À propos de Carbert Waite

Carbert Waite LLP est un cabinet d'avocats spécialisé dans les litiges, comptant 50 avocats et situé au centre-ville de Calgary, en Alberta. Il possède également une expertise dans les domaines du droit de la santé, du droit du travail, de la médiation/arbitrage, de la planification successorale et du droit des affaires. Ce cabinet canadien est réputé pour fournir à ses clients des conseils avisés et des solutions innovantes.

Fin 2022, le cabinet est passé du système de gestion documentaire (DMS) Worldox sur site à la plateforme cloud NetDocuments. Dylan Snowdon, associé et membre du comité exécutif, partage ici son point de vue sur le parcours du cabinet.

Une culture d'innovation réfléchie

Lorsque vous souhaitez maintenir le niveau de sécurité le plus élevé possible, vous avez tendance à ne pas aller de l'avant avec les innovations technologiques tant que tous les facteurs de risque n'ont pas été pris en compte. Pour rester bien informé, il est important d'entretenir un dialogue ouvert avec d'autres cabinets d'avocats.

« Nous sommes activement engagés dans des discussions avec d'autres cabinets, nous discutons avec les gens pour savoir quelles technologies ils utilisent, ce qu'ils en pensent et quels changements ils souhaiteraient voir apporter. Cela nous aide à adopter une approche réfléchie et stratégique de l'innovation qui tient compte des niveaux de sécurité dont nous avons besoin », note Dylan à propos de la culture de Carbert Waite.

L'entreprise était de plus en plus frustrée par la stabilité de son système de gestion documentaire Worldox sur site et par l'impossibilité d'accéder aux documents où et quand elle en avait besoin, ce qui l'a incitée à rechercher d'autres solutions.

Objectifs commerciaux et critères d'évaluation

Carbert Waite avait déjà commencé à migrer vers le cloud en mettant en œuvre Microsoft 365, et ses logiciels de gestion et de comptabilité avaient été transférés vers une suite cloud.

Dylan explique : « La maintenance du matériel sur site représente une dépense d'investissement importante. Vous pouvez l'amortir pendant quelques années, puis vous devez faire face à une autre dépense d'investissement importante. Le passage à un système de gestion documentaire dans le cloud était donc tout à fait intéressant pour nous dans le cadre de notre stratégie informatique globale. »

Carbert Waite a interrogé d'autres entreprises sur leur migration vers des systèmes de gestion documentaire dans le cloud et a tiré des enseignements de celles qui ont réussi cette transition. Outre la sécurité, qui revêt une importance capitale, Carbert Waite recherchait plusieurs facteurs importants dans une nouvelle plateforme de gestion documentaire, notamment :

• Potentiel d'amélioration de l'efficacité et de rationalisation du processus de profilage de l'entreprise
• Une interface utilisateur intuitive qui rend l'outil facile à utiliser.
• Accessibilité via les appareils mobiles

Dylan a ajouté : « Deux avocats qui avaient utilisé NetDocuments dans leurs anciens cabinets nous en ont fait l'éloge. Compte tenu de cela et de notre analyse minutieuse par rapport à nos objectifs et critères, la décision de choisir NetDocuments a été assez facile à prendre. »

« Deux avocats qui avaient utilisé NetDocuments dans leurs anciens cabinets nous en avaient fait des éloges, alors entre cela et notre analyse minutieuse par rapport à nos objectifs et critères, la décision de choisir NetDocuments a été assez facile à prendre. »

Dylan Snowdon, associé chez Carbert Waite LLP

Plans pour un déploiement réussi

Afin de maximiser l'adoption de NetDocuments, Dylan et son équipe ont développé une approche de gestion du changement comprenant un groupe pilote, une formation ciblée et une communication à l'échelle de l'entreprise.

« La phase pilote s'est avérée très utile », explique Dylan. « Elle a permis de former un nouveau groupe de « formateurs » capables d'aider le reste de notre équipe à répondre à leurs questions. Globalement, nous voulions fournir aux employés les outils dont ils avaient besoin pour réussir dès le premier jour et au-delà. Nous avons donc mis en place de nombreuses formations, des sessions de questions-réponses avec le formateur, puis d'autres formations pour continuer à développer leurs compétences. »

L'entreprise s'est également associée à un partenaire expérimenté dans la mise en œuvre pour l'aider à traverser la phase de lancement. Dylan remarque : « Craig Bayer, d'Optiable, était très compétent. Il a joué un rôle déterminant dans notre démarrage. »

Gains rapides avec NetDocuments

Trois mois seulement après la mise en œuvre, Carbert Waite constate déjà les effets positifs du passage à NetDocuments. Voici quelques-uns des points forts :

• Une fonction de recherche puissante facilite la recherche de documents : « Les gens créent des profils pour leurs documents, puis les retrouvent lorsqu'ils les recherchent », explique Dylan.
• De nouvelles opportunités pour un travail à distance flexible : Dylan explique : « Cette mobilité, cette possibilité de travailler à distance, sans être lié à un serveur distant, a considérablement amélioré notre travail à distance. »
• Un support efficace : « Depuis le premier jour, le support NetDocuments a toujours été rapide et excellent, tant du point de vue des utilisateurs que de celui de l'administration. On nous avait dit qu'il serait efficace, et il l'a été », explique Dylan.

Projets futurs à l'horizon

Carbert Waite a plusieurs projets en cours visant à optimiser l'utilisation de la plateforme. L'accent mis sur CollabSpaces pour la collaboration avec les clients externes est une priorité absolue, et Dylan a obtenu de bons résultats avec SetBuilder et encourage les autres à l'utiliser. Il explique : « Disposer de l'outil SetBuilder dans NetDocuments et pouvoir créer ces classeurs sans quitter le système de gestion documentaire (DMS) a été très utile. Je n'ai pas besoin de copier quoi que ce soit dans un autre outil, puis de le ramener et de tout reprofiler. Tout se fait dans NetDocuments. SetBuilder est un excellent outil que j'utilise pour les mémoires, la préparation des procès et la préparation des médiations. »

L'entreprise prévoit également que la mobilité connaîtra une expansion organique à mesure que de plus en plus de personnes utiliseront NetDocuments et se familiariseront avec ses fonctionnalités.