Que feriez-vous différemment si vous deviez recommencer votre entreprise à partir de zéro ?

C'est la question que Nina (et James Ramsden, avocat de la Couronne et cofondateur) s'est posée lors du lancement d'Astraea Group au début de l'année 2021. Libérés des contraintes des systèmes et processus existants, ils ont tout construit à partir de zéro et ont l'intention de bien faire les choses dès le départ.

Avec l'aide de Hoffbrand Consulting et Cloudify Legal, Astraea Group a combiné la gestion de cabinet tout-en-un d'Actionstep avec le système de gestion documentaire (DMS) cloud leader de NetDocuments afin de créer une base solide pour son cabinet.

Et cette décision porte déjà ses fruits, note Nina :

« Auparavant, j'aurais dû demander à quelqu'un de me tenir au courant de l'état d'avancement de certains dossiers. Aujourd'hui, je peux simplement me connecter à notre système et vérifier moi-même. NetDocuments et Actionstep me permettent de générer des rapports et d'avoir une visibilité totale sur l'évolution de chaque dossier, ce qui est formidable. Cela a été un énorme succès pour nous, et nous en récoltons vraiment les fruits aujourd'hui. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Tout voir en un seul endroit

En tant que membre de l'Institut des experts-comptables d'Angleterre et du Pays de Galles et conseillère fiscale agréée, il n'est pas surprenant que Nina soit attentive aux détails. Avoir une bonne visibilité sur l'ensemble de l'entreprise est essentiel à leur réussite et à leur tranquillité d'esprit.

Heureusement, grâce à l'intégration d'Actionstep et de NetDocuments, Nina peut facilement suivre toutes les affaires en cours sans avoir à passer d'un outil ou d'une fenêtre à l'autre. Tout ce dont elle a besoin se trouve au même endroit. Nina explique :

« Nous voulions disposer d'un système qui nous permette de visualiser efficacement tous les détails d'un dossier, et la combinaison d'Actionstep et de NetDocuments nous a permis d'atteindre cet objectif. Nous disposons désormais d'un emplacement unique où nous pouvons consulter tout ce qui concerne un dossier : l'enregistrement du temps, la facturation et tous les documents et e-mails associés à ce dossier. C'est un système robuste et efficace. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Un système qui évolue avec vous

Il est clair qu'Astraea Group a de grands objectifs pour l'avenir et qu'il ne laissera pas les limites des logiciels entraver sa croissance. C'est l'une des raisons pour lesquelles il a choisi NetDocuments. La plateforme peut s'adapter à toutes les tailles, des petits cabinets aux grandes équipes internationales, ce qui garantit sa pérennité.

« Nous recherchions une solution adaptée à la taille actuelle de notre entreprise et capable d'évoluer avec nous, afin de ne pas avoir à changer de système dans un an ou deux. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Trouvez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin

L'un des problèmes liés aux autres systèmes de gestion documentaire peut être la possibilité pour les utilisateurs de créer leurs propres dossiers et sous-dossiers. Si quelqu'un d'autre essaie de consulter un dossier après qu'une personne a ajouté des dossiers, il peut être difficile de suivre la logique et de trouver ce dont on a besoin.

NetDocuments évite ce problème grâce à des structures de dossiers basées sur des modèles (et à de puissantes fonctionnalités de recherche). En plus d'assurer la cohérence entre les différents dossiers, Astraea Group a également constaté que cela obligeait les collaborateurs facturables à respecter la discipline consistant à enregistrer les documents au bon endroit. Comme l'explique Nina :

« L'un des grands avantages de NetDocuments est qu'il offre une structure de classeurs que vous pouvez concevoir et configurer pour chaque dossier, puis reproduire pour tous les autres dossiers. Ainsi, si vous souhaitez consulter un dossier sur lequel quelqu'un d'autre a travaillé, vous savez où trouver ce dont vous avez besoin. Vous savez où trouver les lettres de mission, les déclarations des témoins, tout ce qui concerne le dossier, car la structure est la même pour tous les dossiers. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Optimisez l'efficacité et la flexibilité

On pourrait penser que créer un cabinet d'avocats en pleine pandémie mondiale ne présente aucun avantage, mais c'est pourtant le cas pour Astraea Group. L'équipe savait dès le départ que la flexibilité et l'accès depuis n'importe où étaient des critères non négociables. Il n'est donc pas étonnant que le cabinet ait choisi NetDocuments comme système de gestion documentaire. En tant que véritable solution cloud, NetDocuments offre le meilleur en matière de flexibilité et d'efficacité sans compromettre la sécurité ou la conformité. Nina explique :

« Nous travaillons selon un mode hybride, en partie au bureau et en partie à domicile, comme beaucoup d'entreprises depuis la pandémie. Le fait de disposer d'un système qui nous permet de tout voir à distance nous a permis de gérer efficacement ce modèle et d'être aussi efficaces que possible. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Enregistrer des e-mails en toute simplicité Les communications par e-mail sont essentielles à la constitution d'un dossier complet, mais le processus d'enregistrement de ces e-mails importants peut s'avérer fastidieux, sauf si vous disposez de NetDocuments. Pour Nina et l'équipe d'Astraea Group, NetDocuments a simplifié l'enregistrement des e-mails dans le système de gestion documentaire. Grâce au classement prédictif en un clic, la capture et l'organisation des e-mails s'effectuent en toute simplicité.

