O que o você faria de diferente se estivesse começando sua empresa do zero?

Essa é a pergunta que Nina (e James Ramsden, Queen's Counsel e cofundador) fez ao lançar o Astraea Group no início de 2021. Livres dos grilhões dos sistemas e processos existentes, eles construíram tudo do zero e pretendem fazer isso da maneira certa desde o início.

Com a ajuda da Hoffbrand Consulting e da Cloudify Legal, o Astraea Group combinou o gerenciamento de práticas all-inone da Actionstep com o sistema líder de gerenciamento de documentos (DMS) baseado em nuvem da NetDocuments para criar uma base sólida para sua empresa.

E essa decisão já está valendo a pena, observa Nina:

"Antes, eu precisava pedir a alguém atualizações de status sobre assuntos específicos. Agora, posso simplesmente acessar o nosso sistema e procurar por mim mesmo. O NetDocuments e o Actionstep me permitem gerar relatórios e ter visibilidade total do que está acontecendo em cada assunto, o que é ótimo. Foi um enorme sucesso para nós e estamos realmente colhendo os frutos agora."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Veja tudo em um só lugar

Como membro do Institute of Chartered Accountants in England & Wales e consultora fiscal credenciada, não é de surpreender que Nina se preocupe com os detalhes. Ter visibilidade de toda a empresa é fundamental para o sucesso - e para a tranquilidade dos vocêes.

Felizmente, com a integração do Actionstep e do NetDocuments, Nina pode manter facilmente o controle de todos os assuntos abertos sem alternar entre ferramentas ou janelas. Tudo o que ela precisa está em um só lugar. Nina explica:

"Queríamos ter um sistema que nos permitisse ver todos os detalhes do assunto de forma eficaz, e a combinação do Actionstep e do NetDocuments conseguiu isso. Temos um lugar onde podemos ver tudo relacionado a um assunto - o registro de tempo, o faturamento e todos os documentos e e-mails associados a esse assunto. É um sistema robusto e eficiente."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Um sistema que cresce com o você

Está claro que o Astraea Group tem grandes objetivos para o futuro e não vai permitir que as limitações de software impeçam seu crescimento. Essa é uma das razões pelas quais eles escolheram o NetDocuments. A plataforma pode ser dimensionada para se adequar a qualquer tamanho, desde empresas boutique até equipes globais expansivas, o que garante que eles estejam preparados para o futuro.

"Queríamos uma solução que fosse adequada ao tamanho da empresa que temos agora e que pudesse crescer conosco, para que não tivéssemos que mudar de sistema em um ou dois anos."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Encontre o que o você precisa, quando precisar

Um problema com outros sistemas de gerenciamento de documentos pode ser a capacidade dos usuários de criar suas próprias pastas e subpastas. Se outra pessoa estiver tentando examinar uma pasta de assunto depois que um indivíduo tiver adicionado pastas, pode ser difícil seguir a lógica e encontrar o que é necessário.

O NetDocuments evita esse problema com estruturas de pastas modeladas (e fortes recursos de pesquisa). Além de manter tudo consistente em todos os assuntos, o Astraea Group também descobriu que o NetDocuments força os funcionários a terem a disciplina de salvar as coisas no lugar certo. Como disse Nina:

"Uma das coisas que é realmente excelente no NetDocuments é que o você tem uma estrutura de gabinete que pode ser projetada e definida por assunto e replicada em todos os assuntos. Assim, se o você for analisar um assunto em que outra pessoa esteve trabalhando, saberá onde encontrar o que precisa. O você sabe onde encontrar as cartas de compromisso, as declarações de testemunhas, tudo relacionado ao assunto - porque é a mesma estrutura para todos os assuntos."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Maximizar a eficiência e a flexibilidade

Não é de se esperar que abrir um escritório de advocacia em meio a uma pandemia global represente uma vantagem, mas isso aconteceu com o Astraea Group. A equipe sabia desde o início que a flexibilidade e o acesso em qualquer lugar não seriam negociáveis, portanto, não é de se admirar que o escritório tenha escolhido o NetDocuments como seu DMS. Como uma verdadeira solução em nuvem, o NetDocuments oferece o melhor em flexibilidade e eficiência sem comprometer a segurança ou a conformidade. Nina explica:

"Estamos trabalhando em uma espécie de forma híbrida, em que estamos parcialmente no escritório e parcialmente em casa - como muitas empresas estão fazendo após a COVID. Ter um sistema que nos permite ver tudo remotamente nos permitiu gerenciar efetivamente esse modelo e ser o mais eficiente possível."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Salvar e-mails é fácil As comunicações por e-mail são essenciais para um arquivo de assunto completo, mas o processo de salvar esses e-mails importantes pode ser um incômodo - isto é, a menos que o você tenha o NetDocuments. Para Nina e a equipe do Astraea Group, o NetDocuments eliminou a dificuldade de salvar e-mails no DMS. Com o arquivamento preditivo de um clique, a captura e a organização de e-mails são perfeitas.

