Sebbene dopo la pandemia si sia registrato un forte impulso verso il passaggio al cloud, alcuni studi legali si trovano ancora a un bivio tra il mantenimento del loro tradizionale sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise e il passaggio a una soluzione basata sul cloud più conveniente. Le implicazioni finanziarie del mantenimento dei sistemi on-premise stanno diventando una preoccupazione significativa per gli studi legali che stanno riesaminando i propri costi generali, i flussi di lavoro e la redditività.

Partendo dal blog di Rebecca Sattin intitolato “5 segnali che indicano che è ora di passare dall’infrastruttura on-premise al cloud”, approfondiamo il primo segnale, che riguarda l’aumento dei costi di manutenzione di un sistema di gestione documentale (DMS) on-premise.

L'onere finanziario dei sistemi in loco

I sistemi on-premises richiedono ingenti investimenti iniziali in hardware e software. Questa configurazione tradizionale comporta non solo un esborso di capitale iniziale, ma anche spese ricorrenti legate alla manutenzione, agli aggiornamenti e alla sicurezza, che si protraggono ben oltre la fine dei benefici derivanti dall’ammortamento. In uno studio sul Total Economic Impact, Forrester stima che il passaggio a soluzioni cloud sia più economico del 30-50% rispetto all’aggiornamento dei server on-premises e riduca i costi amministrativi del 40%.

Confrontiamo questo con l’esperienza di Carbert Waite nell’uso di software basati sul cloud: «La manutenzione dell’hardware in loco comporta una spesa in conto capitale ingente», afferma Dylan Snowdon, socio e membro del comitato esecutivo. «Si può ammortizzare per alcuni anni, ma poi si deve affrontare un’altra spesa in conto capitale ingente. Pertanto, il passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud era certamente un’opzione che ci interessava nell’ambito della nostra roadmap IT complessiva».

Preoccupazioni relative alla scalabilità e alla flessibilità

I sistemi di gestione documentale (DMS) on-premise sono notoriamente rigidi e la maggior parte di essi è in servizio da tempo, con volumi di dati in continua crescita. Man mano che gli studi legali crescono, l’adeguamento dell’infrastruttura per soddisfare l’aumento della domanda può rivelarsi costoso e richiedere molto tempo. Inoltre, alcuni studi acquistano capacità in eccesso per assicurarsi di poter gestire i picchi di carico, che potrebbero verificarsi solo sporadicamente, con conseguente spreco di risorse e inefficienze.

La scalabilità era una priorità assoluta quando la startup Astraea Group ha iniziato a cercare un nuovo sistema di gestione documentale (DMS). “Volevamo una soluzione adatta alle dimensioni attuali della nostra azienda e in grado di crescere insieme a noi, in modo da non dover cambiare sistema nel giro di un anno o due”, afferma Nina Stewart, fondatrice. Il passaggio a una piattaforma basata sul cloud ha risolto il problema, consentendo all’azienda di ottenere un rapido ritorno sull’investimento.

L'ostacolo della sicurezza e della conformità

Sebbene la sicurezza venga spesso presentata come uno dei punti di forza delle soluzioni on-premise, la realtà può essere ben diversa. Molte strutture di sicurezza per i sistemi on-premise sono state progettate per proteggere i dati all’interno dei confini aziendali. Le attuali esigenze di accesso remoto comportano rischi e sfide di sicurezza maggiori, che il cloud è in grado di affrontare.

Il fatto è che la maggior parte degli studi legali semplicemente non è in grado di dedicare alle misure di sicurezza informatica le risorse che un fornitore di sistemi di gestione documentale (DMS) basati sul cloud può garantire. “Le violazioni dei dati di grande risonanza hanno rappresentato un vero e proprio campanello d’allarme per il settore legale in Australia. Abbiamo subito capito che trasferire la nostra gestione documentale sul cloud ci avrebbe garantito un ulteriore livello di sicurezza”, spiega Marco Marcello, responsabile dei sistemi informativi presso Lavan.

Tempi di inattività e manutenzione: costi nascosti

Un altro aspetto rilevante è il tempo di inattività associato ai sistemi on-premise. Per gli studi legali, dove le ore fatturabili sono direttamente correlate al fatturato, il tempo di inattività non è solo un inconveniente, ma rappresenta una perdita economica diretta. (Alzi la mano chi ha mai avuto un indicizzatore che ha smesso di funzionare impedendo la ricerca o che ha semplicemente bloccato il sistema.)

Non siete convinti? Ecco i dati nudi e crudi: in un sondaggio del 2022, il 44% degli intervistati ha stimato il costo dei tempi di inattività IT a 16.700 dollari per server al minuto, ovvero circa 1 milione di dollari all’ora.

I fornitori di servizi cloud dispongono di risorse dedicate per ripristinare rapidamente il funzionamento dei server e contenere i costi in caso di problemi. La domanda è: la vostra azienda ne dispone?

Aspettative dei clienti e dei dipendenti

I clienti e i dipendenti di oggi si aspettano un livello di agilità e flessibilità simile a quello che sperimentano quando interagiscono con altre aziende. Si tratta di un aspetto che i sistemi on-premise faticano a garantire. I clienti desiderano una collaborazione più agevole nell’ambito dei servizi legali, mentre gli avvocati di talento cercano flessibilità nei propri ambienti di lavoro, in modo da poter operare ovunque e in qualsiasi momento ne abbiano bisogno.

Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud può offrire ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno per garantire un servizio clienti di altissimo livello. Inoltre, contribuisce alla crescita e alla stabilità a lungo termine dello studio:

“Consentire al personale di accedere ai nostri documenti da qualsiasi luogo utilizzando il dispositivo che preferisce sta diventando sempre più importante”, spiega Julie Berry, partner IT presso Saffery. “Riteniamo che ciò sia fondamentale per la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, soprattutto ora che puntiamo ad attrarre e trattenere i migliori talenti”.

Conclusione: è ora di cambiare?

I costi operativi legati alla gestione di un sistema di gestione dei documenti in loco sono insostenibili per gli studi legali competitivi. Il passaggio a un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud non solo risolve il problema dell’onere finanziario, ma consente anche agli studi di soddisfare meglio le aspettative dei clienti e dei dipendenti, migliorando al contempo la loro capacità di espandersi e adattarsi alle esigenze del mercato.

Mentre gli studi legali affrontano queste sfide finanziarie e operative, la scelta appare chiara. Investire nelle tecnologie cloud non è più solo una decisione operativa, ma una mossa strategica fondamentale per garantire il futuro di uno studio legale nell’era digitale.

Gli studi legali che intendono rimanere competitivi in un mercato sempre più digitale devono tenere conto di questi fattori e valutare i potenziali vantaggi che una migrazione al cloud potrebbe comportare. L'investimento iniziale necessario per il passaggio al cloud viene rapidamente compensato dalla riduzione dei costi operativi, da una maggiore scalabilità, da una sicurezza potenziata e dalla capacità di soddisfare le aspettative odierne.

Nel valutare i notevoli vantaggi che il passaggio al cloud può offrire al vostro studio legale, è fondamentale distinguere la realtà dalla finzione. Approfondite gli aspetti concreti della tecnologia basata sul cloud con la nostra guida, Miti sul cloud — Sfatati! Ottieni informazioni chiare e prendi decisioni consapevoli per garantire che il tuo studio rimanga competitivo nell’era digitale. Scarica oggi stesso la tua copia e guida il tuo studio verso un futuro più efficiente in termini di costi e più produttivo nel cloud.