« L'une des fonctionnalités puissantes de NetDocuments est qu'il vous permet de capturer facilement l'ensemble du trafic e-mail dans les dossiers liés à un dossier. Vous pouvez configurer les dossiers de manière à ce que, lorsque vous faites glisser un élément de votre boîte de réception vers un dossier, celui-ci se synchronise automatiquement avec NetDocuments. Vous n'avez alors plus à vous soucier du départ d'un collaborateur, car toutes les informations contenues dans son système de messagerie électronique vous restent accessibles. De ce point de vue, NetDocuments est formidable. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Conformité et gouvernance renforcées

Il n'y a aucun doute là-dessus : Nina mène son équipe d'une main de maître. Heureusement, NetDocuments et Actionstep lui permettent de faciliter le bon déroulement des opérations tout en garantissant qu'aucune information ne tombe entre de mauvaises mains. Nina partage :

« Du point de vue de la conformité, NetDocuments nous permet notamment de vérifier régulièrement les dossiers en cours et de nous assurer que les problèmes de conformité et de gouvernance sont traités dès qu'ils surviennent. Je peux me connecter et voir où nous en sommes dans les différentes affaires et prendre les mesures nécessaires. C'est extrêmement utile pour moi qui dirige le cabinet.

Une autre fonctionnalité utile d'Actionstep et de NetDocuments est que vous pouvez personnaliser ce que les gens voient et limiter la visibilité des éléments, ce qui est une bonne chose. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Rationalisez vos flux de travail

Pour de nombreuses entreprises, disposer d'un processus documenté signifie littéralement que ce processus est décrit étape par étape dans un document. Ce n'est ni sophistiqué ni efficace, mais cela permet (la plupart du temps) d'accomplir le travail.

Le groupe Astraea souhaitait améliorer ses performances et a donc créé des flux de travail rationalisés à l'aide d'Actionstep et de NetDocuments. Désormais, le système guide les utilisateurs à travers chaque étape du processus d'ouverture d'un dossier et remplit automatiquement les modèles de documents. « Il suffit de cliquer sur un bouton pour remplir des documents tels que les lettres de mission, les demandes de fonds des clients et tout autre document nécessaire dans le cadre de ces dossiers », explique Nina. Un véritable gain de temps. Elle poursuit :

« La combinaison de NetDocuments et d'Actionstep nous a permis d'améliorer le flux de travail et sa gestion. Tout est très connecté, fonctionne très bien ensemble et permet de gagner beaucoup de temps. Lorsque vous ouvrez un nouveau dossier, vous n'avez pas besoin d'enregistrer séparément chaque document que vous venez de créer dans votre système de gestion documentaire. Tout se fait automatiquement. Cela a considérablement amélioré l'efficacité du processus d'ouverture des dossiers. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

Une mise en œuvre transparente avec des experts La clé pour maximiser l'adoption est d'avoir une mise en œuvre transparente qui maintient la dynamique en interne. Afin d'assurer une communication fluide, Hoffbrand Consulting, partenaire de NetDocuments, et Cloudify Legal, partenaire d'Actionstep, ont travaillé en étroite collaboration pour créer un point de contact unique avec le client tout au long du projet. Paul Hoffbrand, directeur chez Hoffbrand Consulting, a déclaré : « Ce partenariat a permis de créer un « guichet unique » essentiel pour les clients, ce qui est vital pour les entreprises qui disposent de peu ou pas d'expertise informatique en interne. Ce fut un plaisir de travailler avec l'équipe de Cloudify Legal. » Concernant la mise en œuvre, Nina déclare :

« Cette mise en œuvre a été un énorme succès pour nous et nous en récoltons aujourd'hui les fruits. »

Nina Ramsden, avocate de la Couronne et cofondatrice du groupe Astraea

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Garder vos documents organisés, conformes et sécurisés ne doit pas être un casse-tête lorsque vous établissez une base solide qui peut évoluer correctement avec votre entreprise. Grâce aux technologies et aux partenariats appropriés, vous pouvez améliorer la conformité, la gouvernance et la productivité.

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