Cosa faresti di diverso se dovessi rifondare la tua azienda partendo da zero?

È questa la domanda che la cofondatrice e Managing Partner Nina Stewart (insieme a James Ramsden, Queen’s Counsel e cofondatore) si è posta al momento del lancio di Astraea Group. Liberi dai vincoli dei sistemi e dei processi esistenti, hanno costruito tutto da zero e intendono farlo nel modo giusto sin dall’inizio.

Con il supporto di Hoffbrand Consulting e Cloudify Legal, Astraea Group ha integrato la soluzione di gestione dello studio legale “all-in-one” di Actionstep con il sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud di NetDocuments, leader nel settore, creando così una solida base per il proprio studio.

E quella decisione sta già dando i suoi frutti, osserva Nina:

“In passato avrei dovuto chiedere a qualcuno aggiornamenti sullo stato di determinate pratiche. Ora mi basta accedere al nostro sistema e controllare da solo. NetDocuments e Actionstep mi consentono di generare report e di avere piena visibilità su ciò che sta accadendo in ogni pratica, il che è fantastico. Per noi è stato un enorme successo e ora ne stiamo davvero raccogliendo i frutti.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Tutto in un unico posto

In qualità di membro dell’Institute of Chartered Accountants in England & Wales e di consulente fiscale abilitata, non sorprende che Nina presti grande attenzione ai dettagli. Avere una visione d’insieme dell’intera azienda è fondamentale per il suo successo — e per la tranquillità.

Fortunatamente, grazie all’integrazione tra Actionstep e NetDocuments, Nina può tenere facilmente sotto controllo tutte le pratiche in corso senza dover passare da uno strumento all’altro o da una finestra all’altra. Tutto ciò di cui ha bisogno è raccolto in un unico posto. Nina spiega:

“Volevamo un sistema che ci consentisse di visualizzare in modo efficace tutti i dettagli relativi a un caso, e la combinazione di Actionstep e NetDocuments ci ha permesso di raggiungere questo obiettivo. Abbiamo un unico punto in cui possiamo visualizzare tutto ciò che riguarda un caso: la registrazione delle ore, la fatturazione e tutti i documenti e le e-mail ad esso associati. È un sistema solido ed efficiente.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Un sistema che cresce con te

È evidente che Astraea Group abbia grandi obiettivi per il futuro e che non intenda lasciare che i limiti del software ostacolino la propria crescita. Questo è uno dei motivi per cui ha scelto NetDocuments. La piattaforma è in grado di adattarsi a qualsiasi dimensione, dagli studi di piccole dimensioni ai grandi team globali, garantendo così la propria adeguatezza alle esigenze future.

“Volevamo una soluzione adeguata alle dimensioni attuali della nostra azienda e in grado di crescere insieme a noi, in modo da non dover cambiare sistema tra un anno o due.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Trova ciò che ti serve, quando ti serve

Uno dei problemi che si possono riscontrare con altri sistemi di gestione dei documenti è la possibilità per gli utenti di creare cartelle e sottocartelle personalizzate. Se un altro utente cerca di consultare la cartella relativa a un caso dopo che qualcuno ha aggiunto delle cartelle, può risultare difficile seguire la logica e trovare ciò che serve.

NetDocuments risolve questo problema grazie alle strutture di cartelle basate su modelli (e alle potenti funzionalità di ricerca). Oltre a garantire la coerenza tra i vari casi, Astraea Group ha anche riscontrato che questo sistema induce i professionisti a sviluppare la disciplina necessaria per salvare i documenti nella posizione corretta. Come ha affermato Nina:

“Uno degli aspetti davvero fantastici di NetDocuments è che offre una struttura ad archivi che è possibile progettare e configurare per ogni singolo caso e replicare in tutti gli altri casi. Quindi, se devi consultare un caso su cui ha lavorato qualcun altro, sai esattamente dove andare per trovare ciò che ti serve. Sai dove trovare le lettere di incarico, le dichiarazioni dei testimoni e tutto ciò che riguarda il caso, perché la struttura è la stessa per ogni singolo caso.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Ottimizzare l'efficienza e la flessibilità

Non verrebbe in mente a nessuno che avviare uno studio legale nel bel mezzo di una pandemia globale possa rappresentare un vantaggio, ma per Astraea Group è stato proprio così. Il team sapeva fin dall’inizio che la flessibilità e la possibilità di accedere da qualsiasi luogo sarebbero state condizioni imprescindibili, quindi non c’è da stupirsi che lo studio abbia scelto NetDocuments come sistema di gestione documentale (DMS). Essendo una vera e propria soluzione cloud, NetDocuments offre il massimo in termini di flessibilità ed efficienza senza compromettere la sicurezza o la conformità. Nina spiega:

“Stiamo lavorando con una modalità ibrida, in cui siamo in parte in ufficio e in parte da casa — come molte aziende dopo la pandemia di COVID. Disporre di un unico sistema che ci permette di visualizzare tutto da remoto ci ha consentito di gestire efficacemente questo modello e di essere il più efficienti possibile.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Il salvataggio delle e-mail avviene in modo fluido

Le comunicazioni via e-mail sono fondamentali per la completezza di un fascicolo, ma il processo di archiviazione di queste e-mail importanti può rivelarsi una seccatura — a meno che non si disponga di NetDocuments. Per Nina e il team di Astraea Group, NetDocuments ha semplificato notevolmente l’archiviazione delle e-mail nel sistema di gestione documentale (DMS). Grazie all’archiviazione predittiva con un solo clic, l’acquisizione e l’organizzazione delle e-mail avvengono in modo fluido.

