Vad skulle du göra annorlunda om du skulle starta om ditt företag från noll?

Det är frågan som Nina (och James Ramsden, Queen's Counsel och medgrundare) ställde sig när de startade Astraea Group i början av 2021. Fria från befintliga systems och processers bojor har de byggt upp allt från grunden, och de tänker göra det rätt från början.

Med hjälp av Hoffbrand Consulting och Cloudify Legal har Astraea Group kombinerat Actionsteps allt-i-ett-lösning för praktikhantering med NetDocuments ledande molnbaserade dokumenthanteringssystem (DMS) för att skapa en solid grund för sin verksamhet.

Och det beslutet har redan gett resultat, konstaterar Nina:

”Tidigare var jag tvungen att fråga någon om statusuppdateringar för vissa ärenden. Nu kan jag bara gå in i vårt system och kolla själv. NetDocuments och Actionstep gör det möjligt för mig att köra rapporter och få full insyn i vad som händer i varje ärende, vilket är fantastiskt. Det har varit en enorm framgång för oss, och vi skördar verkligen frukterna av det nu.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Se allt på ett ställe

Som medlem av Institute of Chartered Accountants i England och Wales och auktoriserad skatterådgivare är det inte konstigt att Nina bryr sig om detaljerna. Att ha överblick över hela företaget är avgörande för deras framgång – och sinnesro.

Tack vare integrationen mellan Actionstep och NetDocuments kan Nina enkelt hålla koll på alla öppna ärenden utan att behöva växla mellan olika verktyg eller fönster. Allt hon behöver finns på ett och samma ställe. Nina förklarar:

”Vi ville ha ett system som gjorde det möjligt för oss att se alla detaljer i ett ärende på ett effektivt sätt, och kombinationen av Actionstep och NetDocuments har gjort det möjligt. Vi har en plats där vi kan se allt som rör ett ärende – tidsregistrering, fakturering och alla dokument och e-postmeddelanden som är kopplade till ärendet. Det är ett robust och effektivt system.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Ett system som växer med dig

Det är tydligt att Astraea Group har stora mål för framtiden, och de tänker inte låta begränsningar i programvaran stå i vägen för deras tillväxt. Det är en av anledningarna till att de valde NetDocuments. Plattformen kan skalas för att passa alla storlekar, från mindre byråer till stora globala team, vilket säkerställer att de är framtidssäkra.

”Vi ville ha en lösning som passade vår nuvarande företagsstorlek och som kunde växa med oss, så att vi inte skulle behöva byta system om ett eller två år.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Hitta det du behöver, när du behöver det

Ett problem med andra dokumenthanteringssystem kan vara att användarna kan skapa egna mappar och undermappar. Om någon annan försöker titta i en ärendemapp efter att en person har lagt till mappar kan det vara svårt att följa logiken och hitta det man behöver.

NetDocuments förhindrar det problemet med mallbaserade mappstrukturer (och kraftfulla sökfunktioner). Förutom att allt hålls konsekvent mellan olika ärenden har Astraea Group också upptäckt att det tvingar de som tjänar pengar på ärendena att spara saker på rätt plats. Som Nina uttryckte det:

”En av de riktigt bra sakerna med NetDocuments är att man har en arkivstruktur som man kan utforma och ställa in för varje ärende och replikera för alla ärenden. Så om man vill titta på ett ärende som någon annan har arbetat med vet man var man ska gå för att hitta det man behöver. Man vet var man hittar uppdragsbekräftelser, vittnesmål och allt som har med ärendet att göra – eftersom strukturen är densamma för alla ärenden.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Maximera effektivitet och flexibilitet

Man skulle inte tro att det skulle vara en fördel att starta en advokatbyrå mitt under en global pandemi, men för Astraea Group har det varit just det. Teamet har från början vetat att flexibilitet och åtkomst var som helst skulle vara ett måste, så det är inte konstigt att byrån valde NetDocuments som sitt DMS. Som en äkta molnlösning erbjuder NetDocuments bästa möjliga flexibilitet och effektivitet utan att kompromissa med säkerhet eller efterlevnad. Nina förklarar:

”Vi arbetar på ett slags hybridsätt där vi delvis är på kontoret och delvis hemifrån – som många företag är efter COVID. Att ha ett system som gör att vi kan se allt på distans har gjort det möjligt för oss att effektivt hantera den modellen och vara så effektiva som möjligt.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Spara e-post smidigt E-postkommunikation är viktigt för en komplett ärendefil, men processen att spara dessa viktiga e-postmeddelanden kan vara besvärlig – om du inte har NetDocuments. För Nina och Astraea Group-teamet har NetDocuments gjort det enkelt att spara e-post till DMS. Med prediktiv arkivering med ett klick går det smidigt att samla in och organisera e-post.

