En skybasert løsning som samsvarer med firmaets umiddelbare og fremtidige behov

Om King & Jurgens, LLC

I nesten 40 år har King & Jurgens betjent både regionale og nasjonale klienter over et bredt spekter av praksisområder, inkludert maritim rett, energirett, miljørett, generell selskapsrett, skatt, bankrett, byggesaker og forsikringsrett.

Med hovedkontor i New Orleans og et annet kontor i Houston, representerer firmaet deres med over 25 advokater et bredt spekter av klienter, fra enkeltpersoner og nært holdingselskaper til børsnoterte og internasjonale selskaper. Som medlem av Law Firm Alliance, en strategisk allianse med mer enn 50 firmaer og 2500 advokater over hele verden, er de dedikert til å betjene alle klienters behov, samtidig som de beholder verdiene, serviceforpliktelsen og kulturen som klientene deres forventer av et mellomstort advokatfirma.

En introduksjon til sentralisert dokumenthåndtering

Siden han begynte i King & Jurgens i 2008, har IT-direktør Johnston Smith vært ansvarlig for å modernisere og effektivisere firmaets prosesser gjennom implementering og administrasjon av teknologiløsninger. «Da jeg først ble ansatt, hadde jeg nettopp kommet fra et større firma. Da jeg spurte hvilket dokumenthåndteringssystem (DMS) de brukte, spurte de: «Hva er det?» Med antallet advokater vi hadde, visste jeg at det var det første vi måtte endre.»

Mens han undersøkte hvor han kunne gjøre en positiv forskjell, fant han ut at firmaets eksisterende prosesser for dokumentoppretting og -deling varierte fra person til person, og brukte en kombinasjon av delte disker og plattformer, hver med sitt eget kategoriseringssystem og ingen sentral lagringsplass. «Våre isolerte dokumenthåndteringspraksiser var veldig tungvinte; ingen kunne finne noe.»

Med få dokumenthåndteringsløsninger på markedet som passet til behovene til den juridiske bransjen i 2008, valgte Johnston Worldox som en stiftelse for å sentralisere firmaets dokumenter.

Katalysatoren for endring

Worldox fungerte bra for firmaet i over et tiår, men etter hvert som teknologien utviklet seg, la de snart merke til at plattformen ikke holdt tritt med deres stadig utviklende behov.

«Vi trengte at teknologien vår var Microsoft 365-vennlig og integrerte godt med den. Det er fremtidens modell.»

Johnston Smith, IT-direktør, King & Jurgens, LLC

Johnston opplevde økt misnøye med plattformens brukergrensesnitt og mangel på integrasjon med Microsoft 365. Johnston bestemte seg for at det var på tide at firmaet undersøkte markedet etter en ny dokumenthåndteringsløsning. Han bemerket: «Vi trengte at teknologien vår var Microsoft 365-vennlig og integrerte godt med den. Det er modellen for fremtiden.»

Å velge NetDocuments for en intuitiv opplevelse og tidsbesparelser

Basert på tilbakemeldinger fra advokater og hva Johnston hadde sett hos andre firmaer, var NetDocuments det mest logiske valget for å erstatte Worldox: «Det er brukerintuitivt, og jeg trodde ikke folk ville ha mye problemer med å lære seg å bruke det.»

Som en skybasert løsning visste Johnston at NetDocuments kunne sikre at firmaet holdt seg oppdatert på gjeldende teknologi og sikkerhetstrender. Og da han snakket om sin personlige erfaring, delte Johnston også at arbeidsmengden hans med å administrere firmaets IT har blitt betydelig lettere siden han migrerte til skyen, og at han ikke lenger vil vurdere lokal teknologi for firmaets teknologistabel. Han kommenterte: «For eksempel, akkurat nå ser vi også etter en ny faktureringsløsning, og vi ser ikke engang på noe lokalt. Selv det største advokatfirmaet er fortsatt en liten bedrift, og det gir ikke økonomisk mening å håndtere sine egne servere og maskinvare.»

Johnston skisserte målene firmaet forventer å oppnå ved å gå over fra Worldox til NetDocuments:

1. Gjør dokumentoppretting og -administrasjon enklere enn noen gang før for alle i firmaet. «Dette er den første fasen, og hovedmålet vårt. Jeg kan allerede se at vi på dokumenthåndteringssiden vil se høy adopsjon på grunn av hvor enkelt NetDocuments er for alle å forstå.»
2. Utvikle et sentralt kunnskapssenter som begge advokatfirmaenes ansatte kan referere til for å få raskt svar på spørsmålene sine. «Det vil være enklere for oss å lage en kunnskapsbase som alle kan bruke. Dette vil være spesielt nyttig for yngre advokater, så hvis de leter etter et eksempel på noe, har vi allerede laget det internt, og det vil være enklere å finne og bruke det på nytt.»
3. Vær trygg på at hvert dokument er den nyeste versjonen og en enkelt sannhetskilde når du deler det mellom advokater, klienter og eksterne firmaer. «Jeg kan se for meg at vi bruker NetDocuments til å sende store dokumenter frem og tilbake for enklere samarbeid.»
4. Sørg for at alle løsningene i firmaets teknologiske stabel ikke bare fungerer bra og kommuniserer med hverandre, men også er kompatible med det klientene bruker. «Som et advokatfirma må du tilpasse deg programvaren klienten bruker. Det har vært et problem for oss på den virtuelle skrivebordssiden, men NetDocuments er et DMS som er enkelt å kjøre og administrere på et ekte skrivebord som passer godt sammen med Microsoft 365.»
5. Bruk integrerte AI-funksjoner og dokumentmaler for å spare tid og øke nøyaktigheten når du lager vanlige kontrakter, skjemaer og annen dokumentasjon. «Det er nyttig å kunne få noe til å automatisk legge til de riktige taggene og informasjonen i et dokument. Alt for å gjøre klientopplevelsen bedre.»

En lys fremtid med et brukervennlig DMS

Når det gjelder hva fremtiden bringer for King & Jurgens, er Johnston positiv til at ting bare kan bli bedre nå som de bruker NetDocuments. «Tidligere brukte vi bare rundt 10 % av funksjonene i DMS-systemet vårt. Jeg håper at brukervennligheten til NetDocuments vil øke bruken av funksjonene og den generelle brukeradopsjonen.» Han er også fornøyd med firmaets fortsatte fremgang med å flytte all datahåndtering til skyen. «Nå bruker jeg mer tid på å oppdage data enn å administrere IT, og det har lettet belastningen ved å gå over til skyen.»

«Jeg håper at brukervennligheten til NetDocuments vil øke bruken av funksjonene og den generelle brukeradopsjonen.»

Johnston Smith, IT-direktør, King & Jurgens, LLC

Selv om firmaet planlegger å fortsette med virtuelle skrivebord en stund, ser han også for seg en fremtid der de kanskje kan redusere eller potensielt eliminere behovet når de begynner å utforske NetDocuments' fulle muligheter. «Vi kan kanskje spare litt penger ved å ikke bruke fullstendige virtuelle skrivebord, og i stedet beholde et lukket miljø i NetDocuments. Vi er spente på hva fremtiden bringer.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.