Wat zou u anders doen als u uw bedrijf helemaal opnieuw zou beginnen?

Dat is de vraag die Nina (en James Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter) zich stelden toen ze begin 2021 Astraea Group oprichtten. Zonder de beperkingen van bestaande systemen en processen hebben ze alles vanaf de grond opgebouwd en zijn ze van plan om het vanaf het begin goed aan te pakken.

Met de hulp van Hoffbrand Consulting en Cloudify Legal heeft Astraea Group het alles-in-één praktijkbeheersysteem van Actionstep gecombineerd met het toonaangevende cloudgebaseerde documentbeheersysteem (DMS) van NetDocuments om een solide basis voor hun bedrijf te creëren.

En die beslissing werpt nu al zijn vruchten af, merkt Nina op:

“Vroeger moest ik iemand vragen naar de status van bepaalde zaken. Nu kan ik gewoon ons systeem raadplegen en het zelf opzoeken. Met NetDocuments en Actionstep kan ik rapporten genereren en heb ik volledig inzicht in wat er met elke zaak gebeurt, wat geweldig is. Het is voor ons een enorm succes geweest en we plukken daar nu echt de vruchten van.”

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Alles op één plek bekijken

Als Fellow van het Institute of Chartered Accountants in Engeland en Wales en als Chartered Tax Advisor is het geen verrassing dat Nina veel aandacht besteedt aan details. Zichtbaarheid binnen het hele bedrijf is cruciaal voor hun succes – en gemoedsrust.

Gelukkig kan Nina dankzij de integratie van Actionstep en NetDocuments eenvoudig alle openstaande zaken bijhouden zonder te hoeven schakelen tussen tools of vensters. Alles wat ze nodig heeft, staat op één plek. Nina legt uit:

“We wilden een systeem waarmee we alle details van een zaak effectief konden bekijken, en de combinatie van Actionstep en NetDocuments heeft dat mogelijk gemaakt. We hebben nu één plek waar we alles kunnen zien wat met een zaak te maken heeft: de tijdregistratie, de facturering en alle documenten en e-mails die bij die zaak horen. Het is een robuust, efficiënt systeem.”

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Een systeem dat met u meegroeit

Het is duidelijk dat Astraea Group grote doelstellingen heeft voor de toekomst en dat ze zich niet door softwarebeperkingen zullen laten tegenhouden in hun groei. Dat is een van de redenen waarom ze voor NetDocuments hebben gekozen. Het platform kan worden geschaald naar elke omvang, van kleine kantoren tot uitgebreide wereldwijde teams, waardoor ze klaar zijn voor de toekomst.

"We wilden een oplossing die paste bij de omvang van ons bedrijf op dit moment en die met ons mee kon groeien, zodat we niet binnen een jaar of twee van systeem zouden hoeven veranderen."

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Vind wat u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt

Een probleem met andere documentbeheersystemen kan zijn dat gebruikers hun eigen mappen en submappen kunnen aanmaken. Als iemand anders een dossiermap wil bekijken nadat een andere gebruiker mappen heeft toegevoegd, kan het moeilijk zijn om de logica te volgen en te vinden wat nodig is.

NetDocuments voorkomt dat probleem met sjabloongebaseerde mappenstructuren (en krachtige zoekfuncties). Naast het feit dat alles consistent blijft voor alle zaken, heeft Astraea Group ook ontdekt dat het fee earners dwingt om dingen op de juiste plaats op te slaan. Zoals Nina het verwoordde:

“Een van de geweldige dingen aan NetDocuments is dat je een kaststructuur hebt die je per zaak kunt ontwerpen en instellen en die je voor elke zaak kunt repliceren. Dus als je een zaak gaat bekijken waar iemand anders aan heeft gewerkt, weet je waar je moet zijn om te vinden wat je nodig hebt. Je weet waar je de opdrachtbevestigingen, de getuigenverklaringen en alles wat met de zaak te maken heeft kunt vinden, omdat de structuur voor elke zaak hetzelfde is.”

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Efficiëntie en flexibiliteit maximaliseren

Je zou niet denken dat het starten van een advocatenkantoor midden in een wereldwijde pandemie een voordeel zou zijn, maar voor Astraea Group was dat wel het geval. Het team wist vanaf het begin dat flexibiliteit en overal toegang onbespreekbaar zouden zijn, dus het is geen wonder dat het kantoor NetDocuments als hun DMS heeft gekozen. Als echte cloudoplossing biedt NetDocuments het beste op het gebied van flexibiliteit en efficiëntie zonder concessies te doen aan veiligheid of compliance. Nina legt uit:

"We werken op een soort hybride manier, waarbij we deels op kantoor en deels thuis werken, zoals veel bedrijven na COVID. Dankzij één systeem waarmee we alles op afstand kunnen zien, kunnen we dat model effectief beheren en zo efficiënt mogelijk werken."

