Una soluzione “Cloud-First” per soddisfare le esigenze immediate e future dell’azienda

Informazioni su King & Jurgens, L.L.C.

Da quasi 40 anni, King & Jurgens assiste clienti sia a livello regionale che nazionale in un ampio ventaglio di aree di competenza, tra cui diritto marittimo, diritto energetico, diritto ambientale, diritto societario generale, diritto tributario, diritto bancario, contenzioso edilizio e difesa assicurativa.

Con sede centrale a New Orleans e una seconda sede a Houston, il loro studio legale, composto da oltre 25 avvocati, rappresenta una vasta gamma di clienti, che vanno dai privati e dalle società a conduzione familiare alle società quotate in borsa e alle multinazionali. In qualità di membri della Law Firm Alliance, un’alleanza strategica che riunisce oltre 50 studi legali e 2.500 avvocati in tutto il mondo, si impegnano a soddisfare le esigenze di ogni cliente, mantenendo al contempo i valori, l’impegno nel servizio e la cultura che i propri clienti si aspettano da uno studio legale di medie dimensioni.

Introduzione alla gestione centralizzata dei documenti

Da quando è entrato a far parte dello studio King & Jurgens nel 2008, il direttore IT Johnston Smith si è occupato di modernizzare e ottimizzare i processi dello studio attraverso l’implementazione e la gestione di soluzioni tecnologiche. «Quando sono stato assunto, provenivo da uno studio legale più grande. Quando ho chiesto quale sistema di gestione dei documenti (DMS) utilizzassero, mi hanno risposto: “Cos’è?”. Considerato il numero di avvocati che avevamo, sapevo che quella sarebbe stata la prima cosa da cambiare».

Mentre cercava di capire in quale ambito potesse apportare un contributo positivo, si rese conto che i processi esistenti di creazione e condivisione dei documenti all’interno dell’azienda variavano da persona a persona, con l’utilizzo di una combinazione di unità di rete condivise e piattaforme, ciascuna con il proprio sistema di classificazione e senza un archivio centrale. “Le nostre pratiche di gestione dei documenti, caratterizzate da compartimenti stagni, erano molto macchinose; nessuno riusciva a trovare nulla.”

Poiché nel 2008 sul mercato erano disponibili poche soluzioni di gestione documentale adatte alle esigenze del settore legale, Johnston ha scelto Worldox come piattaforma di base per centralizzare i documenti dello studio.

Il motore del cambiamento

Worldox ha funzionato bene per lo studio per oltre un decennio, ma con l’evolversi della tecnologia ci si è presto resi conto che la piattaforma non riusciva a stare al passo con le loro esigenze in continua evoluzione.

«Avevamo bisogno che la nostra tecnologia fosse compatibile con Microsoft 365 e si integrasse bene con essa. Questo è il modello per il futuro.»

Johnston Smith, direttore IT, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston ha constatato una crescente insoddisfazione per l’interfaccia utente della piattaforma e una mancanza di integrazione con Microsoft 365. Johnston ha deciso che era giunto il momento per l’azienda di valutare nuove soluzioni per la gestione dei documenti. Ha osservato: «Avevamo bisogno che la nostra tecnologia fosse compatibile con Microsoft 365 e si integrasse bene con esso. Questo è il modello per il futuro».

Scegliere NetDocuments per un'esperienza intuitiva e un risparmio di tempo

Sulla base dei pareri degli avvocati e di ciò che Johnston aveva osservato in altri studi legali, NetDocuments rappresentava la scelta più logica per sostituire Worldox: «È intuitivo e non pensavo che le persone avrebbero avuto grandi difficoltà a imparare a utilizzarlo».

Essendo una soluzione “cloud-first”, Johnston sapeva che NetDocuments avrebbe garantito allo studio di rimanere al passo con le attuali tendenze tecnologiche e di sicurezza. Parlando della sua esperienza personale, Johnston ha inoltre affermato che il suo carico di lavoro nella gestione dell’IT dello studio si è notevolmente alleggerito da quando sono passati al cloud e che non prenderà più in considerazione soluzioni on-premise per lo stack tecnologico dello studio. Ha commentato: «Ad esempio, in questo momento stiamo cercando una nuova soluzione di fatturazione e non stiamo nemmeno prendendo in considerazione soluzioni on-premise. Anche lo studio legale più grande rimane comunque una piccola impresa, e non ha senso dal punto di vista economico gestire autonomamente server e hardware.»

