Le nouveau système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud offre une source unique d'informations fiables et de nouvelles méthodes de travail.

À propos de Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner est un cabinet d'avocats spécialisé dans la clientèle privée, composé de 45 avocats de haut niveau et basé à Londres. Le cabinet offre ses services depuis le 1er mai 2009, suite à la scission du département Clientèle privée très réputé du cabinet Allen & Overy LLP.

Avec une clientèle mondiale composée de familles très fortunées, le cabinet cherche à comprendre toutes les questions juridiques, commerciales et fiscales qui touchent ses clients afin de leur fournir des solutions juridiques fondées sur des principes et pratiques, en travaillant en partenariat avec eux en tant que conseillers de confiance. Il couvre également les litiges fiscaux, en particulier les enquêtes et les poursuites judiciaires avec le HMRC.

Les pratiques en matière d'immobilier, de philanthropie, d'œuvres caritatives et d'immigration complètent les atouts traditionnels du cabinet dans les domaines de la planification fiscale et successorale et des litiges liés au patrimoine.

Une plateforme évolutive pour améliorer les processus juridiques quotidiens

Les documents sont au cœur du fonctionnement de Maurice Turnor Gardner. Il est donc essentiel pour l'entreprise de permettre à ses avocats d'accéder facilement et en toute sécurité aux fichiers importants et de les partager.

Comme beaucoup d'organisations, Maurice Turnor Gardner a dû rapidement passer au télétravail en raison de la pandémie. En matière de gestion documentaire, le cabinet utilisait son système de gestion des pratiques existant (P4W) pour stocker et gérer les documents. Cependant, cela rendait difficile la recherche et la collaboration sur les documents, en particulier pour les utilisateurs qui passent leur journée de travail dans Outlook, car il fallait du temps pour passer d'une application à l'autre.

De plus, le seul moyen pour les avocats du cabinet d'accéder à distance aux documents était d'utiliser un bureau virtuel. Si cela garantissait la sécurité, cela nécessitait également une connexion Internet fiable, ce qui n'était pas toujours possible avec le WiFi domestique. Si la connexion d'un avocat était interrompue, il devait alors se réauthentifier à chaque fois, ce qui nuisait à l'expérience utilisateur. Maurice Turnor Gardner souhaitait donc passer à une véritable plateforme cloud qui offrirait à la fois la sécurité exigée par ses clients fortunés et la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins de ses avocats en matière de travail à distance.

« Nous avions besoin d'une solution qui permette à nos avocats de travailler depuis n'importe où avec un minimum de perturbations », explique Richard Price, directeur financier et informatique chez Maurice Turnor Gardner. « Parallèlement, notre nouveau système de gestion documentaire devait s'intégrer de manière transparente à notre solution de gestion de cabinet existante, qui est le pilier de notre activité. En transférant notre gestion documentaire vers le cloud, nous pouvions bénéficier d'une flexibilité et d'une sécurité accrues. »

« Nous disposons désormais d'un système de gestion documentaire évolutif qui soutiendra notre activité pendant de nombreuses années, avec la tranquillité d'esprit supplémentaire que nos documents sont protégés par le plus haut niveau de sécurité dans le cloud. »

Richard Price, directeur financier et informatique, Maurice Turnor Gardner

Des API puissantes pour une mise en œuvre rapide et transparente NetDocuments s'est imposé comme le système de gestion documentaire (DMS) de choix, car il est basé sur le cloud, intuitif et permet aux avocats de travailler de manière transparente et sécurisée dans le cadre de leurs applications quotidiennes.

« Après avoir assisté à plusieurs événements professionnels au fil des ans, NetDocuments a toujours retenu mon attention. Ainsi, lorsque le moment est venu de choisir un système de gestion documentaire, NetDocuments figurait en tête de liste, car il s'agissait d'une véritable plateforme cloud dotée d'API puissantes », poursuit M. Price.

Le partenaire de mise en œuvre de NetDocuments, Accesspoint Legal Services, a pu rapidement intégrer le système de gestion des pratiques du cabinet à l'aide des API de NetDocuments, ce qui a permis à Maurice Turnor Gardner d'être opérationnel en seulement trois mois.

De plus, des sessions d'intégration ont été organisées afin de garantir que tous les utilisateurs soient opérationnels et puissent profiter des avantages du système presque immédiatement.

« Comme pour tout déploiement informatique, il était essentiel de s'assurer que nos avocats adhèrent pleinement aux nouveaux systèmes », a déclaré M. Price. « La mise en œuvre de NetDocuments a été le changement de produit le mieux accueilli que nous ayons jamais effectué. Nos avocats ont immédiatement compris comment cela pouvait améliorer leurs méthodes de travail, ce qui a été déterminant pour l'adoption par les utilisateurs. »

Les applications intégrées améliorent la productivité

Des outils tels que la fonction de classement intelligent de la plateforme NetDocuments ont permis aux 65 utilisateurs de Maurice Turnor Gardner de travailler plus efficacement, en leur faisant gagner du temps dans la recherche et le classement des documents. Ils ont ainsi pu consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« NetDocuments a considérablement facilité la vie de nos avocats, qui peuvent désormais se concentrer pleinement sur la prestation d'un service client irréprochable », ajoute M. Price. « Nous disposons désormais d'un système de gestion documentaire évolutif qui accompagnera notre entreprise pendant de nombreuses années, avec la tranquillité d'esprit supplémentaire que nos documents sont protégés par le plus haut niveau de sécurité dans le cloud. »

Grâce à l'intégration entre l'outil de gestion du cabinet et NetDocuments, les avocats de Maurice Turnor Gardner peuvent désormais travailler dans P4W, Outlook, Word et NetDocuments à partir d'un référentiel centralisé. Cela a permis d'améliorer la productivité et de garantir la conformité, et il n'existe désormais plus qu'une seule source d'informations fiables dans le cloud NetDocuments. Grâce à NetDocuments CollabSpaces, Maurice Turnor Gardner peut désormais partager et collaborer avec ses clients sur des documents stockés dans NetDocuments, ce qui offre au cabinet un niveau de sécurité supplémentaire.

Avec tous ses documents stockés dans le cloud, Maurice Turnor Gardner a désormais l'assurance que ses avocats peuvent accéder rapidement et en toute sécurité aux dossiers dont ils ont besoin, où qu'ils se trouvent. De plus, grâce au nombre important d'intégrations prises en charge par NetDocuments, le cabinet peut pérenniser son parc logiciel juridique en adoptant une approche « best-of-breed ». Pour le cabinet, cela ne peut que renforcer la productivité et améliorer le service client.

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