O novo sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado na nuvem oferece uma única fonte de verdade e novas formas de trabalho

Sobre Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner é um escritório de advocacia boutique de clientes privados, com 45 advogados de primeira linha, com sede em Londres. O escritório oferece seus serviços desde 1º de maio de 2009, após a cisão do altamente conceituado Departamento de Clientes Privados da Allen & Overy LLP.

Com uma base de clientes global de famílias de altíssimo patrimônio líquido, o escritório procura entender todas as questões jurídicas, comerciais e tributárias que afetam seus clientes para fornecer soluções jurídicas práticas e baseadas em princípios, trabalhando em parceria com eles como seus consultores de confiança. O escritório também cobre disputas tributárias, especialmente investigações e acompanhamento de litígios com o HMRC.

As práticas de Real Estate, Philanthropy and Charities e Immigration complementam os pontos fortes tradicionais do escritório em planejamento tributário e patrimonial e disputas relacionadas a patrimônio.

Uma plataforma pronta para o futuro para aprimorar os processos jurídicos diários

Os documentos estão no centro das operações da Maurice Turnor Gardner. Portanto, permitir que seus advogados acessem e compartilhem arquivos importantes com facilidade e segurança é fundamental para os negócios.

Como muitas organizações, a Maurice Turnor Gardner teve que fazer uma rápida transição para o trabalho remoto devido à pandemia. No que se refere ao gerenciamento de documentos, a empresa estava usando o sistema de gerenciamento de prática existente (P4W) para armazenar e gerenciar documentos. No entanto, isso dificultava a busca e a colaboração em documentos, especialmente para os usuários que passavam o dia de trabalho no Outlook, pois levava tempo para alternar entre os diferentes aplicativos.

Além disso, a única maneira de os advogados da empresa acessarem documentos remotamente era por meio de um desktop virtual. Embora isso proporcionasse segurança, também exigia uma conexão confiável com a Internet, o que nem sempre era possível com o WiFi doméstico. Se a conexão de um advogado caísse, ele precisaria se autenticar novamente todas as vezes, o que afetava a experiência do usuário. Portanto, a Maurice Turnor Gardner queria migrar para uma verdadeira plataforma de nuvem que proporcionasse a segurança exigida por seus clientes de alto patrimônio líquido e a flexibilidade necessária para atender às necessidades de trabalho remoto de seus advogados.

"Precisávamos de uma solução que permitisse que nossos advogados trabalhassem de qualquer lugar com o mínimo de interrupção", disse Richard Price, gerente de finanças e TI da Maurice Turnor Gardner. "Ao mesmo tempo, nosso novo DMS precisava se integrar perfeitamente à nossa solução de gerenciamento de prática existente, que é a base de nossos negócios. Ao transferir nosso gerenciamento de documentos para a nuvem, poderíamos nos beneficiar de níveis aprimorados de flexibilidade e segurança."

"Agora temos um DMS preparado para o futuro que impulsionará nossos negócios nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de que nossos documentos estão protegidos com o mais alto nível de segurança na nuvem."

Richard Price, gerente de finanças e TI, Maurice Turnor Gardner

APIs robustas possibilitam uma implementação rápida e perfeita O NetDocuments se destacou como o DMS preferido, pois foi desenvolvido na nuvem, é intuitivo e permite que os advogados trabalhem de forma contínua e segura em seus aplicativos diários.

"Por ter participado de vários eventos do setor ao longo dos anos, a NetDocuments sempre esteve no meu radar. Portanto, quando se tratava de escolher um DMS, a NetDocuments estava no topo da lista por ser uma verdadeira plataforma em nuvem com APIs robustas", continuou Price.

O parceiro de implementação da NetDocuments, Accesspoint Legal Services, conseguiu criar rapidamente uma integração com o sistema de gerenciamento de prática da empresa usando as APIs da NetDocuments, o que significou que a Maurice Turnor Gardner conseguiu entrar em operação em apenas três meses.

Além disso, foram realizadas sessões de integração para garantir que todos os usuários estivessem funcionando com sucesso e pudessem obter os benefícios quase imediatamente.

"Como em qualquer implementação de TI, foi crucial garantir que nossos advogados estivessem totalmente integrados aos novos sistemas", disse Price. "A implementação do NetDocuments foi a mudança de produto mais bem recebida que já fizemos. Nossos advogados puderam ver imediatamente como isso poderia melhorar suas formas de trabalho, o que foi fundamental para a adoção do usuário."

Aplicativos integrados melhoram a produtividade

Ferramentas como a função de arquivamento inteligente da plataforma NetDocuments permitiram que os 65 usuários da Maurice Turnor Gardner trabalhassem com mais eficiência, economizando tempo na busca e no arquivamento de documentos. Como resultado, eles puderam dedicar mais tempo a trabalhos de maior valor.

"A NetDocuments facilitou muito a vida de nossos advogados, o que significa que eles podem se concentrar em oferecer o melhor serviço ao cliente", acrescentou Price. "Agora temos um DMS preparado para o futuro que impulsionará nossos negócios nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de que nossos documentos estão protegidos com o mais alto nível de segurança na nuvem."

Ao utilizar a integração entre a ferramenta de gerenciamento de prática da empresa e o NetDocuments, os advogados da Maurice Turnor Gardner puderam trabalhar no P4W, Outlook, Word e NetDocuments com um repositório central de informações. Isso melhorou a produtividade e garantiu a conformidade, e agora há apenas uma única fonte de verdade na nuvem do NetDocuments. Com o NetDocuments CollabSpaces, a Maurice Turnor Gardner agora também pode compartilhar e colaborar com os clientes em documentos armazenados no NetDocuments, proporcionando à empresa uma camada adicional de segurança.

Com todos os seus documentos na nuvem, a Maurice Turnor Gardner agora tem total confiança de que seus advogados podem acessar de forma rápida e segura os arquivos de que precisam, onde quer que estejam trabalhando. Além disso, o número significativo de integrações suportadas pelo NetDocuments significa que a empresa pode preparar sua pilha de software jurídico para o futuro, adotando a melhor abordagem possível. Para a empresa, isso só pode aumentar ainda mais a produtividade e o atendimento ao cliente.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.