"Um recurso poderoso do NetDocuments é que ele permite que o você capture totalmente todo o tráfego de e-mail dentro das pastas de assuntos de uma maneira muito fácil. O você pode configurar as pastas de modo que, quando arrastar algo da sua caixa de entrada para uma pasta, essa pasta seja automaticamente sincronizada com o NetDocuments. Assim, o você também não se preocupa com o fato de que, se alguém sair, essa pessoa sairá com todas as informações do sistema de e-mail dela que o você não pode acessar. Desse ponto de vista, o NetDocuments é excelente."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Conformidade e governança elevadas

Não há dúvidas quanto a isso: Nina é muito rígida. Felizmente, o NetDocuments e o Actionstep facilitam para ela manter as coisas funcionando sem problemas, garantindo que nenhuma informação caia em mãos erradas. Nina compartilha:

"Uma coisa que é particularmente importante do ponto de vista da conformidade é que o NetDocuments nos permite revisar regularmente o que ainda está pendente e garantir que as preocupações com a conformidade e a governança sejam tratadas assim que surgirem. Posso fazer o login e ver em que ponto estamos em relação aos vários assuntos e tomar as medidas necessárias. É extremamente benéfico para mim administrar a empresa.

Outro recurso útil do Actionstep e do NetDocuments é que o você pode personalizar o que as pessoas veem e limitar a visibilidade das coisas, o que é bom."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Simplifique seus fluxos de trabalho

Para muitas empresas, ter um processo documentado significa literalmente ter seu processo explicado passo a passo em um documento. Não é sofisticado nem eficiente, mas (na maioria das vezes) dá conta do recado.

O Astraea Group queria fazer melhor, por isso criou fluxos de trabalho simplificados usando o Actionstep e o NetDocuments. Agora, o sistema orienta os usuários em cada etapa do processo de abertura de questões e preenche automaticamente os documentos de modelo. "O você pode simplesmente clicar em um botão e ele preencherá coisas como cartas de compromisso, solicitações de fundos do cliente e quaisquer outros documentos necessários em relação a esses assuntos", explica Nina. Isso economiza tempo. Ela continua:

"A combinação do NetDocuments e do Actionstep nos permitiu melhorar o fluxo de trabalho e o gerenciamento do fluxo de trabalho. Tudo está muito conectado e funciona muito bem em conjunto, economizando muito tempo. Ao abrir um novo assunto, o você não precisa salvar separadamente cada documento que acabou de criar em seu sistema de gerenciamento de documentos. Tudo acontece automaticamente. Isso melhorou enormemente a eficiência do processo de abertura de questões."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Uma implementação perfeita com especialistas A chave para maximizar a adoção é ter uma implementação perfeita que mantenha o ritmo internamente. Para oferecer comunicações simplificadas, a Hoffbrand Consulting, parceira da NetDocuments, e a Cloudify Legal, parceira da Actionstep, trabalharam em conjunto para criar um ponto único de contato com o cliente durante todo o projeto. Paul Hoffbrand, diretor da Hoffbrand Consulting, disse: "Essa parceria criou um 'balcão único' essencial para os clientes, o que é vital para escritórios com pouca ou nenhuma experiência interna em TI. Foi um prazer trabalhar com a equipe da Cloudify Legal". Com relação à implementação, Nina diz:

"Foi uma implementação extremamente bem-sucedida para nós e estamos colhendo os frutos agora."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e cofundadora do Astraea Group

Por que esperar? Comece a maximizar a eficiência, a segurança e a colaboração em sua empresa

Manter seus documentos organizados, em conformidade e seguros não precisa ser uma dor de cabeça quando o você constrói uma base sólida que pode ser dimensionada adequadamente com a sua empresa. Com as tecnologias certas e as parcerias estabelecidas, o você pode aumentar a conformidade, a governança e a produtividade.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.