Hoewel er na de pandemie een grote drang was om over te stappen naar de cloud, bevinden sommige advocatenkantoren zich nog steeds op een kruispunt tussen het behouden van hun traditionele on-premises documentbeheersysteem (DMS) en de overgang naar een meer kosteneffectieve cloudgebaseerde oplossing. De financiële gevolgen van het vasthouden aan on-premises systemen worden een belangrijke zorg voor advocatenkantoren die hun overheadkosten, workflows en winstgevendheid herzien.

Voortbouwend op Rebecca Sattin's blog over 5 tekenen dat het tijd is om over te stappen van on-premise naar de cloud, gaan we dieper in op het eerste teken, dat zich richt op de stijgende kosten van het onderhoud van een on-premise DMS.

De financiële lasten van lokale systemen

On-premises systemen vereisen aanzienlijke initiële investeringen in hardware en software. Deze traditionele opzet brengt niet alleen initiële kapitaaluitgaven met zich mee, maar ook doorlopende kosten voor onderhoud, upgrades en beveiliging, lang nadat de afschrijvingsvoordelen zijn verstreken. Forrester schat in een Total Economic Impact Study dat de overstap naar cloudoplossingen 30-50% goedkoper is dan het upgraden van on-premises servers en de administratieve kosten met 40% verlaagt.

Vergelijk dit met de ervaring van Carbert Waite met cloudgebaseerde software: "Het onderhoud van lokale hardware is een grote kapitaaluitgave", zegt Dylan Snowdon, partner en lid van het uitvoerend comité. "Je kunt het een paar jaar afschrijven en dan heb je weer een grote kapitaaluitgave. De overstap naar een cloud-DMS was dus zeker iets wat ons interesseerde als onderdeel van onze algemene IT-roadmap."

Zorgen over schaalbaarheid en flexibiliteit

Lokale DMS-systemen staan bekend als rigide en de meeste systemen zijn al enige tijd in gebruik, met een groeiende hoeveelheid gegevens. Naarmate advocatenkantoren groeien, kan het opschalen van de infrastructuur om aan de toegenomen vraag te voldoen zowel kostbaar als tijdrovend zijn. Sommige kantoren kopen bovendien te veel capaciteit in om ervoor te zorgen dat ze piekbelastingen aankunnen, die zich misschien maar zelden voordoen, wat leidt tot verspilling van middelen en inefficiëntie.

Schaalbaarheid was een topprioriteit toen start-up Astraea Group op zoek ging naar een nieuw DMS. "We wilden een oplossing die paste bij de omvang van ons bedrijf op dit moment en die met ons mee kon groeien, zodat we niet binnen een jaar of twee van systeem zouden moeten veranderen", zegt Nina Stewart, oprichter. De overstap naar een cloudgebaseerd platform loste dat probleem op, waardoor het bedrijf snel rendement op zijn investering zag.

De hindernis van beveiliging en naleving

Hoewel beveiliging vaak wordt aangeprezen als een sterk punt van lokale oplossingen, kan de realiteit anders zijn. Veel beveiligingsstructuren voor lokale systemen zijn ontworpen om gegevens binnen de vier muren van het bedrijf te beschermen. De huidige behoeften op het gebied van externe toegang brengen grotere beveiligingsrisico's en uitdagingen met zich mee, die de cloud kan aanpakken.

Het punt is dat de meeste advocatenkantoren simpelweg niet de middelen kunnen vrijmaken voor robuuste cyberbeveiliging zoals een cloudgebaseerde DMS-provider dat kan. "Opvallende datalekken waren een echte wake-upcall voor de juridische sector in Australië. We realiseerden ons al snel dat het verplaatsen van ons documentbeheer naar de cloud ons een extra beveiligingslaag zou bieden", legt Marco Marcello, Manager Informatiesystemen bij Lavan, uit.

Uitval en onderhoud: verborgen kosten

Een ander belangrijk punt is de downtime die gepaard gaat met lokale systemen. Voor advocatenkantoren, waar factureerbare uren rechtstreeks verband houden met de omzet, is downtime niet alleen een ongemak, maar ook een directe financiële aderlating. (Steek uw hand op als uw indexer niet meer werkt om zoeken mogelijk te maken of het systeem gewoon blokkeert.)

Niet overtuigd? Hier zijn de harde cijfers: in een enquête uit 2022 schatte 44% van de respondenten de kosten van IT-downtime op $ 16.700 per server/per minuut — dat is ongeveer $ 1 miljoen per uur.

Cloudproviders hebben speciale middelen om servers snel weer online te krijgen en de kosten te beperken als er problemen zijn. De vraag is: heeft jouw bedrijf dat ook?

Verwachtingen van klanten en medewerkers

De klanten en medewerkers van vandaag verwachten dezelfde wendbaarheid en flexibiliteit als bij andere bedrijven. Dat is iets wat on-premises systemen moeilijk kunnen bieden. Klanten willen eenvoudiger kunnen samenwerken op het gebied van juridische dienstverlening en getalenteerde advocaten zoeken flexibiliteit in hun werkomgeving, zodat ze kunnen werken waar en wanneer ze maar willen.

Een cloudgebaseerd DMS kan werknemers de flexibiliteit bieden die ze nodig hebben om eersteklas klantenservice te leveren. Het is ook goed voor de groei en stabiliteit van het bedrijf op lange termijn:

"Het wordt steeds belangrijker dat medewerkers vanaf elke locatie toegang hebben tot onze documenten via het apparaat van hun keuze", legt Julie Berry, IT-partner bij Saffery, uit. "Wij vinden dit cruciaal voor de productiviteit en het werkplezier van onze medewerkers, omdat we het beste talent willen aantrekken en behouden."

Conclusie: tijd voor verandering?

De operationele kosten die gepaard gaan met het onderhoud van een lokaal documentbeheersysteem zijn onhoudbaar voor concurrerende advocatenkantoren. De overstap naar een cloudgebaseerd DMS lost niet alleen het financiële probleem op, maar stelt kantoren ook in staat om beter aan de verwachtingen van klanten en medewerkers te voldoen en tegelijkertijd hun vermogen om op te schalen en zich aan te passen aan de marktvraag te vergroten.

Nu advocatenkantoren met deze financiële en operationele uitdagingen worden geconfronteerd, wordt de keuze duidelijk. Investeren in cloudtechnologieën is niet langer alleen een operationele beslissing, maar een strategische zet die cruciaal is om een advocatenkantoor toekomstbestendig te maken in het digitale tijdperk.

Advocatenkantoren die concurrerend willen blijven in een steeds digitaler wordende markt, moeten rekening houden met deze factoren en de potentiële voordelen van een migratie naar de cloud evalueren. De initiële investering in de overgang naar de cloud wordt snel gecompenseerd door de verlaging van de operationele kosten, verbeterde schaalbaarheid, verbeterde beveiliging en de mogelijkheid om aan moderne verwachtingen te voldoen.

Wanneer u de aanzienlijke voordelen van de overstap naar de cloud voor uw advocatenkantoor overweegt, is het cruciaal om feit van fictie te scheiden. Duik dieper in de realiteit van cloudgebaseerde technologie met onze gids Cloud Myths — Debunked! Krijg duidelijk inzicht en neem weloverwogen beslissingen om ervoor te zorgen dat uw kantoor concurrerend blijft in het digitale tijdperk. Download vandaag nog uw exemplaar en leid uw kantoor naar een kosteneffectievere en productievere toekomst in de cloud.