Johnston ha illustrato gli obiettivi che l'azienda prevede di raggiungere passando da Worldox a NetDocuments:

1. Rendere la creazione e la gestione dei documenti più semplice che mai, affinché tutti i collaboratori dello studio possano utilizzarle. “Questa è la prima fase e il nostro obiettivo principale. Posso già prevedere che, per quanto riguarda la gestione dei documenti, assisteremo a un’elevata diffusione grazie alla facilità d’uso di NetDocuments, comprensibile a tutti.”
2. Creare un centro di riferimento centrale a cui sia gli avvocati che il personale dello studio possano attingere per ottenere rapidamente risposta alle proprie domande. “Sarà più facile per noi creare una base di conoscenze a disposizione di tutti. Ciò sarà particolarmente utile per gli avvocati più giovani: se cercheranno un esempio di qualcosa, lo avremo già creato internamente e sarà più facile trovarlo e riutilizzarlo.”
3. Siate certi che ogni documento sia nella versione più aggiornata e costituisca l’unica fonte attendibile quando viene condiviso tra avvocati, clienti e studi legali esterni. “Mi immagino che useremo NetDocuments per scambiarci documenti di grandi dimensioni, in modo da facilitare la collaborazione.”
4. Assicurarsi che tutte le soluzioni presenti nello stack tecnologico dello studio non solo funzionino correttamente e comunichino tra loro, ma siano anche compatibili con ciò che utilizzano i clienti. “Essendo uno studio legale, bisogna adattarsi a qualsiasi software utilizzino i clienti. Questo è stato un problema per noi per quanto riguarda i desktop virtuali, ma NetDocuments è un sistema di gestione documentale (DMS) facile da utilizzare e gestire su un desktop reale, che si integra bene con Microsoft 365.”
5. Utilizza le funzionalità di intelligenza artificiale integrate e i modelli di documento per risparmiare tempo e aumentare la precisione nella creazione di contratti, moduli e altra documentazione di uso comune. “È utile poter contare su uno strumento che aggiunga automaticamente i tag e le informazioni corretti a un documento. Qualsiasi cosa che contribuisca a migliorare l’esperienza del cliente.”

Un futuro radioso grazie a un sistema di gestione documentale (DMS) di facile utilizzo

Per quanto riguarda il futuro di King & Jurgens, Johnston è convinto che le cose non possano che migliorare ora che utilizzano NetDocuments. “In precedenza, utilizzavamo solo circa il 10% delle funzionalità del nostro sistema di gestione documentale (DMS). Spero che la facilità d’uso di NetDocuments aumenti lo sfruttamento delle sue funzionalità e ne favorisca l’adozione da parte degli utenti». È inoltre soddisfatto dei continui progressi compiuti dallo studio nel trasferimento della gestione dei dati sul cloud. «Ora dedico più tempo alla ricerca delle prove che alla gestione IT, e il passaggio al cloud ha alleggerito il carico di lavoro».

«Spero che la facilità d’uso di NetDocuments favorisca un maggiore utilizzo delle sue funzionalità e ne aumenti l’adozione da parte degli utenti in generale.»

Johnston Smith, direttore IT, King & Jurgens, L.L.C.

Sebbene l’azienda intenda continuare a utilizzare i desktop virtuali ancora per un po’, egli immagina anche un futuro in cui potrebbe essere possibile ridurne o addirittura eliminarne la necessità, una volta che si inizierà a esplorare appieno le potenzialità di NetDocuments. “Potremmo riuscire a risparmiare un po’ di denaro evitando di utilizzare desktop virtuali completi e mantenendo invece un ambiente chiuso all’interno di NetDocuments. Siamo entusiasti di ciò che ci riserva il futuro.”

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