¿Qué haría de forma diferente si volviera a empezar su empresa con una pizarra completamente en blanco?

Esa es la pregunta que se plantearon la cofundadora y socia directora Nina Stewart (y James Ramsden, Queen’s Counsel y cofundador) al poner en marcha Astraea Group. Libres de las ataduras de los sistemas y procesos existentes, lo han construido todo desde cero, y pretenden hacerlo bien desde el principio.

Con la ayuda de Hoffbrand Consulting y Cloudify Legal, Astraea Group ha combinado la gestión integral de la práctica de Actionstep con el sistema líder de gestión de documentos (DMS) en la nube de NetDocuments para crear una base sólida para su empresa.

Y esa decisión ya está dando sus frutos, señala Nina:

"Antes, habría necesitado pedir a alguien información actualizada sobre asuntos concretos. Ahora, simplemente puedo entrar en nuestro sistema y buscar por mí misma. NetDocuments y Actionstep me permiten realizar informes y tener una visibilidad total de lo que ocurre en cada asunto, lo que es estupendo. Ha sido un gran éxito para nosotros y ahora estamos cosechando realmente los frutos".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Véalo todo en un solo lugar

Como miembro del Instituto de Contables Colegiados de Inglaterra y Gales y asesora fiscal colegiada, no es de extrañar que Nina se preocupe por los detalles. Tener visibilidad en toda la firma es crucial para su éxito - y su tranquilidad.

Afortunadamente, con la integración de Actionstep y NetDocuments, Nina puede controlar fácilmente todos los asuntos abiertos sin tener que cambiar entre herramientas o ventanas. Todo lo que necesita está en el mismo sitio. Nina lo explica:

"Queríamos disponer de un sistema que nos permitiera ver todos los detalles del asunto de forma eficaz, y la combinación de Actionstep y NetDocuments lo ha conseguido. Tenemos un único lugar donde podemos ver todo lo relacionado con un asunto: el registro de tiempos, la facturación y todos los documentos y correos electrónicos asociados a ese asunto. Es un sistema sólido y eficaz".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Un sistema que crece con usted

Está claro que Astraea Group tiene grandes objetivos para el futuro, y no van a dejar que las limitaciones del software se interpongan en su crecimiento. Esa es una de las razones por las que eligieron NetDocuments. La plataforma puede escalarse para adaptarse a cualquier tamaño, desde bufetes boutique hasta equipos globales expansivos, lo que les asegura estar preparados para el futuro.

"Queríamos una solución adecuada para el tamaño de empresa que somos ahora y que pudiera crecer con nosotros, para no tener que cambiar de sistema en uno o dos años".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Encuentre lo que necesita, cuando lo necesita

Un problema de otros sistemas de gestión de documentos puede ser la posibilidad de que los usuarios creen sus propias carpetas y subcarpetas. Si otra persona intenta consultar una carpeta de asuntos después de que un individuo haya añadido carpetas, puede resultar difícil seguir la lógica y encontrar lo que se necesita.

NetDocuments evita ese problema con estructuras de carpetas con plantillas (y sólidas capacidades de búsqueda). Además de mantener todo coherente en todos los asuntos, el Grupo Astraea también ha descubierto que obliga a los asesores a tener la disciplina de guardar las cosas en el lugar adecuado. Como dice Nina:

"Una de las cosas que es realmente genial de NetDocuments es que tienes una estructura de gabinete que puedes diseñar y establecer por asunto y replicar en todos los asuntos. Así que si vas a mirar un asunto en el que ha estado trabajando otra persona, sabes dónde ir y encontrar lo que necesitas. Sabes dónde encontrar las cartas de encargo, las declaraciones de los testigos, todo lo relacionado con el asunto, porque es la misma estructura para cada asunto".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Maximizar la eficacia y la flexibilidad

Uno no pensaría que empezar un bufete de abogados en medio de una pandemia mundial supondría una ventaja, pero así ha sido para Astraea Group. El equipo ha sabido desde el principio que la f lexibilidad y el acceso desde cualquier lugar no serían negociables, por lo que no es de extrañar que el bufete seleccionara NetDocuments como su DMS. Como auténtica solución en la nube, NetDocuments ofrece lo mejor en flexibilidad y eficacia sin comprometer la seguridad ni el cumplimiento de las normativas. explica Nina:

"Trabajamos de una forma híbrida en la que en parte estamos en la oficina y en parte desde casa, como muchos bufetes después del COVID. Disponer de un sistema que nos permite verlo todo a distancia nos ha permitido gestionar eficazmente ese modelo y ser lo más eficientes posible."

