Over Carbert Waite

Carbert Waite LLP is een advocatenkantoor met 50 advocaten, gevestigd in het centrum van Calgary, Alberta, met aanvullende expertise op het gebied van gezondheidsrecht, arbeidsrecht, bemiddeling/arbitrage, vermogensplanning en ondernemingsrecht. Het Canadese kantoor staat bekend om het bieden van betrouwbaar inzicht en innovatieve oplossingen aan cliënten.

Eind 2022 stapte het kantoor over van het lokale Worldox-documentbeheersysteem (DMS) naar het cloudplatform NetDocuments. Dylan Snowdon, partner en lid van het uitvoerend comité, geeft hier inzicht in het traject dat het kantoor heeft afgelegd.

Een cultuur van doordachte innovatie

Wanneer u het hoogst mogelijke veiligheidsniveau wilt handhaven, bent u geneigd om niet door te gaan met technologische innovaties totdat alle risicofactoren zijn aangepakt. Om goed geïnformeerd te blijven, is het belangrijk om een open dialoog te voeren met andere advocatenkantoren.

"We zijn actief in gesprek met andere bedrijven en praten met mensen om te achterhalen welke technologie ze gebruiken, wat ze daarvan vinden en welke veranderingen ze zouden willen zien. Dit helpt ons om een doordachte, strategische benadering van innovatie te hanteren, waarbij rekening wordt gehouden met het door ons vereiste beveiligingsniveau", aldus Dylan over de cultuur bij Carbert Waite.

Het bedrijf raakte steeds meer gefrustreerd over de stabiliteit van hun lokale Worldox DMS en het feit dat ze niet altijd en overal toegang hadden tot documenten wanneer dat nodig was. Daarom besloten ze op zoek te gaan naar alternatieve opties.

Bedrijfsdoelstellingen en evaluatiecriteria

Carbert Waite was al begonnen met de overstap naar de cloud door Microsoft 365 te implementeren, en hun praktijkbeheer- en boekhoudsoftware was overgestapt naar een cloudsuite.

Dylan legt uit : "Het onderhoud van lokale hardware is een grote kapitaaluitgave. Je kunt het een paar jaar afschrijven en dan heb je weer een grote kapitaaluitgave. Daarom was de overstap naar een cloud-DMS zeker iets wat ons interesseerde als onderdeel van onze algemene IT-roadmap."

Carbert Waite vroeg andere bedrijven naar hun overstap naar cloud-DMS'en en leerde van degenen die hier succes mee hadden. Naast het grote belang van beveiliging, waren er nog een aantal andere belangrijke factoren waar Carbert Waite naar op zoek was in een nieuw documentbeheerplatform, waaronder:

• Potentieel voor verbeterde efficiëntie en stroomlijning van het profileringproces van het bedrijf
• Een intuïtieve gebruikersinterface die de tool gebruiksvriendelijk maakt voor iedereen.
• Toegankelijkheid via mobiele apparaten

Dylan voegde hieraan toe: "We hadden twee advocaten die bij eerdere kantoren NetDocuments hadden gebruikt en die lovende recensies gaven, dus tussen dat en ons grondige onderzoek naar onze doelstellingen en criteria was de beslissing om voor NetDocuments te kiezen eigenlijk vrij eenvoudig."

"We hadden twee advocaten die bij eerdere kantoren NetDocuments hadden gebruikt en die lovende recensies gaven, dus tussen dat en onze due diligence ten opzichte van onze doelstellingen en criteria was de beslissing om voor NetDocuments te kiezen eigenlijk vrij eenvoudig."

Dylan Snowdon, partner bij Carbert Waite LLP

Plannen voor een succesvolle uitrol

Om het gebruik van NetDocuments te maximaliseren, ontwikkelden Dylan en het team een aanpak voor verandermanagement met een pilotgroep, doelgerichte trainingen en bedrijfsbrede communicatie.

"Het uitvoeren van een pilotfase was erg nuttig", zegt Dylan. "Het creëerde in feite een extra groep 'trainers' die de rest van ons team konden helpen met vragen. Over het algemeen wilden we mensen de tools bieden die ze nodig hadden om vanaf dag één en daarna succesvol te zijn, dus hebben we veel mogelijkheden gecreëerd voor trainingen, vraag-en-antwoordsessies met de trainer en vervolgens nog meer trainingen om vaardigheden verder te ontwikkelen."

Het bedrijf werkte ook samen met een ervaren implementatiepartner om hen te helpen bij de lancering. Dylan merkt op: "Craig Bayer van Optiable was zo deskundig. Hij heeft een belangrijke rol gespeeld bij het opstarten van ons bedrijf."

Snelle successen met NetDocuments

Slechts drie maanden na de implementatie ziet Carbert Waite al positieve resultaten van de overstap naar NetDocuments. De belangrijkste resultaten zijn:

• Krachtige zoekfunctie maakt het vinden van documenten eenvoudig: "Mensen profileren hun documenten en vinden ze vervolgens terug wanneer ze ernaar zoeken", zegt Dylan.
• Nieuwe mogelijkheden voor flexibel werken op afstand: Dylan legt uit: "Die mobiliteit, de mogelijkheid om op afstand te werken, zonder gebonden te zijn aan een externe server, is een grote verbetering voor ons werken op afstand."
• Ondersteuning die resultaat oplevert: " De ondersteuning van NetDocuments is vanaf dag één altijd snel en uitstekend geweest, zowel vanuit het oogpunt van de gebruiker als vanuit administratief oogpunt. Er werd ons verteld dat het goed zou zijn, en dat is ook zo gebleken", aldus Dylan.

Toekomstige projecten in het verschiet

Carbert Waite heeft verschillende projecten in de pijplijn om het gebruik van het platform verder te verbeteren. Een focus op CollabSpaces voor samenwerking met externe klanten is een topprioriteit, en Dylan heeft succes geboekt met SetBuilder en moedigt anderen aan om het ook te gebruiken. Hij vertelt: "Het is erg handig om de SetBuilder-tool in NetDocuments te hebben en die binders te kunnen maken zonder het DMS te verlaten. Ik hoef niets naar een andere tool te kopiëren en vervolgens weer terug te halen en opnieuw te profileren. Het gebeurt allemaal in NetDocuments. SetBuilder is een geweldige tool die ik gebruik voor dossiers, procesvoorbereiding en bemiddelingsvoorbereiding."

Het bedrijf verwacht ook dat het mobiliteitsgedeelte organisch zal groeien naarmate meer mensen NetDocuments gaan gebruiken en meer vertrouwd raken met de mogelijkheden ervan.