Sobre Carbert Waite

Carbert Waite LLP é um escritório de advocacia de litígio com 50 advogados, localizado no centro de Calgary, Alberta, com experiência adicional em direito da saúde, direito trabalhista, mediação/arbitragem, planejamento imobiliário e questões de direito comercial. O escritório canadense é conhecido por oferecer aos clientes uma visão confiável e soluções inovadoras.

No final de 2022, a empresa fez a mudança do sistema de gerenciamento de documentos (DMS) local da Worldox para a plataforma de nuvem NetDocuments. Aqui, Dylan Snowdon, sócio e membro do Comitê Executivo, compartilha insights sobre a jornada da empresa.

Uma cultura de inovação ponderada

Quando o você deseja manter o mais alto nível de segurança possível, tende a não avançar com inovações tecnológicas até que todos os fatores de risco tenham sido abordados. Parte de manter-se informado é ter diálogos abertos com outros escritórios de advocacia.

"Estamos ativamente envolvidos em conversas com outras empresas, conversando com as pessoas para descobrir que tecnologia elas estão usando, o que pensam sobre ela e que mudanças gostariam de ter. Isso nos ajuda a adotar uma abordagem estratégica e ponderada em relação à inovação que leva em conta os níveis de segurança que exigimos", observa Dylan sobre a cultura da Carbert Waite.

A empresa estava se sentindo cada vez mais frustrada com a estabilidade de seu DMS Worldox local e com a incapacidade de acessar documentos onde e quando precisasse deles, o que levou a empresa a procurar opções alternativas.

Metas de negócios e critérios de avaliação

A Carbert Waite já havia começado a migrar para a nuvem implementando o Microsoft 365, e seu software de gerenciamento de prática e contabilidade havia mudado para um pacote de nuvem.

Dylan explica: "Manter o hardware no local é uma grande despesa de capital. O você tem que depreciá-lo por alguns anos e depois tem outra grande despesa de capital. Portanto, a mudança para um DMS na nuvem foi certamente algo que nos interessou como parte de nosso roteiro geral de TI."

A Carbert Waite perguntou a outras empresas sobre suas mudanças para DMSs em nuvem e aprendeu com as empresas que tiveram sucesso. Além da segurança ser de grande importância, alguns fatores importantes que a Carbert Waite estava procurando em uma nova plataforma de gerenciamento de documentos incluíam:

• Potencial para aumentar a eficiência e simplificar o processo de criação de perfis da empresa
• Uma interface de usuário intuitiva que facilita o uso da ferramenta pelas pessoas
• Acessibilidade por meio de dispositivos móveis

Dylan acrescentou: "Tínhamos dois advogados que usaram a NetDocuments em empresas anteriores e que nos deram ótimas avaliações, portanto, entre isso e nossa diligência em relação aos nossos objetivos e critérios, a decisão de selecionar a NetDocuments foi realmente muito fácil."

"Tínhamos dois advogados que usaram a NetDocuments em empresas anteriores e que nos deram ótimas avaliações, portanto, entre isso e nossa diligência em relação aos nossos objetivos e critérios, a decisão de selecionar a NetDocuments foi realmente muito fácil."

Dylan Snowdon, sócio da Carbert Waite LLP

Planos para uma implementação bem-sucedida

Para ajudar a maximizar a adoção do NetDocuments, Dylan e a equipe desenvolveram uma abordagem de gerenciamento de mudanças que incluiu um grupo piloto, treinamento intencional e comunicações em toda a empresa.

"Realizar uma fase piloto foi muito útil", diz Dylan. Basicamente, criamos outro grupo de "instrutores" que poderiam ajudar o restante da nossa equipe com perguntas. De modo geral, queríamos fornecer às pessoas as ferramentas necessárias para que fossem bem-sucedidas no primeiro dia e depois, por isso criamos muitas oportunidades de treinamento, sessões de perguntas e respostas com o instrutor e, em seguida, mais treinamento para continuar a desenvolver as habilidades."

A empresa também se associou a um parceiro de implementação experiente para ajudá-los no lançamento. Dylan observa: "Craig Bayer, da Optiable, era muito experiente. Ele foi fundamental para nos colocar em funcionamento."

Ganhos rápidos com o NetDocuments

Apenas três meses após a implementação, a Carbert Waite já está vendo os resultados positivos da mudança para o NetDocuments. Os destaques incluem:

• A pesquisa avançada facilita a localização de documentos: "As pessoas estão traçando o perfil de seus documentos e depois os encontram quando os procuram", diz Dylan.
• Novas oportunidades de trabalho remoto flexível: Dylan explica: "Essa parte da mobilidade, a capacidade de trabalhar remotamente, sem estar vinculado a um servidor remoto, foi uma grande melhoria para o nosso trabalho remoto."
• Suporte que cumpre o que promete: "O suporte da NetDocuments sempre foi rápido e excelente, tanto do ponto de vista do usuário quanto do administrativo, desde o primeiro dia. Disseram-nos que seria bom, e tem sido", compartilha Dylan.

Projetos futuros no horizonte

A Carbert Waite tem vários projetos em andamento para elevar o uso da plataforma. O foco no CollabSpaces para colaboração com clientes externos é uma das principais prioridades, e Dylan obteve sucesso com o SetBuilder e está incentivando outras pessoas a usá-lo. Ele compartilha: "Ter a ferramenta SetBuilder no NetDocuments e poder criar esses fichários sem sair do DMS tem sido muito útil. Não preciso copiar nada para outra ferramenta e, em seguida, trazê-la de volta e refazer o arquivo. Tudo é feito no NetDocuments. O SetBuilder tem sido uma ótima ferramenta que tenho usado para resumos, preparação de julgamentos e preparação de mediações."

A empresa também prevê que a parte de mobilidade se expandirá organicamente à medida que mais pessoas usarem o NetDocuments e se familiarizarem e se sentirem mais confortáveis com seus recursos.