Nieuw cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) biedt één enkele bron van waarheid en nieuwe manieren van werken

Over Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner is een nicheadvocatenkantoor voor particuliere cliënten met 45 vooraanstaande advocaten, gevestigd in Londen. Het kantoor biedt zijn diensten aan sinds 1 mei 2009, na de afsplitsing van de hoog aangeschreven afdeling Particuliere Cliënten van Allen & Overy LLP.

Met een wereldwijd klantenbestand van zeer vermogende families streeft het kantoor ernaar alle juridische, commerciële en fiscale kwesties die van invloed zijn op zijn klanten te begrijpen, om hen principiële en praktische juridische oplossingen te bieden, waarbij het als hun vertrouwde adviseur met hen samenwerkt. Het behandelt ook fiscale geschillen, met name onderzoeken en vervolgprocedures met de HMRC.

Vastgoed, filantropie en liefdadigheid en immigratiepraktijken vormen een aanvulling op de traditionele sterke punten van het kantoor op het gebied van fiscale en vermogensplanning en geschillen met betrekking tot vermogen.

Een toekomstbestendig platform om dagelijkse juridische processen te verbeteren

Documenten vormen de kern van de bedrijfsvoering van Maurice Turnor Gardner. Daarom is het van cruciaal belang dat de advocaten van het kantoor eenvoudig en veilig toegang hebben tot belangrijke bestanden en deze kunnen delen.

Net als veel andere organisaties moest Maurice Turnor Gardner vanwege de pandemie snel overschakelen op thuiswerken. Voor het documentbeheer maakte het kantoor gebruik van het bestaande praktijkbeheersysteem (P4W) om documenten op te slaan en te beheren. Dit maakte het zoeken naar en samenwerken aan documenten echter moeilijk, vooral voor gebruikers die hun werkdag in Outlook doorbrengen, omdat het tijd kostte om tussen de verschillende applicaties te schakelen.

Bovendien konden de advocaten van het kantoor alleen op afstand toegang krijgen tot documenten via een virtuele desktop. Hoewel dit veiligheid bood, vereiste het ook een betrouwbare internetverbinding, wat niet altijd mogelijk was via wifi thuis. Als de verbinding van een advocaat werd verbroken, moest hij zich elke keer opnieuw authenticeren, wat ten koste ging van de gebruikerservaring. Maurice Turnor Gardner wilde daarom overstappen naar een echt cloudplatform dat zowel de veiligheid bood die zijn vermogende klanten eisen, als de flexibiliteit om het werken op afstand van zijn advocaten te ondersteunen.

"We hadden een oplossing nodig waarmee onze advocaten overal konden werken met minimale verstoring", aldus Richard Price, Finance and IT Manager bij Maurice Turnor Gardner. "Tegelijkertijd moest ons nieuwe DMS naadloos integreren met onze bestaande praktijkbeheeroplossing, die de basis vormt van ons bedrijf. Door ons documentbeheer naar de cloud te verplaatsen, zouden we kunnen profiteren van meer flexibiliteit en veiligheid."

"We hebben nu een toekomstbestendig DMS dat ons bedrijf de komende jaren zal ondersteunen, met de extra gemoedsrust dat onze documenten worden beschermd met het hoogste beveiligingsniveau in de cloud."

Richard Price, financieel en IT-manager, Maurice Turnor Gardner

Krachtige API's zorgen voor een snelle en naadloze implementatie NetDocuments viel op als het DMS bij uitstek, omdat het in de cloud is gebouwd, intuïtief is en advocaten in staat stelt naadloos en veilig te werken binnen hun dagelijkse applicaties.

"Door mijn deelname aan een aantal branche-evenementen in de loop der jaren heb ik NetDocuments altijd in de gaten gehouden. Dus toen het moment kwam om een DMS te kiezen, stond NetDocuments bovenaan mijn lijstje, omdat het een echt cloudplatform met krachtige API's was", vervolgt Price.

De implementatiepartner van NetDocuments, Accesspoint Legal Services, kon met behulp van de API's van NetDocuments snel een integratie met het praktijkbeheersysteem van het kantoor realiseren, waardoor Maurice Turnor Gardner al binnen drie maanden live kon gaan.

Daarnaast werden er onboarding-sessies gegeven om ervoor te zorgen dat alle gebruikers succesvol aan de slag konden en vrijwel onmiddellijk de voordelen konden benutten.

"Zoals bij elke IT-implementatie was het cruciaal om ervoor te zorgen dat onze advocaten volledig achter de nieuwe systemen stonden", aldus Price. "De implementatie van NetDocuments was de meest gewaardeerde productwijziging die we ooit hebben doorgevoerd. Onze advocaten zagen meteen hoe het hun manier van werken kon verbeteren, wat essentieel was voor de acceptatie door de gebruikers."

Geïntegreerde toepassingen verbeteren de productiviteit

Dankzij tools zoals de intelligente archiveringsfunctie van het NetDocuments-platform kunnen de 65 gebruikers van Maurice Turnor Gardner efficiënter werken en besparen ze tijd bij het zoeken naar en archiveren van documenten. Daardoor kunnen ze meer tijd besteden aan werk met een hogere toegevoegde waarde.

"NetDocuments heeft het leven van onze advocaten een stuk gemakkelijker gemaakt, waardoor zij zich kunnen concentreren op het leveren van de allerbeste klantenservice", voegt Price toe. "We hebben nu een toekomstbestendig DMS dat ons bedrijf de komende jaren zal ondersteunen, met de extra gemoedsrust dat onze documenten worden beschermd met het hoogste beveiligingsniveau in de cloud."

Door gebruik te maken van de integratie tussen de praktijkbeheertool van het kantoor en NetDocuments, kunnen de advocaten van Maurice Turnor Gardner werken in P4W, Outlook, Word en NetDocuments met één centrale opslagplaats voor informatie. Dit heeft de productiviteit verbeterd en de naleving van de regelgeving gewaarborgd, en nu is er slechts één enkele bron van waarheid in de NetDocuments-cloud. Met NetDocuments CollabSpaces kan Maurice Turnor Gardner nu ook documenten die zijn opgeslagen in NetDocuments delen en samenwerken met klanten, wat het kantoor een extra beveiligingslaag biedt.

Nu alle documenten in de cloud zijn opgeslagen, heeft Maurice Turnor Gardner er alle vertrouwen in dat zijn advocaten snel en veilig toegang hebben tot de bestanden die ze nodig hebben, waar ze ook werken. Bovendien betekent het grote aantal integraties dat NetDocuments ondersteunt dat het kantoor zijn juridische softwarestack toekomstbestendig kan maken door een best-of-breed-benadering te hanteren. Voor het kantoor kan dit de productiviteit en de dienstverlening aan klanten alleen maar verder verbeteren.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.