“Una delle caratteristiche più potenti di NetDocuments è che consente di acquisire integralmente tutto il traffico e-mail all’interno delle cartelle relative alle pratiche in modo molto semplice. È possibile configurare le cartelle in modo tale che, quando si trascina un elemento dalla posta in arrivo in una cartella, questa venga automaticamente sincronizzata con NetDocuments. In questo modo non ci si deve preoccupare che, se un collaboratore lascia l’azienda, porti con sé tutte le informazioni presenti nel proprio sistema di posta elettronica a cui non è possibile accedere. Da questo punto di vista, NetDocuments è eccellente.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Maggiore conformità e governance

Non c’è dubbio: Nina gestisce tutto con grande rigore. Fortunatamente, NetDocuments e Actionstep le consentono di garantire il regolare svolgimento delle attività, assicurando al contempo che nessuna informazione finisca nelle mani sbagliate. Nina racconta:

“Un aspetto particolarmente importante dal punto di vista della conformità è che NetDocuments ci permette di verificare regolarmente quali questioni siano ancora in sospeso e di assicurarci che i problemi relativi alla conformità e alla governance vengano affrontati non appena si presentano. Posso accedere al sistema e verificare a che punto siamo nelle varie questioni, per poi intraprendere le azioni necessarie. È estremamente utile per me nella gestione dello studio.

Un’altra caratteristica utile sia di Actionstep che di NetDocuments è la possibilità di personalizzare ciò che gli utenti vedono e limitare la visibilità delle informazioni, il che è positivo.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Ottimizza i tuoi flussi di lavoro

Per molte aziende, disporre di un processo documentato significa letteralmente avere il proprio processo descritto passo dopo passo in un documento. Non è niente di speciale né particolarmente efficiente, ma (quasi sempre) permette di portare a termine il lavoro.

Astraea Group voleva migliorare, così ha creato flussi di lavoro ottimizzati utilizzando Actionstep e NetDocuments. Ora, il sistema guida gli utenti attraverso ogni fase del processo di apertura di una pratica e compila automaticamente i documenti basati su modelli. “Basta semplicemente cliccare su un pulsante e il sistema compila automaticamente documenti come le lettere di incarico, le richieste di fondi da parte dei clienti e qualsiasi altro documento necessario in relazione a quelle pratiche”, spiega Nina. Un vero risparmio di tempo. Continua:

“L’integrazione tra NetDocuments e Actionstep ci ha permesso di migliorare il flusso di lavoro e la sua gestione. Tutto è perfettamente interconnesso, funziona alla perfezione e ci fa risparmiare molto tempo. Quando si apre un nuovo caso, non è necessario salvare separatamente ogni documento appena creato nel sistema di gestione dei documenti. Il tutto avviene automaticamente. Ciò ha migliorato notevolmente l’efficienza del processo di apertura dei casi.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Un'implementazione senza intoppi grazie agli esperti

La chiave per massimizzare l’adozione è garantire un’implementazione senza intoppi che mantenga vivo lo slancio all’interno dell’azienda. Per garantire comunicazioni ottimizzate, Hoffbrand Consulting, partner di NetDocuments, e Cloudify Legal, partner di Actionstep, hanno collaborato strettamente per creare un unico punto di contatto per i clienti durante l’intero progetto. Paul Hoffbrand, direttore di Hoffbrand Consulting, ha dichiarato: «Questa partnership ha creato un punto di riferimento unico e indispensabile per i clienti, fondamentale per gli studi che dispongono di competenze IT interne limitate o inesistenti. È stato un piacere lavorare con il team di Cloudify Legal». Per quanto riguarda l’implementazione, Nina afferma:

“Per noi è stata un’implementazione di enorme successo, di cui ora stiamo davvero raccogliendo i frutti.”

Nina Stewart, socio amministratore e cofondatrice di Astraea Group

Perché aspettare? Inizia subito a ottimizzare l'efficienza, la sicurezza e la collaborazione nella tua azienda

Mantenere i documenti organizzati, facilmente fruibili e conformi alle normative non deve necessariamente essere un grattacapo, se si creano basi solide in grado di adattarsi adeguatamente alla crescita della propria azienda. Grazie alle giuste tecnologie e alle collaborazioni appropriate, è possibile migliorare la conformità, la governance e la produttività.

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