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

E-mails opslaan gaat moeiteloos E-mailcommunicatie is essentieel voor een compleet dossier, maar het opslaan van die belangrijke e-mails kan een hele klus zijn – tenzij u NetDocuments hebt. Voor Nina en het team van Astraea Group heeft NetDocuments het opslaan van e-mails in het DMS een stuk eenvoudiger gemaakt. Met voorspellende archivering met één muisklik verloopt het vastleggen en ordenen van e-mails moeiteloos.

“Een krachtige functie van NetDocuments is dat u op een zeer eenvoudige manier al het e-mailverkeer binnen de dossiermappen volledig kunt vastleggen. U kunt de mappen zo instellen dat wanneer u iets uit uw inbox naar een map sleept, die map automatisch wordt gesynchroniseerd met NetDocuments. Dan hoeft u zich ook geen zorgen te maken dat wanneer iemand vertrekt, hij of zij alle informatie op het e-mailsysteem meeneemt waartoe u geen toegang hebt. Vanuit dat oogpunt is NetDocuments geweldig."

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Verbeterde naleving en governance

Het lijdt geen twijfel: Nina houdt alles strak in de hand. Gelukkig maken NetDocuments en Actionstep het voor haar gemakkelijker om alles soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat er geen informatie in verkeerde handen valt. Nina vertelt:

“Een aspect dat vanuit compliance-oogpunt bijzonder belangrijk is, is dat NetDocuments ons in staat stelt om regelmatig te controleren wat er nog openstaat en ervoor te zorgen dat compliance- en governancekwesties direct worden aangepakt zodra ze zich voordoen. Ik kan inloggen en zien hoe we ervoor staan met de verschillende zaken en de nodige maatregelen nemen. Dat is voor mij als bedrijfsleider een enorm voordeel.

Een andere handige functie van zowel Actionstep als NetDocuments is dat je kunt aanpassen wat mensen te zien krijgen en de zichtbaarheid van zaken kunt beperken, wat een goede zaak is."

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Stroomlijn uw workflows

Voor veel bedrijven betekent het hebben van een gedocumenteerd proces letterlijk dat hun proces stap voor stap in een document wordt beschreven. Het is niet bijzonder of efficiënt, maar het voldoet (meestal) aan zijn doel.

Astraea Group wilde het beter doen, dus creëerden ze gestroomlijnde workflows met behulp van Actionstep en NetDocuments. Nu loodst het systeem gebruikers door elke stap in het proces voor het openen van een dossier en vult het automatisch sjabloondocumenten in. "Je hoeft alleen maar op een knop te klikken en het vult zaken in zoals opdrachtbevestigingen, verzoeken om cliëntfondsen en alle andere documenten die je nodig hebt in verband met die dossiers", legt Nina uit. Dat scheelt een hoop tijd. Ze vervolgt:

“Door NetDocuments en Actionstep te combineren, hebben we de workflow en het beheer ervan kunnen verbeteren. Alles is nauw met elkaar verbonden, werkt uitstekend samen en bespaart veel tijd. Wanneer je een nieuwe zaak opent, hoef je niet elk document dat je zojuist hebt aangemaakt apart op te slaan in je documentbeheersysteem. Dat gebeurt allemaal automatisch. Dit heeft de efficiëntie van het proces voor het openen van zaken enorm verbeterd.”

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Een naadloze implementatie met experts De sleutel tot maximale acceptatie is een naadloze implementatie die het momentum intern gaande houdt. Om gestroomlijnde communicatie te realiseren, hebben NetDocuments-partner Hoffbrand Consulting en Actionstep-partner Cloudify Legal nauw samengewerkt om één enkel contactpunt voor klanten te creëren gedurende het hele project. Paul Hoffbrand, directeur bij Hoffbrand Consulting, zei: "Deze samenwerking heeft een essentiële 'one-stop-shop' voor klanten gecreëerd, wat van cruciaal belang is voor bedrijven met weinig of geen interne IT-expertise. Het was een genoegen om met het team van Cloudify Legal samen te werken." Over de implementatie zegt Nina:

"Het is voor ons een enorm succesvolle implementatie geweest, waarvan we nu echt de vruchten plukken."

Nina Ramsden, Queen's Counsel en medeoprichter van Astraea Group

Waarom wachten? Begin met het maximaliseren van efficiëntie, veiligheid en samenwerking binnen uw bedrijf.

Het overzichtelijk, compliant en veilig houden van uw documenten hoeft geen hoofdpijn te zijn als u een sterke basis legt die mee kan groeien met uw bedrijf. Met de juiste technologieën en partnerschappen kunt u compliance, governance en productiviteit naar een hoger niveau tillen.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.