Hva ville du gjort annerledes hvis du startet bedriften din på nytt med blanke ark?

Det er spørsmålet Nina (og James Ramsden, Queen's Counsel og medgründer) stilte da de lanserte Astraea Group tidlig i 2021. Fri fra lenkene til eksisterende systemer og prosesser har de bygget alt fra grunnen av, og de har til hensikt å gjøre det riktig fra starten av.

Med hjelp fra Hoffbrand Consulting og Cloudify Legal har Astraea Group kombinert alt-i-ett-praksisadministrasjon fra Actionstep med NetDocuments' ledende skybaserte dokumenthåndteringssystem (DMS) for å skape et solid fundament for firmaet sitt.

Og den avgjørelsen gir allerede resultater, bemerker Nina:

«Tidligere måtte jeg be noen om statusoppdateringer om bestemte saker. Nå kan jeg bare gå inn i systemet vårt og se selv. NetDocuments og Actionstep lar meg kjøre rapporter og ha full oversikt over hva som skjer i hver sak, noe som er flott. Det har vært en enorm suksess for oss, og vi høster virkelig fruktene nå.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Se alt på ett sted

Som medlem av Institute of Chartered Accountants i England og Wales og autorisert skatterådgiver er det ingen overraskelse at Nina bryr seg om detaljene. Å ha oversikt over hele firmaet er avgjørende for deres suksess – og trygghet.

Heldigvis, med integreringen av Actionstep og NetDocuments, kan Nina enkelt holde oversikt over alle åpne saker uten å bytte mellom verktøy eller vinduer. Alt hun trenger er på ett sted. Nina forklarer:

«Vi ønsket å ha et system som ville gjøre det mulig for oss å se alle sakens detaljer effektivt, og kombinasjonen av Actionstep og NetDocuments har oppnådd det. Vi har ett sted hvor vi kan se alt relatert til en sak – tidsregistrering, fakturering og alle dokumenter og e-poster knyttet til den saken. Det er et robust og effektivt system.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Et system som vokser med deg

Det er tydelig at Astraea Group har store mål for fremtiden, og de kommer ikke til å la programvarebegrensninger komme i veien for veksten deres. Det er en av grunnene til at de valgte NetDocuments. Plattformen kan skaleres for å passe til alle størrelser, fra boutique-firmaer til ekspansive globale team, noe som sikrer at de er fremtidssikret.

«Vi ønsket en løsning som passet til størrelsen på bedriften vi er nå, og som kunne vokse med oss, slik at vi ikke måtte bytte systemer på et år eller to.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Finn det du trenger, når du trenger det

Et problem med andre dokumenthåndteringssystemer kan være muligheten for brukere å opprette sine egne mapper og undermapper. Hvis noen andre prøver å se på en saksmappe etter at en person har lagt til mapper, kan det være vanskelig å følge logikken og finne det som trengs.

NetDocuments forhindrer dette problemet med malbaserte mappestrukturer (og sterke søkemuligheter). I tillegg til å holde alt konsistent på tvers av saker, har Astraea Group også oppdaget at det tvinger honorarmottakere til å måtte lagre ting på riktig sted. Som Nina sa det:

«Noe av det som er veldig bra med NetDocuments er at du har en kabinettstruktur som du kan designe og sette per sak og gjenskape på tvers av hver sak. Så hvis du skal se på en sak noen andre har jobbet med, vet du hvor du skal gå og finne det du trenger. Du vet hvor du finner forlovelsesbrevene, vitneforklaringene, alt relatert til saken – fordi det er den samme strukturen for hver eneste sak.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Maksimer effektivitet og fleksibilitet

Man skulle ikke tro at det å starte et advokatfirma midt i en global pandemi ville være en fordel, men det har det for Astraea Group. Teamet har visst fra starten av at fleksibilitet og tilgang hvor som helst ville være ufravikelig, så det er ikke rart at firmaet valgte NetDocuments som sitt DMS. Som en ekte skyløsning tilbyr NetDocuments det beste innen fleksibilitet og effektivitet uten at det går på bekostning av sikkerhet eller samsvar. Nina forklarer:

«Vi jobber på en slags hybrid måte der vi delvis er på kontoret og delvis hjemmefra – ettersom mange firmaer er etter COVID. Å ha ett system som lar oss se alt eksternt har gjort det mulig for oss å administrere den modellen effektivt og være så effektive som mulig.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Sømløs lagring av e-post E-postkommunikasjon er viktig for en komplett saksmappe, men prosessen med å lagre disse viktige e-postene kan være et ork – med mindre du har NetDocuments. For Nina og Astraea Group-teamet har NetDocuments gjort det enkelt å lagre e-post i DMS-et. Med prediktiv arkivering med ett klikk går det sømløst å registrere og organisere e-post.