”En kraftfull funktion i NetDocuments är att det gör det möjligt att på ett mycket enkelt sätt fånga upp all e-posttrafik inom ärendemapparna. Du kan ställa in mapparna så att när du drar något från din inkorg till en mapp synkroniseras den mappen automatiskt med NetDocuments. Då behöver du inte heller oroa dig för att någon som slutar tar med sig all information i sitt e-postsystem som du inte har tillgång till. Ur den synvinkeln är NetDocuments fantastiskt.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Förbättrad efterlevnad och styrning

Det råder ingen tvekan om att Nina har ett stramt grepp om verksamheten. Lyckligtvis gör NetDocuments och Actionstep det lättare för henne att hålla verksamheten igång utan problem och samtidigt se till att ingen information hamnar i fel händer. Nina berättar:

”En sak som är särskilt viktig ur ett complianceperspektiv är att NetDocuments gör det möjligt för oss att regelbundet granska vad som fortfarande är utestående och se till att compliance- och styrningsfrågor hanteras så snart de uppstår. Jag kan logga in och se var vi befinner oss i olika ärenden och vidta nödvändiga åtgärder. Det är extremt fördelaktigt för mig som driver företaget.

En annan användbar funktion i både Actionstep och NetDocuments är att man kan anpassa vad användarna ser och begränsa synligheten för vissa saker, vilket är bra.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Effektivisera dina arbetsflöden

För många företag innebär en dokumenterad process bokstavligen att processen beskrivs steg för steg i ett dokument. Det är varken elegant eller effektivt, men det fungerar (för det mesta).

Astraea Group ville bli bättre, så de skapade strömlinjeformade arbetsflöden med hjälp av Actionstep och NetDocuments. Nu guidar systemet användarna genom varje steg i ärendets öppningsprocess och fyller automatiskt i mallbaserade dokument. ”Du kan helt enkelt klicka på en knapp så fylls saker som uppdragsbekräftelser, kundfondsförfrågningar och andra dokument som du behöver i samband med dessa ärenden i automatiken”, förklarar Nina. Snacka om tidsbesparing. Hon fortsätter:

”Genom att kombinera NetDocuments och Actionstep har vi kunnat förbättra arbetsflödet och hanteringen av arbetsflödet. Allt är mycket sammankopplat och fungerar riktigt bra tillsammans, vilket sparar mycket tid. När man öppnar ett nytt ärende behöver man inte separat spara varje dokument som man just skapat i dokumenthanteringssystemet. Allt sker automatiskt. Detta har avsevärt förbättrat effektiviteten i processen för att öppna ärenden.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

En smidig implementering med experter Nyckeln till att maximera användningen är en smidig implementering som håller igång det interna momentumet. För att leverera effektiv kommunikation arbetade NetDocuments partner Hoffbrand Consulting och Actionstep partner Cloudify Legal nära tillsammans för att skapa en enda kontaktpunkt för kunderna under hela projektet. Paul Hoffbrand, direktör på Hoffbrand Consulting, säger: ”Detta partnerskap skapade en viktig ”one stop shop” för kunderna, vilket är avgörande för företag med liten eller ingen intern IT-kompetens. Det var ett nöje att arbeta med teamet på Cloudify Legal.” Om implementeringen säger Nina:

”Det har varit en enormt framgångsrik implementering för oss och en som vi verkligen skördar frukterna av nu.”

Nina Ramsden, kronjurist och medgrundare av Astraea Group

Varför vänta? Börja maximera effektiviteten, säkerheten och samarbetet på ditt företag

Att hålla dina dokument organiserade, kompatibla och säkra behöver inte vara ett problem när du bygger en stark grund som kan skalas upp i takt med din verksamhet. Med rätt teknik och partnerskap kan du förbättra efterlevnad, styrning och produktivitet.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.