Nytt skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) gir én sannhetskilde og nye arbeidsmåter

Om Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner er et boutique-advokatfirma for private klienter med 45 topprangerte advokater basert i London. Firmaet har tilbudt sine tjenester siden 1. mai 2009 etter fisjonen av Allen & Overy LLPs høyt rangerte avdeling for private klienter.

Med en global kundebase av familier med svært høy nettoformue, søker firmaet å forstå alle juridiske, kommersielle og skattemessige problemstillinger som påvirker klientene sine for å kunne tilby dem prinsipielle og praktiske juridiske løsninger, i samarbeid med dem som deres betrodde rådgivere. Det dekker også skattetvister, spesielt etterforskning og oppfølgende rettstvister med HMRC.

Praksis innen eiendom, filantropi, veldedighet og immigrasjon utfyller firmaets tradisjonelle styrker innen skatte- og arvsplanlegging og formuesrelaterte tvister.

En fremtidssikker plattform for å forbedre daglige juridiske prosesser

Dokumenter er kjernen i hvordan Maurice Turnor Gardner opererer. Derfor er det forretningskritisk å gjøre det mulig for advokatene deres å enkelt og sikkert få tilgang til og dele viktige filer.

Som mange andre organisasjoner måtte Maurice Turnor Gardner raskt gå over til fjernarbeid på grunn av pandemien. Når det gjaldt dokumenthåndtering, brukte firmaet sitt eksisterende praksisstyringssystem (P4W) til å lagre og administrere dokumenter. Dette gjorde det imidlertid vanskelig å søke etter og samarbeide om dokumenter, spesielt for brukere som tilbringer arbeidsdagen sin i Outlook, ettersom det tok tid å bytte mellom de forskjellige applikasjonene.

I tillegg var den eneste måten firmaets advokater kunne få tilgang til dokumenter eksternt via et virtuelt skrivebord. Dette ga sikkerhet, men det krevde også en pålitelig internettforbindelse, noe som ikke alltid var mulig på Wi-Fi hjemme. Hvis en advokats forbindelse ble brutt, betydde det at de måtte autentisere på nytt hver gang, noe som påvirket brukeropplevelsen. Maurice Turnor Gardner ønsket derfor å gå over til en ekte skyplattform som ville gi både sikkerheten som deres formuende klienter krever og fleksibiliteten til å støtte advokatenes behov for fjernarbeid.

«Vi trengte en løsning som ville gjøre det mulig for advokatene våre å jobbe hvor som helst med minimal forstyrrelse», sa Richard Price, økonomi- og IT-sjef hos Maurice Turnor Gardner. «Samtidig måtte vårt nye DMS integreres sømløst med vår eksisterende praksisstyringsløsning, som ligger til grunn for virksomheten vår. Ved å flytte dokumenthåndteringen vår til skyen ville vi kunne dra nytte av forbedret fleksibilitet og sikkerhet.»

«Vi har nå et fremtidssikkert DMS som vil drive virksomheten vår i årene som kommer, med ekstra trygghet i at dokumentene våre er beskyttet med det høyeste sikkerhetsnivået i skyen.»

Richard Price, økonomi- og IT-sjef, Maurice Turnor Gardner

Sterke API-er gir rask og sømløs implementering. NetDocuments skilte seg ut som det foretrukne DMS-et, ettersom det er bygget i skyen, intuitivt og lar advokater jobbe sømløst og sikkert i sine daglige applikasjoner.

«Etter å ha deltatt på en rekke bransjearrangementer gjennom årene, har NetDocuments alltid vært på radaren min. Så da det gjaldt å velge et DMS, var NetDocuments øverst på listen, ettersom det var en ekte skyplattform med sterke API-er», fortsatte Price.

NetDocuments' implementeringspartner, Accesspoint Legal Services, klarte raskt å bygge en integrasjon med firmaets praksisstyringssystem ved hjelp av NetDocuments' API-er, noe som betydde at Maurice Turnor Gardner kunne gå live på bare tre måneder.

I tillegg ble det gjennomført introduksjonssesjoner for å sikre at alle brukere var i gang uten problemer og kunne realisere fordelene nesten umiddelbart.

«Som med enhver IT-utrulling var det avgjørende å sørge for at advokatene våre var fullt om bord i de nye systemene», sa Price. «Implementeringen av NetDocuments var den mest mottatte produktendringen vi noensinne har gjort. Advokatene våre kunne umiddelbart se hvordan det kunne forbedre arbeidsmåtene deres, noe som var nøkkelen til brukeradopsjon.»

Integrerte applikasjoner forbedrer produktiviteten

Verktøy som den intelligente arkiveringsfunksjonen til NetDocuments-plattformen har gjort det mulig for Maurice Turnor Gardners 65 brukere å jobbe mer effektivt, noe som sparer dem tid på å søke etter og arkivere dokumenter. Som et resultat har de kunnet bruke mer tid på arbeid med høyere verdi.

«NetDocuments har gjort livene til advokatene våre mye enklere, noe som betyr at de kan fokusere på å levere den aller beste kundeservicen», la Price til. «Vi har nå et fremtidssikkert DMS som vil drive virksomheten vår i årene som kommer, med ekstra trygghet om at dokumentene våre er beskyttet med det høyeste sikkerhetsnivået i skyen.»

Ved å bruke integrasjonen mellom firmaets praksisstyringsverktøy og NetDocuments, har Maurice Turnor Gardners advokater kunnet jobbe i P4W, Outlook, Word og NetDocuments med ett sentralt informasjonslager. Dette har forbedret produktiviteten og sikret samsvar, og nå finnes det bare én sannhetskilde i NetDocuments-skyen. Med NetDocuments CollabSpaces kan Maurice Turnor Gardner nå også dele og samarbeide med klienter om dokumenter lagret på NetDocuments, noe som gir firmaet et ekstra lag med sikkerhet.

Med alle dokumentene sine lagret i skyen, har Maurice Turnor Gardner nå full tillit til at advokatene deres raskt og sikkert kan få tilgang til filene de trenger uansett hvor de jobber. I tillegg betyr det betydelige antallet integrasjoner NetDocuments støtter at firmaet kan fremtidssikre sin juridiske programvarepakke ved å ta i bruk en «best-of-breed»-tilnærming. For firmaet kan dette bare forbedre produktiviteten og kundeservicen ytterligere.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.