Informazioni su Carbert Waite

Carbert Waite LLP è uno studio legale specializzato in contenzioso con sede nel centro di Calgary, in Alberta, che conta 50 avvocati e vanta competenze aggiuntive in materia di diritto sanitario, diritto del lavoro, mediazione/arbitrato, pianificazione successoria e diritto commerciale. Lo studio canadese è noto per fornire ai propri clienti consulenze affidabili e soluzioni innovative.

Alla fine del 2022, lo studio è passato dal sistema di gestione dei documenti (DMS) Worldox on-premise alla piattaforma cloud NetDocuments. Dylan Snowdon, socio e membro del Comitato esecutivo, ci racconta qui alcuni aspetti di questo percorso.

Una cultura dell'innovazione ponderata

Quando si vuole garantire il massimo livello di sicurezza possibile, si tende a non portare avanti le innovazioni tecnologiche finché non siano stati affrontati tutti i fattori di rischio. Per rimanere sempre aggiornati è importante intrattenere un dialogo aperto con altri studi legali.

«Siamo attivamente impegnati in un dialogo con altre aziende, parlando con le persone per scoprire quali tecnologie utilizzano, cosa ne pensano e quali cambiamenti vorrebbero. Questo ci aiuta ad adottare un approccio ponderato e strategico all’innovazione che tenga conto dei livelli di sicurezza di cui abbiamo bisogno», osserva Dylan a proposito della cultura aziendale di Carbert Waite.

L'azienda era sempre più insoddisfatta della stabilità del proprio sistema di gestione documentale Worldox on-premise e dell'impossibilità di accedere ai documenti ovunque e in qualsiasi momento ne avesse bisogno, il che l'ha spinta a iniziare a valutare opzioni alternative.

Obiettivi aziendali e criteri di valutazione

Carbert Waite aveva già avviato il passaggio al cloud con l'implementazione di Microsoft 365, e i software di gestione dello studio e di contabilità erano stati trasferiti su una suite cloud.

Spiega Dylan: «La gestione dell’hardware in loco comporta una spesa in conto capitale ingente. È possibile ammortizzarla nell’arco di alcuni anni, ma poi si deve affrontare un’altra spesa in conto capitale ingente. Pertanto, il passaggio a un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud era sicuramente un’opzione che ci interessava nell’ambito della nostra strategia IT complessiva».

Carbert Waite ha chiesto ad altre aziende informazioni sul loro passaggio ai sistemi di gestione dei documenti (DMS) basati sul cloud e ha tratto insegnamento da quelle che hanno ottenuto risultati positivi. Oltre alla sicurezza, che riveste grande importanza, alcuni fattori chiave che Carbert Waite cercava in una nuova piattaforma di gestione dei documenti includevano:

• Possibilità di migliorare l'efficienza e di snellire il processo di profilazione dell'azienda
• Un'interfaccia utente intuitiva che rende lo strumento facile da usare
• Accessibilità tramite dispositivi mobili

Dylan ha aggiunto: «Due dei nostri avvocati, che avevano utilizzato NetDocuments nei loro precedenti studi legali, ne hanno parlato in termini entusiastici; quindi, considerando questo aspetto e la nostra analisi di due diligence rispetto ai nostri obiettivi e criteri, la decisione di scegliere NetDocuments è stata in realtà piuttosto semplice».

«Due dei nostri avvocati, che avevano già utilizzato NetDocuments nei loro precedenti studi legali, ne hanno parlato in termini entusiastici; quindi, considerando questo aspetto e la nostra analisi di due diligence rispetto ai nostri obiettivi e criteri, la decisione di scegliere NetDocuments è stata in realtà piuttosto semplice.»

Dylan Snowdon, socio dello studio Carbert Waite LLP

Piani per un’implementazione di successo

Per favorire la massima diffusione di NetDocuments, Dylan e il team hanno sviluppato un approccio alla gestione del cambiamento che prevedeva un gruppo pilota, una formazione mirata e comunicazioni a livello aziendale.

«Condurre una fase pilota è stato davvero utile», afferma Dylan. «In sostanza, ha permesso di creare un altro gruppo di “formatori” in grado di aiutare il resto del nostro team a risolvere eventuali dubbi. In generale, volevamo fornire alle persone gli strumenti necessari per avere successo fin dal primo giorno e anche in seguito, quindi abbiamo organizzato numerose opportunità di formazione, sessioni di domande e risposte con il formatore e, successivamente, ulteriori corsi di formazione per continuare a sviluppare le competenze».

L'azienda ha inoltre collaborato con un partner esperto nell'implementazione per ricevere assistenza durante la fase di lancio. Dylan osserva: «Craig Bayer di Optiable era davvero competente. È stato fondamentale per permetterci di diventare operativi».

Risultati immediati con NetDocuments

A soli tre mesi dall’implementazione, Carbert Waite sta già riscontrando risultati positivi grazie al passaggio a NetDocuments. Tra i punti salienti figurano:

• Una funzione di ricerca avanzata semplifica la ricerca dei documenti: «Gli utenti classificano i propri documenti e poi li ritrovano facilmente quando ne hanno bisogno», afferma Dylan.
• Nuove opportunità per un lavoro da remoto flessibile: Dylan spiega: «Quella componente di mobilità, la possibilità di lavorare da remoto senza essere vincolati a un server remoto, ha rappresentato un grande miglioramento per il nostro lavoro da remoto».
• Un’assistenza che mantiene le promesse: «L’assistenza di NetDocuments è sempre stata rapida ed eccellente, sia dal punto di vista degli utenti che da quello amministrativo, fin dal primo giorno. Ci era stato detto che sarebbe stata ottima, e così è stato», racconta Dylan.

Progetti futuri all’orizzonte

Carbert Waite ha diversi progetti in cantiere con l’obiettivo di ottimizzare l’utilizzo della piattaforma. L’attenzione a CollabSpaces per la collaborazione con i clienti esterni è una priorità assoluta, e Dylan, avendo ottenuto ottimi risultati con SetBuilder, sta incoraggiando gli altri a utilizzarlo. Racconta: «Avere lo strumento SetBuilder all’interno di NetDocuments e poter creare quei raccoglitori senza uscire dal DMS è stato davvero utile. Non devo copiare nulla in un altro strumento per poi riportarlo indietro e riorganizzarlo tutto da capo. Si fa tutto all’interno di NetDocuments. SetBuilder è stato uno strumento eccellente che ho utilizzato per le memorie, la preparazione dei processi e quella delle mediazioni».

L'azienda prevede inoltre che il settore della mobilità si espanderà in modo organico man mano che un numero crescente di persone utilizzerà NetDocuments e acquisirà maggiore familiarità e dimestichezza con le sue funzionalità.