O que faria de diferente se estivesse a começar a sua empresa do zero?

Foi essa a pergunta que Nina (e James Ramsden, Queen's Counsel e cofundador) fizeram quando lançaram o Astraea Group no início de 2021. Livres dos grilhões dos sistemas e processos existentes, construíram tudo a partir do zero e tencionam fazê-lo corretamente desde o início.

Com a ajuda da Hoffbrand Consulting e da Cloudify Legal, o Astraea Group combinou a gestão de práticas tudo-em-um da Actionstep com o sistema líder de gestão de documentos baseado na nuvem (DMS) da NetDocuments para criar uma base sólida para a sua empresa.

E essa decisão já está a dar frutos, observa Nina:

"Anteriormente, teria de pedir a alguém actualizações do estado de determinados assuntos. Agora, posso simplesmente aceder ao nosso sistema e procurar por mim próprio. O NetDocuments e o Actionstep permitem-me elaborar relatórios e ter total visibilidade do que está a acontecer em cada assunto, o que é ótimo. Tem sido um enorme sucesso para nós e estamos realmente a colher os frutos agora."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Ver tudo num só lugar

Como membro do Institute of Chartered Accountants in England & Wales e consultora fiscal, não é de surpreender que Nina se preocupe com os pormenores. Ter visibilidade em toda a empresa é crucial para o seu sucesso - e paz de espírito.

Felizmente, com a integração do Actionstep e do NetDocuments, a Nina pode facilmente manter o controlo sobre todos os assuntos em aberto sem ter de alternar entre ferramentas ou janelas. Tudo o que ela precisa está num só lugar. Nina explica:

"Queríamos ter um sistema que nos permitisse ver todos os detalhes do assunto de forma eficaz, e a combinação do Actionstep e do NetDocuments conseguiu isso. Temos um local onde podemos ver tudo o que está relacionado com um assunto - o registo do tempo, a faturação e todos os documentos e e-mails associados a esse assunto. É um sistema robusto e eficiente."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Um sistema que cresce consigo

É evidente que o Astraea Group tem grandes objectivos para o futuro e não vai deixar que as limitações de software interfiram no seu crescimento. Essa é uma das razões pelas quais escolheram o NetDocuments. A plataforma pode ser dimensionada para se adaptar a qualquer dimensão, desde empresas boutique a equipas globais expansivas, o que garante que estão preparados para o futuro.

"Queríamos uma solução que fosse adequada à dimensão da empresa que temos atualmente e que pudesse crescer connosco, para não termos de mudar de sistema num ano ou dois."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Encontre o que precisa, quando precisa

Um problema com outros sistemas de gestão de documentos pode ser a capacidade de os utilizadores criarem as suas próprias pastas e subpastas. Se outra pessoa estiver a tentar consultar uma pasta de um assunto depois de um indivíduo ter adicionado pastas, pode ser difícil seguir a lógica e encontrar o que é necessário.

O NetDocuments evita esse problema através de estruturas de pastas com modelos (e fortes capacidades de pesquisa). Para além de manter tudo consistente em todos os assuntos, o Astraea Group também descobriu que obriga os funcionários a terem a disciplina de guardar as coisas no sítio certo. Como diz a Nina:

"Uma das vantagens do NetDocuments é o facto de ter uma estrutura de gabinete que pode ser concebida e definida por assunto e replicada em todos os assuntos. Assim, se formos analisar um assunto em que outra pessoa esteve a trabalhar, sabemos onde ir e encontrar o que precisamos. Sabe onde encontrar as cartas de compromisso, as declarações de testemunhas, tudo o que está relacionado com o assunto - porque é a mesma estrutura para todos os assuntos."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Maximizar a eficiência e a flexibilidade

Não seria de esperar que abrir uma firma de advogados no meio de uma pandemia global representasse uma vantagem, mas foi o que aconteceu com o Astraea Group. A equipa soube desde o início que a f lexibilidade e o acesso em qualquer lugar não seriam negociáveis, pelo que não é de admirar que a empresa tenha selecionado o NetDocuments como o seu DMS. Sendo uma verdadeira solução na nuvem, o NetDocuments oferece o melhor em termos de flexibilidade e eficiência sem comprometer a segurança ou a conformidade. Nina explica:

"Estamos a trabalhar de uma forma híbrida, em que estamos parcialmente no escritório e parcialmente em casa, como muitas empresas estão a fazer após a COVID. Ter um sistema que nos permite ver tudo à distância permitiu-nos gerir eficazmente esse modelo e ser tão eficientes quanto possível."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Guardar o e-mail é fácil As comunicações por e-mail são essenciais para um dossier completo, mas o processo de guardar esses e-mails importantes pode ser um incómodo - isto é, a menos que tenha o NetDocuments. Para a Nina e para a equipa do Astraea Group, o NetDocuments eliminou o incómodo de guardar o e-mail no DMS. Com o arquivamento preditivo de um clique, a captura e a organização do correio eletrónico são perfeitas.

