Il nuovo sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud offre un'unica fonte di verità e nuovi modi di lavorare

Informazioni su Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner è uno studio legale boutique specializzato in clienti privati, con sede a Londra, che conta 45 avvocati di prim’ordine. Lo studio offre i propri servizi dal 1° maggio 2009, a seguito della scissione del rinomato dipartimento Private Client di Allen & Overy LLP.

Con una clientela globale composta da famiglie con un patrimonio netto estremamente elevato, lo studio si propone di comprendere tutte le questioni legali, commerciali e fiscali che riguardano i propri clienti per fornire loro soluzioni giuridiche concrete e basate su principi, operando in stretta collaborazione con loro in qualità di consulenti di fiducia. Si occupa inoltre di controversie fiscali, in particolare di indagini e dei relativi contenziosi con l’HMRC.

I settori di attività dedicati al diritto immobiliare, alla filantropia e alle organizzazioni benefiche, nonché all’immigrazione, completano i tradizionali punti di forza dello studio in materia di pianificazione fiscale e successoria e di contenziosi relativi al patrimonio.

Una piattaforma a prova di futuro per migliorare i processi legali quotidiani

I documenti sono al centro dell’attività di Maurice Turnor Gardner. Pertanto, consentire ai propri avvocati di accedere e condividere in modo semplice e sicuro i file importanti è fondamentale per l’attività.

Come molte altre organizzazioni, Maurice Turnor Gardner ha dovuto passare rapidamente al lavoro da remoto a causa della pandemia. Per quanto riguarda la gestione dei documenti, lo studio utilizzava il proprio sistema di gestione dello studio (P4W) per archiviare e gestire i documenti. Tuttavia, ciò rendeva difficile la ricerca e la collaborazione sui documenti, soprattutto per gli utenti che trascorrono la giornata lavorativa su Outlook, poiché passare da un’applicazione all’altra richiedeva tempo.

Inoltre, l’unico modo in cui gli avvocati dello studio potevano accedere ai documenti da remoto era tramite un desktop virtuale. Sebbene ciò garantisse la sicurezza, richiedeva anche una connessione Internet affidabile, cosa non sempre possibile con il Wi-Fi domestico. Se la connessione di un avvocato si interrompeva, era necessario effettuare nuovamente l’autenticazione ogni volta, con un impatto negativo sull’esperienza utente. Maurice Turnor Gardner ha quindi deciso di passare a una vera e propria piattaforma cloud in grado di garantire sia la sicurezza richiesta dai propri clienti con un elevato patrimonio netto, sia la flessibilità necessaria a supportare le esigenze di lavoro da remoto dei propri avvocati.

“Avevamo bisogno di una soluzione che consentisse ai nostri avvocati di lavorare da qualsiasi luogo con il minimo disagio”, ha affermato Richard Price, responsabile finanziario e informatico presso Maurice Turnor Gardner. “Allo stesso tempo, il nostro nuovo sistema di gestione documentale (DMS) doveva integrarsi perfettamente con la nostra soluzione di gestione dello studio già esistente, che è alla base della nostra attività. Trasferendo la gestione dei documenti sul cloud, avremmo potuto beneficiare di livelli più elevati di flessibilità e sicurezza”.

“Ora disponiamo di un sistema di gestione documentale (DMS) a prova di futuro che sosterrà la nostra attività per molti anni a venire, con la tranquillità di sapere che i nostri documenti sono protetti dal massimo livello di sicurezza nel cloud.”

Richard Price, responsabile finanziario e informatico, Maurice Turnor Gardner

API potenti garantiscono un'implementazione rapida e senza intoppi. NetDocuments si è distinto come il sistema di gestione documentale (DMS) preferito, poiché è basato sul cloud, è intuitivo e consente agli avvocati di lavorare in modo fluido e sicuro all'interno delle loro applicazioni quotidiane.

“Avendo partecipato a numerosi eventi di settore nel corso degli anni, NetDocuments è sempre stato nel mio mirino. Pertanto, quando si è trattato di scegliere un sistema di gestione documentale (DMS), NetDocuments era in cima alla lista, poiché si trattava di una vera e propria piattaforma cloud dotata di API potenti”, ha proseguito Price.

Accesspoint Legal Services, partner di implementazione di NetDocuments, è riuscito a realizzare rapidamente un’integrazione con il sistema di gestione dello studio legale utilizzando le API di NetDocuments, consentendo così a Maurice Turnor Gardner di diventare operativo in soli tre mesi.

Inoltre, sono state organizzate sessioni di formazione iniziale per garantire che tutti gli utenti potessero iniziare a utilizzare il sistema con successo e trarne vantaggio quasi immediatamente.

“Come per qualsiasi implementazione informatica, era fondamentale assicurarsi che i nostri avvocati fossero pienamente coinvolti nei nuovi sistemi”, ha affermato Price. “L’implementazione di NetDocuments è stata la modifica al prodotto che ha riscosso il maggior successo tra quelle che abbiamo mai apportato. I nostri avvocati hanno capito immediatamente come questo strumento potesse migliorare il loro modo di lavorare, il che è stato fondamentale per l’adozione da parte degli utenti.”

Le applicazioni integrate migliorano la produttività

Strumenti come la funzione di archiviazione intelligente della piattaforma NetDocuments hanno consentito ai 65 utenti di Maurice Turnor Gardner di lavorare in modo più efficiente, facendogli risparmiare tempo nella ricerca e nell’archiviazione dei documenti. Di conseguenza, hanno potuto dedicare più tempo ad attività di maggior valore.

“NetDocuments ha semplificato notevolmente il lavoro dei nostri avvocati, consentendo loro di concentrarsi sull’offerta del miglior servizio possibile ai clienti”, ha aggiunto Price. “Ora disponiamo di un sistema di gestione documentale (DMS) a prova di futuro che sosterrà la nostra attività per molti anni a venire, con la tranquillità di sapere che i nostri documenti sono protetti dal massimo livello di sicurezza nel cloud”.

Grazie all’integrazione tra lo strumento di gestione dello studio legale e NetDocuments, gli avvocati di Maurice Turnor Gardner hanno potuto lavorare su P4W, Outlook, Word e NetDocuments avvalendosi di un unico archivio centrale per le informazioni. Ciò ha migliorato la produttività e garantito la conformità normativa; ora esiste un’unica fonte di verità nel cloud di NetDocuments. Grazie a NetDocuments CollabSpaces, Maurice Turnor Gardner è ora in grado di condividere e collaborare con i clienti sui documenti archiviati su NetDocuments, garantendo allo studio un ulteriore livello di sicurezza.

Con tutti i propri documenti archiviati nel cloud, lo studio legale Maurice Turnor Gardner ha ora la piena certezza che i propri avvocati possano accedere in modo rapido e sicuro ai file di cui hanno bisogno, indipendentemente dal luogo in cui stanno lavorando. Inoltre, il numero significativo di integrazioni supportate da NetDocuments consente allo studio di rendere il proprio stack di software legale a prova di futuro, adottando un approccio basato sulle soluzioni migliori del settore. Per lo studio, ciò non può che migliorare ulteriormente la produttività e il servizio offerto ai clienti.

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