Nytt molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) ger en enda källa till information och nya sätt att arbeta på

Om Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner är en boutique-advokatbyrå med 45 förstklassiga advokater baserad i London. Byrån har erbjudit sina tjänster sedan den 1 maj 2009 efter avknoppningen av Allen & Overy LLP:s högt rankade avdelning för privatkunder.

Med en global kundbas bestående av mycket förmögna familjer strävar företaget efter att förstå alla juridiska, kommersiella och skattemässiga frågor som påverkar sina kunder för att kunna erbjuda dem principiella och praktiska juridiska lösningar, i samarbete med dem som deras betrodda rådgivare. Det omfattar även skattetvister, särskilt utredningar och uppföljande rättstvister med HMRC.

Fastighets-, filantropi- och välgörenhetsverksamhet samt invandringsfrågor kompletterar byråns traditionella styrkor inom skatte- och förmögenhetsplanering samt tvister relaterade till förmögenhet.

En framtidssäker plattform för att förbättra de dagliga juridiska processerna

Dokument är centrala för Maurice Turnor Gardners verksamhet. Därför är det avgörande för verksamheten att advokaterna enkelt och säkert kan komma åt och dela viktiga filer.

Liksom många andra organisationer var Maurice Turnor Gardner tvungen att snabbt övergå till distansarbete på grund av pandemin. När det gällde dokumenthantering använde företaget sitt befintliga praxisadministrationssystem (P4W) för att lagra och hantera dokument. Detta gjorde det dock svårt att söka efter och samarbeta kring dokument, särskilt för användare som tillbringar sin arbetsdag i Outlook, eftersom det tog tid att växla mellan de olika applikationerna.

Dessutom var det enda sättet för företagets advokater att få fjärråtkomst till dokument via en virtuell skrivbord. Detta gav visserligen säkerhet, men krävde också en pålitlig internetanslutning, vilket inte alltid var möjligt med hemma-WiFi. Om en advokats anslutning bröts innebar det att de sedan behövde autentisera sig på nytt varje gång, vilket påverkade användarupplevelsen. Maurice Turnor Gardner ville därför övergå till en äkta molnplattform som både skulle ge den säkerhet som dess förmögna kunder kräver och den flexibilitet som behövs för att stödja advokaternas behov av att arbeta på distans.

”Vi behövde en lösning som skulle göra det möjligt för våra jurister att arbeta var som helst med minimala störningar”, säger Richard Price, ekonomi- och IT-chef på Maurice Turnor Gardner. ”Samtidigt behövde vårt nya DMS integreras sömlöst med vår befintliga lösning för praktikhantering, som är grunden för vår verksamhet. Genom att flytta vår dokumenthantering till molnet skulle vi kunna dra nytta av ökad flexibilitet och säkerhet.”

”Vi har nu ett framtidssäkert DMS som kommer att driva vår verksamhet under många år framöver, med extra trygghet i vetskapen om att våra dokument skyddas med högsta säkerhetsnivå i molnet.”

Richard Price, ekonomi- och IT-chef, Maurice Turnor Gardner

Kraftfulla API:er möjliggör en snabb och smidig implementering NetDocuments utmärkte sig som det självklara valet av DMS eftersom det är molnbaserat, intuitivt och gör det möjligt för jurister att arbeta smidigt och säkert i sina dagliga applikationer.

”Efter att ha deltagit i ett antal branschevenemang genom åren har NetDocuments alltid varit på min radar. Så när det var dags att välja ett DMS stod NetDocuments högst upp på listan, eftersom det var en äkta molnplattform med starka API:er”, fortsatte Price.

NetDocuments implementeringspartner, Accesspoint Legal Services, kunde snabbt skapa en integration med byråns praxisadministrationssystem med hjälp av NetDocuments API:er, vilket innebar att Maurice Turnor Gardner kunde gå live på bara tre månader.

Dessutom hölls introduktionskurser för att säkerställa att alla användare kom igång utan problem och kunde dra nytta av fördelarna nästan omedelbart.

”Som vid alla IT-implementeringar var det avgörande att våra jurister var helt övertygade om de nya systemen”, säger Price. ”Implementeringen av NetDocuments var den mest uppskattade produktförändringen vi någonsin gjort. Våra jurister kunde omedelbart se hur det kunde förbättra deras arbetsmetoder, vilket var avgörande för att användarna skulle acceptera det.”

Integrerade applikationer förbättrar produktiviteten

Verktyg som den intelligenta arkiveringsfunktionen i NetDocuments-plattformen har gjort det möjligt för Maurice Turnor Gardners 65 användare att arbeta mer effektivt och spara tid på att söka efter och arkivera dokument. Som ett resultat har de kunnat ägna mer tid åt mer värdeskapande arbete.

”NetDocuments har gjort livet mycket enklare för våra jurister, vilket innebär att de kan fokusera på att leverera den allra bästa kundservicen”, tillägger Price. ”Vi har nu ett framtidssäkert DMS som kommer att driva vår verksamhet under många år framöver, med extra trygghet i vetskapen om att våra dokument skyddas med högsta säkerhetsnivå i molnet.”

Genom att utnyttja integrationen mellan företagets praktikhanteringsverktyg och NetDocuments har Maurice Turnor Gardners advokater kunnat arbeta i P4W, Outlook, Word och NetDocuments med ett centralt informationsarkiv. Detta har förbättrat produktiviteten och säkerställt efterlevnaden, och nu finns det bara en enda källa till information i NetDocuments moln. Med NetDocuments CollabSpaces kan Maurice Turnor Gardner nu också dela och samarbeta med kunder om dokument som lagras i NetDocuments, vilket ger byrån ett extra säkerhetsskikt.

Med alla dokument lagrade i molnet kan Maurice Turnor Gardner nu vara helt säker på att dess advokater snabbt och säkert kan komma åt de filer de behöver, oavsett var de arbetar. Dessutom innebär det stora antalet integrationer som NetDocuments stöder att byrån kan framtidssäkra sin juridiska programvarustack genom att anta en best-of-breed-strategi. För byrån kan detta bara ytterligare förbättra produktiviteten och kundservicen.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.