"Uma caraterística poderosa do NetDocuments é o facto de lhe permitir capturar todo o tráfego de correio eletrónico dentro das pastas de assuntos de uma forma muito fácil. Pode configurar as pastas de modo a que, quando arrasta algo da sua caixa de entrada para uma pasta, essa pasta seja automaticamente sincronizada com o NetDocuments. Assim, também não tem de se preocupar com o facto de, se alguém se for embora, ficar com toda a informação no seu sistema de correio eletrónico a que não pode aceder. Desse ponto de vista, o NetDocuments é ótimo."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Conformidade e governação elevadas

Não há dúvida sobre isso: A Nina gere um navio apertado. Felizmente, o NetDocuments e o Actionstep facilitam-lhe a tarefa de manter as coisas a funcionar sem problemas, garantindo que nenhuma informação cai nas mãos erradas. Nina partilha:

"Uma coisa que é particularmente importante do ponto de vista da conformidade é o facto de o NetDocuments nos permitir rever regularmente o que ainda está pendente e garantir que as preocupações de conformidade e governação são tratadas assim que surgem. Posso iniciar sessão e ver em que ponto estamos em relação aos vários assuntos e tomar as medidas necessárias. É extremamente vantajoso para mim gerir a empresa.

Outra caraterística útil do Actionstep e do NetDocuments é o facto de se poder personalizar o que as pessoas vêem e limitar a visibilidade das coisas, o que é bom."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Simplifique os seus fluxos de trabalho

Para muitas empresas, ter um processo documentado significa literalmente ter o seu processo explicado passo a passo num documento. Não é sofisticado ou eficiente, mas (na maior parte das vezes) dá conta do recado.

O Astraea Group queria fazer melhor, por isso criou fluxos de trabalho optimizados utilizando o Actionstep e o NetDocuments. Agora, o sistema orienta os utilizadores em cada passo do processo de abertura de um assunto e preenche automaticamente os documentos de modelo. "Pode simplesmente clicar num botão e o sistema preenche documentos como cartas de compromisso, pedidos de fundos do cliente e quaisquer outros documentos necessários para esses assuntos", explica Nina. Isto é que é uma poupança de tempo. E continua:

"A combinação do NetDocuments e do Actionstep permitiu-nos melhorar o fluxo de trabalho e a gestão do fluxo de trabalho. Tudo está muito ligado e funciona muito bem em conjunto, poupando muito tempo. Ao abrir um novo assunto, não é necessário ir separadamente e guardar cada documento que acabou de criar no seu sistema de gestão de documentos. Tudo acontece automaticamente. Isto melhorou imenso a eficiência do processo de abertura de processos."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Uma implementação sem falhas com especialistas A chave para maximizar a adoção é ter uma implementação sem falhas que mantenha a dinâmica interna. Para proporcionar comunicações simplificadas, a Hoffbrand Consulting, parceira da NetDocuments, e a Cloudify Legal, parceira da Actionstep, trabalharam em estreita colaboração para criar um ponto único de contacto com o cliente durante todo o projeto. Paul Hoffbrand, Diretor da Hoffbrand Consulting, afirmou: "Esta parceria criou um "balcão único" essencial para os clientes, o que é vital para as empresas com pouca ou nenhuma experiência interna em TI. Foi um prazer trabalhar com a equipa da Cloudify Legal". Relativamente à implementação, Nina afirma:

"Foi uma implementação extremamente bem-sucedida para nós e estamos agora a colher os frutos."

Nina Ramsden, Queen's Counsel e co-fundadora do Astraea Group

Porquê esperar? Comece a maximizar a eficiência, a segurança e a colaboração na sua empresa

Manter os seus documentos organizados, em conformidade e seguros não tem de ser uma dor de cabeça quando se constrói uma base sólida que pode ser adequadamente dimensionada com a sua empresa. Através das tecnologias e parcerias certas, pode aumentar a conformidade, a governação e a produtividade.

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