Om Carbert Waite

Carbert Waite LLP er et advokatfirma med 50 advokater som spesialiserer seg på prosesser i sentrum av Calgary, Alberta, med tilleggskompetanse innen helserett, arbeidsrett, mekling/voldgift, eiendomsplanlegging og forretningsrett. Det kanadiske firmaet er kjent for å gi klienter pålitelig innsikt og innovative løsninger.

Sent i 2022 byttet firmaet fra det lokale dokumenthåndteringssystemet (DMS) Worldox til skyplattformen NetDocuments. Her deler Dylan Snowdon, partner og medlem av konsernledelsen, innsikt i firmaets reise.

En kultur av gjennomtenkt innovasjon

Når man ønsker å opprettholde det absolutt høyeste sikkerhetsnivået, har man en tendens til å ikke gå videre med teknologiske innovasjoner før alle risikofaktorer er adressert. En del av å holde seg oppdatert er å ha åpne dialoger med andre advokatfirmaer.

«Vi er aktivt engasjert i samtaler med andre firmaer, og snakker med folk for å finne ut hvilken teknologi de bruker, hva de synes om den og hvilke endringer de ønsker. Dette hjelper oss med å ha en gjennomtenkt, strategisk tilnærming til innovasjon som tar hensyn til sikkerhetsnivåene vi krever», bemerker Dylan om Carbert Waites kultur.

Firmaet opplevde økende frustrasjon over stabiliteten til sitt lokale Worldox DMS og manglende evne til å få tilgang til dokumenter hvor og når de trengte dem, noe som førte til at de bestemte seg for å begynne å se på alternative alternativer.

Forretningsmål og evalueringskriterier

Carbert Waite hadde allerede begynt å gå over til skyen ved å implementere Microsoft 365, og programvaren deres for praksisadministrasjon og regnskap hadde flyttet til en skybasert pakke.

Dylan forklarer: «Vedlikehold av lokal maskinvare er en stor kapitalutgift. Du må avskrive den i noen år, og så har du en annen stor kapitalutgift. Så å gå over til et skybasert DMS var absolutt noe som var interessant for oss som en del av vår overordnede IT-veikart.»

Carbert Waite spurte andre firmaer om deres overgang til skybaserte DMS-er og lærte av de som opplevde suksess. Utover at sikkerhet er svært viktig, var det noen viktige faktorer Carbert Waite lette etter i en ny dokumenthåndteringsplattform:

• Potensial for forbedret effektivitet og effektivisering av firmaets profileringsprosess
• Et intuitivt brukergrensesnitt som gjør verktøyet enkelt for folk å bruke
• Tilgjengelighet via mobile enheter

Dylan la til: «Vi hadde to advokater som brukte NetDocuments hos tidligere firmaer, og som ga strålende anmeldelser , så basert på det og vår due diligence-vurdering mot våre mål og kriterier, var beslutningen om å velge NetDocuments faktisk ganske enkel.»

«Vi hadde to advokater som brukte NetDocuments hos tidligere firmaer, og som ga strålende anmeldelser , så basert på det og vår due diligence-vurdering mot våre mål og kriterier, var beslutningen om å velge NetDocuments faktisk ganske enkel.»

Dylan Snowdon, partner i Carbert Waite LLP

Planer for en vellykket utrulling

For å maksimere bruken av NetDocuments utviklet Dylan og teamet en tilnærming til endringsledelse som inkluderte en pilotgruppe, målrettet opplæring og kommunikasjon på tvers av firmaet.

«Det var veldig nyttig å kjøre en pilotfase», sier Dylan. «Det skapte i hovedsak et nytt sett med «trenere» som kunne hjelpe resten av teamet vårt med spørsmål. Alt i alt ønsket vi å gi folk verktøyene de trengte for å lykkes fra dag én og utover, så vi satte opp mange muligheter for opplæring, spørsmål og svar med treneren, og deretter mer opplæring for å fortsette å utvikle ferdigheter.»

Firmaet inngikk også et samarbeid med en erfaren implementeringspartner for å hjelpe dem gjennom lanseringen. Dylan bemerker: «Craig Bayer fra Optiable var så kunnskapsrik. Han var avgjørende for å få oss i gang.»

Raske gevinster med NetDocuments

Bare tre måneder etter implementeringen ser Carbert Waite allerede positive resultater av overgangen til NetDocuments. Høydepunkter inkluderer:

• Kraftig søk gjør det enkelt å finne dokumenter: «Folk profilerer dokumentene sine og finner dem deretter når de søker etter dem», sier Dylan.
• Nye muligheter for fleksibelt fjernarbeid: Dylan forklarer: «Den mobilitetsdelen, muligheten til å jobbe eksternt, ikke bundet til en ekstern server – det har vært en stor forbedring for fjernarbeidet vårt.»
• Støtte som leverer: «NetDocuments-støtten har alltid vært rask og utmerket, både fra et bruker- og et administrativt perspektiv, helt siden dag én. Vi ble fortalt at den ville være bra, og det har den vært», forteller Dylan.

Fremtidige prosjekter i horisonten

Carbert Waite har flere prosjekter på gang for å forbedre bruken av plattformen. Fokus på CollabSpaces for eksternt klientsamarbeid er en topprioritet, og Dylan har hatt suksess med SetBuilder og oppfordrer andre til å bruke det. Han deler: «Det har vært veldig nyttig å ha SetBuilder- verktøyet i NetDocuments og kunne bygge disse mappene uten å forlate DMS-et. Jeg trenger ikke å kopiere noe over til et annet verktøy og deretter hente det tilbake og omprofilere alt. Alt gjøres i NetDocuments. SetBuilder har vært et flott verktøy jeg har brukt til briefinger, forberedelser til rettssaker og forberedelser til mekling.»

Firmaet ser også for seg at mobilitetsdelen vil vokse organisk etter hvert som flere bruker NetDocuments og blir mer kjent med og komfortable med funksjonene.