Sobre Carbert Waite

Carbert Waite LLP es un bufete de 50 abogados especializado en litigios situado en el centro de Calgary, Alberta, con experiencia adicional en derecho sanitario, derecho laboral, mediación/arbitraje, planificación patrimonial y asuntos de derecho mercantil. Este bufete canadiense es conocido por ofrecer a sus clientes una visión fiable y soluciones innovadoras.

A finales de 2022, el bufete hizo el cambio del sistema de gestión documental (DMS) local Worldox a la plataforma en la nube NetDocuments. A continuación, Dylan Snowdon, socio y miembro del Comité Ejecutivo, comparte sus impresiones sobre el viaje del bufete.

Una cultura de innovación reflexiva

Cuando se desea mantener el máximo nivel de seguridad posible, se tiende a no avanzar en las innovaciones tecnológicas hasta que se hayan abordado todos los factores de riesgo. Parte de mantenerse informado consiste en mantener diálogos abiertos con otros bufetes.

"Participamos activamente en conversaciones con otras empresas, hablamos con la gente para saber qué tecnología utilizan, qué opinan de ella y qué cambios desearían. Esto nos ayuda a adoptar un enfoque reflexivo y estratégico de la innovación que tenga en cuenta los niveles de seguridad que requerimos", señala Dylan sobre la cultura de Carbert Waite.

La empresa estaba experimentando frustraciones crecientes con la estabilidad de su DMS Worldox local y la incapacidad de acceder a los documentos donde y cuando los necesitaban, lo que motivó su decisión de empezar a buscar opciones alternativas.

Objetivos empresariales y criterios de evaluación

Carbert Waite ya había iniciado el cambio a la nube mediante la implantación de Microsoft 365, y su software de gestión de consultas y contabilidad se había trasladado a una suite en la nube.

Explica Dylan: "Mantener el hardware in situ es un gran gasto de capital. Tienes que depreciarlo durante unos años y luego tienes otro gran gasto de capital. Así que pasar a un DMS en la nube era sin duda algo que nos interesaba como parte de nuestra hoja de ruta general de TI."

Carbert Waite preguntó a otras empresas sobre su paso a los SGD en la nube y aprendió de las que habían tenido éxito. Más allá de que la seguridad fuera de gran importancia, algunos factores importantes que Carbert Waite buscaba en una nueva plataforma de gestión documental incluían:

• Potencial de mejora de la eficacia y racionalización del proceso de elaboración de perfiles de la empresa
• Una interfaz de usuario intuitiva que facilite el uso de la herramienta
• Accesibilidad a través de dispositivos móviles

Dylan añadió : "Teníamos dos abogados que utilizaban NetDocuments en bufetes anteriores que nos proporcionaron críticas muy favorables, así que entre eso y nuestra diligencia debida con respecto a nuestros objetivos y criterios, la decisión de seleccionar NetDocuments fue en realidad bastante fácil."

"Teníamos dos abogados que utilizaban NetDocuments en bufetes anteriores que nos proporcionaron críticas muy favorables, así que entre eso y nuestra diligencia debida con respecto a nuestros objetivos y criterios, la decisión de seleccionar NetDocuments fue en realidad bastante fácil."

Dylan Snowdon, socio de Carbert Waite LLP

Planes para un despliegue con éxito

Para ayudar a maximizar la adopción de NetDocuments, Dylan y el equipo desarrollaron un enfoque de gestión del cambio que incluía un grupo piloto, formación específica y comunicaciones en toda la empresa.

"Llevar a cabo una fase piloto fue realmente útil", dice Dylan. "Esencialmente creó otro grupo de 'formadores' que podían ayudar al resto de nuestro equipo con sus preguntas. En general, queríamos proporcionar a la gente las herramientas que necesitaban para tener éxito el primer día y más allá, así que establecimos muchas oportunidades de formación, sesiones de preguntas y respuestas con el formador, y luego más formación para seguir desarrollando habilidades."

La empresa también se asoció con un socio de implementación experimentado para ayudarles durante el lanzamiento. Dylan señala: "Craig Bayer, de Optiable, estaba muy bien informado. Fue fundamental para ponernos en marcha".

Ganancias rápidas con NetDocuments

Apenas tres meses después de la implantación, Carbert Waite ya está observando resultados positivos del cambio a NetDocuments. Entre los más destacados se incluyen:

• La potente búsqueda facilita la localización de documentos: "La gente está perfilando sus documentos y luego los encuentra cuando los busca", dice Dylan.
• Nuevas oportunidades para el trabajo flexible a distancia: Dylan explica: "Esa pieza de movilidad, la capacidad de trabajar a distancia, no atado a un servidor remoto - eso ha sido una gran mejora para nuestro trabajo a distancia."
• Un soporte que cumple: "El soporte de NetDocuments siempre ha sido rápido y excelente tanto desde el punto de vista del usuario como administrativo desde el primer día. Nos dijeron que sería bueno, y lo ha sido", comparte Dylan.

Futuros proyectos en el horizonte

Carbert Waite tiene varios proyectos en marcha mientras buscan elevar su uso de la plataforma. Una de las principales prioridades es centrarse en CollabSpaces para la colaboración con clientes externos, y Dylan ha experimentado el éxito con SetBuilder y está animando a otros a utilizarlo. Él comparte: "Tener la herramienta SetBuilder dentro de NetDocuments y poder construir esas carpetas sin salir del DMS ha sido realmente útil. No tengo que copiar nada a otra herramienta y luego traerlo de vuelta y volver a archivarlo todo. Todo se hace en NetDocuments. SetBuilder ha sido una gran herramienta que he estado utilizando para los escritos, la preparación de juicios y la preparación de mediaciones."

La empresa también prevé que la parte de movilidad se ampliará orgánicamente a medida que más personas utilicen NetDocuments y se familiaricen y se sientan más cómodas con sus capacidades.