«En kraftig funksjon i NetDocuments er at den lar deg fange opp all e-posttrafikk i saksmappene på en veldig enkel måte. Du kan konfigurere mappene slik at når du drar noe fra innboksen til en mappe, synkroniseres den mappen automatisk med NetDocuments. Da trenger du heller ikke bekymre deg for at hvis noen forlater, så forlater de med all informasjonen på e-postsystemet sitt som du ikke har tilgang til. Fra det perspektivet er NetDocuments flott.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Forbedret samsvar og styring

Det er ingen tvil om det: Nina styrer situasjonen stramt. Heldigvis gjør NetDocuments og Actionstep det enklere for henne å holde ting i gang, samtidig som de sørger for at ingen informasjon havner i gale hender. Nina deler:

«Én ting som er spesielt viktig fra et compliance-perspektiv, er at NetDocuments lar oss regelmessig gjennomgå hva som fortsatt er utestående og sørge for at compliance- og styringsproblemer blir håndtert så snart de oppstår. Jeg kan logge inn og se hvor vi er i de ulike sakene og iverksette nødvendige tiltak. Det er ekstremt gunstig for meg å drive firmaet.»

En annen nyttig funksjon ved både Actionstep og NetDocuments er at du kan skreddersy hva folk ser og begrense synligheten av ting, noe som er bra.

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Effektiviser arbeidsflytene dine

For mange firmaer betyr det å ha en dokumentert prosess bokstavelig talt å ha prosessen beskrevet trinn for trinn i et dokument. Det er ikke fancy eller effektivt, men det får (for det meste) jobben gjort.

Astraea Group ønsket å gjøre det bedre, så de opprettet strømlinjeformede arbeidsflyter ved hjelp av Actionstep og NetDocuments. Nå veileder systemet brukerne gjennom hvert trinn i saksåpningsprosessen og fyller automatisk ut malbaserte dokumenter. «Du kan bare klikke på en knapp, så fyller den ut ting som engasjementsbrev, klientfinansieringsforespørsler og andre dokumenter du trenger i forbindelse med disse sakene», forklarer Nina. Snakk om tidsbesparende. Hun fortsetter:

«Ved å kombinere NetDocuments og Actionstep har vi kunnet forbedre arbeidsflyten og administrasjonen av arbeidsflyten. Alt er veldig sammenkoblet, og alt fungerer veldig bra sammen og sparer mye tid. Når du åpner en ny sak, trenger du ikke å lagre hvert dokument du nettopp har opprettet separat i dokumenthåndteringssystemet ditt. Alt skjer automatisk. Dette har forbedret effektiviteten i saksåpningsprosessen betraktelig.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

En sømløs implementering med eksperter Nøkkelen til å maksimere adopsjonen er å ha en sømløs implementering som holder momentumet oppe internt. For å levere strømlinjeformet kommunikasjon jobbet NetDocuments-partner Hoffbrand Consulting og Actionstep-partner Cloudify Legal tett sammen for å skape ett enkelt kontaktpunkt for kundene gjennom hele prosjektet. Paul Hoffbrand, direktør hos Hoffbrand Consulting, sa: «Dette partnerskapet skapte en viktig 'one-stop-shop' for kunder, noe som er viktig for firmaer med liten eller ingen intern IT-ekspertise. Det var en glede å jobbe med teamet hos Cloudify Legal.» Om implementeringen sier Nina:

«Det har vært en svært vellykket implementering for oss, og en som vi virkelig høster fruktene av nå.»

Nina Ramsden, dronningens rådgiver og medgründer av Astraea Group

Hvorfor vente? Begynn å maksimere effektivitet, sikkerhet og samarbeid i bedriften din

Det trenger ikke å være vanskelig å holde dokumentene dine organisert, kompatible og sikre når du bygger et sterkt fundament som kan skaleres med virksomheten din. Gjennom riktig teknologi og partnerskap kan du forbedre samsvar, styring og produktivitet.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.