Uma solução que prioriza a nuvem para se alinhar às necessidades imediatas e futuras da empresa

Sobre a King & Jurgens, L.L.C

Por quase 40 anos, a King & Jurgens tem atendido clientes regionais e nacionais em um amplo espectro de áreas de atuação, incluindo direito marítimo, energético, ambiental, corporativo geral, tributário, bancário, litígio de construção e defesa de seguros.

Com sede em Nova Orleans e um segundo escritório em Houston, seu escritório de mais de 25 advogados representa uma ampla gama de clientes, desde pessoas físicas e empresas de capital fechado até corporações internacionais e de capital aberto. Como membro da Law Firm Alliance, uma aliança estratégica de mais de 50 escritórios e 2.500 advogados em todo o mundo, eles se dedicam a atender às necessidades de cada cliente, mantendo os valores, o compromisso de serviço e a cultura que seus clientes esperam de um escritório de advocacia de médio porte.

Uma introdução ao gerenciamento centralizado de documentos

Desde que ingressou na King & Jurgens em 2008, o diretor de TI Johnston Smith é responsável por modernizar e otimizar os processos da empresa por meio da implementação e do gerenciamento de soluções tecnológicas. "Quando fui contratado pela primeira vez, eu tinha acabado de chegar de uma empresa maior. Quando perguntei qual sistema de gerenciamento de documentos (DMS) eles estavam usando, eles perguntaram "o que é isso?". Com o número de advogados que tínhamos, eu sabia que essa era a primeira coisa que teríamos de mudar."

Ao investigar onde poderia causar um impacto positivo, ele descobriu que os processos de criação e compartilhamento de documentos existentes na empresa variavam de pessoa para pessoa, usando uma combinação de unidades e plataformas compartilhadas, cada uma com seu próprio sistema de categorização e nenhum repositório central. "Nossas práticas de gerenciamento de documentos em silos eram muito complicadas; ninguém conseguia encontrar nada."

Com poucas soluções de gerenciamento de documentos adequadas às necessidades do setor jurídico disponíveis no mercado em 2008, a Johnston escolheu a Worldox como base para centralizar os documentos da empresa.

O catalisador da mudança

A Worldox funcionou bem para a empresa por mais de uma década, mas com o avanço da tecnologia, eles logo perceberam que a plataforma não estava acompanhando a evolução de suas necessidades.

"Precisaríamos que nossa tecnologia fosse compatível com o Microsoft 365 e se integrasse bem a ele. Esse é o modelo para o futuro."

Johnston Smith, Diretor de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston testemunhou o aumento da insatisfação com a interface de usuário da plataforma e a falta de integração com o Microsoft 365. Johnston decidiu que era hora de a empresa procurar uma nova solução de gerenciamento de documentos. Ele observou: "Precisaríamos que nossa tecnologia fosse compatível com o Microsoft 365 e se integrasse bem a ele. Esse é o modelo para o futuro".

Escolhendo o NetDocuments para uma experiência intuitiva e economia de tempo

Com base no feedback dos advogados e no que Johnston havia visto em outras empresas, o NetDocuments foi a escolha mais lógica para substituir o Worldox: "É intuitivo para o usuário e não achei que as pessoas teriam muita dificuldade para aprender a usá-lo."

Como uma solução que prioriza a nuvem, Johnston sabia que a NetDocuments poderia garantir que a empresa se mantivesse atualizada com as tendências atuais de tecnologia e segurança. E ao falar sobre sua experiência pessoal, Johnston também compartilhou que sua carga de trabalho gerenciando a TI da empresa diminuiu significativamente desde a migração para a nuvem e que não considerará mais a tecnologia local para a pilha de tecnologia da empresa. Ele comentou: "Por exemplo, no momento, também estamos procurando uma nova solução de faturamento e não estamos nem considerando nada no local. Mesmo o maior escritório de advocacia ainda é uma pequena empresa, e não faz sentido econômico lidar com seus próprios servidores e hardware."

Johnston delineou as metas que a empresa espera alcançar com a mudança do Worldox para o NetDocuments:

1. Tornar a criação e o gerenciamento de documentos mais fácil do que nunca para todos na empresa. "Essa é a primeira fase e nosso principal objetivo. Já posso ver que, no lado do gerenciamento de documentos, veremos grandes adoções devido à facilidade de compreensão do NetDocuments por todos."
2. Desenvolva um hub central de conhecimento que possa ser consultado pelos advogados e pela equipe da firma para que suas perguntas sejam respondidas rapidamente. "Será mais fácil para nós criar uma base de conhecimento para todos usarem. Isso será especialmente útil para os advogados mais jovens, pois se eles estiverem procurando um exemplo de algo, nós já o teremos criado internamente e será mais fácil encontrá-lo e reutilizá-lo."
3. Tenha certeza de que cada documento é a versão mais atual e uma única fonte de verdade ao compartilhar entre advogados, clientes e escritórios externos. "Posso imaginar que usaremos o NetDocuments para enviar documentos grandes para frente e para trás, facilitando a colaboração."
4. Certifique-se de que todas as soluções da pilha de tecnologia do escritório não apenas funcionem bem e se comuniquem entre si, mas também sejam compatíveis com o que os clientes estão usando. "Sendo um escritório de advocacia, o você precisa se adaptar a qualquer software que seu cliente utilize. Isso tem sido um problema para nós no lado do desktop virtual, mas o NetDocuments é um DMS fácil de executar e gerenciar em um desktop real que combina bem com o Microsoft 365."
5. Use recursos integrados de IA e modelos de documentos para economizar tempo e aumentar a precisão ao criar contratos, formulários e outras documentações comuns. "É útil poder fazer com que algo adicione automaticamente as tags e informações corretas em um documento. Tudo para tornar a experiência do cliente melhor."

Um futuro brilhante com um DMS fácil de usar

Quanto ao que o futuro reserva para a King & Jurgens, Johnston tem certeza de que as coisas só podem melhorar a partir de agora, agora que eles estão usando o NetDocuments. "Anteriormente, estávamos usando apenas cerca de 10% dos recursos do nosso DMS. Espero que a facilidade de uso do NetDocuments aumente o uso de seus recursos e a adoção geral dos usuários." Ele também está satisfeito com o progresso contínuo da empresa na transferência de todo o gerenciamento de dados para a nuvem. "Agora, meu tempo é gasto mais com descobertas do que com o gerenciamento de TI, e isso aliviou a carga ao passar para a nuvem."

"Espero que a facilidade de uso do NetDocuments aumente o uso de seus recursos e a adoção geral do usuário."

Johnston Smith, Diretor de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Embora a empresa planeje permanecer com os desktops virtuais por algum tempo, ele também prevê um futuro em que eles poderão reduzir ou potencialmente eliminar a necessidade quando começarem a explorar todos os recursos do NetDocuments. "Talvez possamos economizar um pouco de dinheiro não usando desktops virtuais completos e, em vez disso, manter um ambiente fechado no NetDocuments. Estamos entusiasmados com o que o futuro nos reserva."

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