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Guardar correos electrónicos es muy sencillo

Las comunicaciones por correo electrónico son esenciales para que un expediente esté completo, pero el proceso de guardar esos correos importantes puede resultar engorroso, a menos que cuente con NetDocuments. Para Nina y el equipo de Astraea Group, NetDocuments ha simplificado enormemente el proceso de guardar los correos electrónicos en el sistema de gestión documental (DMS). Gracias al archivado predictivo con un solo clic, la captura y organización de los correos electrónicos se realiza de forma fluida.

"Una potente característica de NetDocuments es que le permite capturar completamente todo el tráfico de correo electrónico dentro de las carpetas de asuntos de una forma muy sencilla. Puede configurar las carpetas de modo que cuando arrastre algo de su bandeja de entrada a una carpeta, ésta se sincronice automáticamente con NetDocuments. Así tampoco tendrá que preocuparse de que si alguien se va, se vaya con toda la información en su sistema de correo electrónico a la que usted no puede acceder. Desde esa perspectiva, NetDocuments es genial".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Cumplimiento y gobernanza elevados

No cabe duda: Nina dirige un barco hermético. Afortunadamente, NetDocuments y Actionstep le facilitan las cosas para que todo funcione sin problemas, al tiempo que garantizan que ninguna información caiga en las manos equivocadas. Nina comparte:

"Una cosa que es especialmente importante desde el punto de vista del cumplimiento es que NetDocuments nos permite revisar periódicamente lo que aún está pendiente y asegurarnos de que los asuntos de cumplimiento y gobernanza se tratan tan pronto como llegan. Puedo conectarme y ver dónde estamos en los distintos asuntos y tomar las medidas necesarias. Es extremadamente beneficioso para mí a la hora de dirigir el bufete.

Otra característica útil tanto de Actionstep como de NetDocuments es que se puede adaptar lo que la gente ve y limitar la visibilidad de las cosas, lo cual es bueno."

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Racionalice sus flujos de trabajo

Para muchas empresas, tener un proceso documentado significa literalmente tener su proceso explicado paso a paso en un documento. No es elegante ni eficaz, pero (en la mayoría de los casos) cumple su cometido.

Astraea Group quería hacerlo mejor, así que creó flujos de trabajo racionalizados utilizando Actionstep y NetDocuments. Ahora, el sistema guía a los usuarios a través de cada paso del proceso de apertura de asuntos y rellena automáticamente los documentos planificados. "Basta con pulsar un botón y el sistema rellenará documentos como cartas de encargo, solicitudes de fondos de clientes y cualquier otro documento que se necesite en relación con esos asuntos", explica Nina. Todo un ahorro de tiempo. Y continúa:

"Combinar NetDocuments y Actionstep nos ha permitido mejorar el flujo de trabajo y la gestión del mismo. Todo está muy conectado y todo funciona realmente bien junto y ahorra mucho tiempo. Al abrir un nuevo asunto, no tiene que ir por separado a guardar cada documento que acaba de crear en su sistema de gestión de documentos. Todo sucede automáticamente. Esto ha mejorado enormemente la eficacia del proceso de apertura de asuntos".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

Una implementación fluida de la mano de expertos

La clave para maximizar la adopción es contar con una implementación fluida que mantenga el impulso a nivel interno. Para ofrecer unas comunicaciones optimizadas, Hoffbrand Consulting —socio de NetDocuments— y Cloudify Legal —socio de Actionstep— colaboraron estrechamente para crear un único punto de contacto con el cliente a lo largo de todo el proyecto. Paul Hoffbrand, director de Hoffbrand Consulting, afirmó: «Esta colaboración ha creado una “ventanilla única” esencial para los clientes, algo vital para los despachos con pocos o ningún conocimiento interno de TI. Ha sido un placer trabajar con el equipo de Cloudify Legal». En cuanto a la implementación, Nina afirma:

"Ha sido una implementación enormemente exitosa para nosotros y de la que realmente estamos cosechando los frutos ahora".

Nina Stewart, socia directora y cofundadora de Astraea Group

¿Por qué esperar? Empiece a maximizar la eficacia, la seguridad y la colaboración en su empresa

Mantener sus documentos organizados, fáciles de manejar y conformes con la normativa no tiene por qué ser un quebradero de cabeza si se establece una base sólida capaz de adaptarse adecuadamente al crecimiento de su empresa. Gracias a las tecnologías y colaboraciones adecuadas, podrá mejorar el cumplimiento normativo, la gobernanza y la productividad.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.