'engagent à répondre aux besoins de chaque client tout en conservant les valeurs, l'engagement en matière de service et la culture que leurs clients attendent d'un cabinet d'avocats de taille moyenne.

Introduction à la gestion centralisée des documents

Depuis qu'il a rejoint King & Jurgens en 2008, Johnston Smith, directeur informatique, est chargé de moderniser et de rationaliser les processus du cabinet en mettant en œuvre et en gérant des solutions technologiques. « Lorsque j'ai été embauché, je venais d'une entreprise plus grande. Quand j'ai demandé quel système de gestion documentaire (DMS) ils utilisaient, ils m'ont répondu : « Qu'est-ce que c'est ? » Compte tenu du nombre d'avocats que nous avions, je savais que c'était la première chose que nous devions changer. »

En cherchant où il pourrait avoir un impact positif, il a constaté que les processus existants de création et de partage de documents variaient d'une personne à l'autre, utilisant une combinaison de disques durs partagés et de plateformes, chacun avec son propre système de catégorisation et sans référentiel central. « Nos pratiques de gestion des documents cloisonnées étaient très lourdes ; personne ne trouvait jamais rien. »

En 2008, comme il y avait peu de solutions de gestion de documents adaptées aux besoins du secteur juridique sur le marché, Johnston a choisi Worldox comme base pour centraliser les documents du cabinet.

Le catalyseur du changement

Worldox a bien fonctionné pour le cabinet pendant plus d'une décennie, mais avec les progrès technologiques, ils ont rapidement remarqué que la plateforme ne répondait plus à leurs besoins en constante évolution.

« Nous avions besoin d'une technologie compatible avec Microsoft 365 et s'intégrant parfaitement à celui-ci. C'est le modèle de l'avenir. »

Johnston Smith, directeur informatique, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston a constaté un mécontentement croissant à l'égard de l'interface utilisateur de la plateforme et un manque d'intégration avec Microsoft 365. Johnston a décidé qu'il était temps pour l'entreprise de rechercher une nouvelle solution de gestion des documents. Il a déclaré : « Nous avions besoin d'une technologie compatible avec Microsoft 365 et s'intégrant bien à celui-ci. C'est le modèle de l'avenir. »

Choisir NetDocuments pour une expérience intuitive et un gain de temps

D'après les commentaires des avocats et ce que Johnston avait observé dans d'autres cabinets, NetDocuments était le choix le plus logique pour remplacer Worldox : « Il est intuitif et je ne pensais pas que les gens auraient beaucoup de mal à apprendre à l'utiliser. »

En tant que solution axée sur le cloud, Johnston savait que NetDocuments permettrait au cabinet de rester à la pointe des technologies et des tendances en matière de sécurité. Évoquant son expérience personnelle, Johnston a également indiqué que sa charge de travail liée à la gestion informatique du cabinet avait considérablement diminué depuis la migration vers le cloud et qu'il n'envisageait plus d'utiliser des technologies sur site pour l'infrastructure technologique du cabinet. Il a déclaré : « Par exemple, nous recherchons actuellement une nouvelle solution de facturation, et nous n'envisageons même pas de solution sur site. Même le plus grand cabinet d'avocats reste une petite entreprise, et il n'est pas rentable de gérer ses propres serveurs et son propre matériel. »

Johnston a présenté les objectifs que l'entreprise prévoit d'atteindre en passant de Worldox à NetDocuments :

1. Faciliter plus que jamais la création et la gestion de documents pour tous les membres de l'entreprise. « Il s'agit de la première phase et de notre objectif principal. Je constate déjà que, du côté de la gestion des documents, le taux d'adoption sera élevé, car NetDocuments est très facile à comprendre pour tout le monde. »
2. Développez une base centrale de connaissances à laquelle les avocats et le personnel du cabinet peuvent se référer pour obtenir rapidement des réponses à leurs questions. « Il sera plus facile pour nous de créer une base de connaissances accessible à tous. Cela sera particulièrement utile pour les jeunes avocats. Ainsi, s'ils recherchent un exemple, nous l'aurons déjà créé en interne et il sera plus facile à trouver et à réutiliser. »
3. Soyez assuré que chaque document est la version la plus récente et la seule source fiable lorsque vous le partagez entre avocats, clients et cabinets externes. « Je nous imagine déjà utiliser NetDocuments pour envoyer et recevoir des documents volumineux afin de faciliter la collaboration. »
4. Veillez à ce que toutes les solutions utilisées par le cabinet fonctionnent correctement, communiquent entre elles et soient compatibles avec celles utilisées par les clients. « En tant que cabinet d'avocats, vous devez vous adapter aux logiciels utilisés par vos clients. Cela a posé problème pour nous en matière de bureaux virtuels, mais NetDocuments est un système de gestion documentaire facile à utiliser et à gérer sur un bureau réel, qui s'intègre parfaitement à Microsoft 365. »
5. Utilisez les fonctionnalités d'IA intégrées et les modèles de documents pour gagner du temps et améliorer la précision lors de la création de contrats, formulaires et autres documents courants. « Il est utile de pouvoir disposer d'un outil qui ajoute automatiquement les balises et les informations appropriées dans un document. Tout ce qui peut améliorer l'expérience client. »

Un avenir prometteur grâce à un système de gestion documentaire facile à utiliser

Quant à l'avenir de King & Jurgens, M. Johnston est convaincu que les choses ne peuvent que s'améliorer maintenant que le cabinet utilise NetDocuments. « Auparavant, nous n'utilisions qu'environ 10 % des fonctionnalités de notre système de gestion documentaire. J'espère que la facilité d'utilisation de NetDocuments permettra d'accroître l'utilisation de ses fonctionnalités et son adoption globale par les utilisateurs. » Il se réjouit également des progrès continus réalisés par le cabinet dans le transfert de l'ensemble de sa gestion des données vers le cloud. « Je consacre désormais plus de temps à la recherche qu'à la gestion informatique, et le passage au cloud a allégé ma charge de travail. »

« J'espère que la facilité d'utilisation de NetDocuments favorisera l'utilisation de ses fonctionnalités et son adoption générale par les utilisateurs. »

Johnston Smith, directeur informatique, King & Jurgens, L.L.C.

Bien que le cabinet prévoie de conserver les bureaux virtuels pendant un certain temps, il envisage également un avenir où il pourrait être possible de réduire, voire d'éliminer, leur utilisation une fois que les capacités complètes de NetDocuments auront été explorées. « Nous pourrions réaliser de petites économies en n'utilisant pas de bureaux virtuels complets, mais en conservant plutôt un environnement fermé au sein de NetDocuments. Nous sommes impatients de voir ce que l'avenir nous réserve. »

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