Selv om det var et stort press etter pandemien for å gå over til skyen, befinner noen advokatfirmaer seg fortsatt i et veiskille mellom å opprettholde sitt tradisjonelle lokale dokumenthåndteringssystem (DMS) og overgangen til en mer kostnadseffektiv skybasert løsning. De økonomiske implikasjonene av å holde seg til lokale systemer er i ferd med å bli en betydelig bekymring for advokatfirmaer som gjennomgår sine overheadkostnader, arbeidsflyter og lønnsomhet.

La oss bygge videre på Rebecca Sattins blogg om 5 tegn på at det er på tide å gå fra lokalt til skyen, og dykke dypere inn i det første tegnet, som fokuserer på de økende kostnadene ved å vedlikeholde et lokalt DMS.

Den økonomiske byrden av lokale systemer

Lokale systemer krever betydelige forhåndsinvesteringer i maskinvare og programvare. Dette tradisjonelle oppsettet innebærer ikke bare initial kapitalutlegg, men også løpende utgifter knyttet til vedlikehold, oppgraderinger og sikkerhet lenge etter at avskrivningsfordelene er opphørt. Forrester anslår i en Total Economic Impact Study at det er 30–50 % billigere å gå over til skyløsninger enn å oppgradere servere lokalt, og det reduserer administrasjonskostnadene med 40 %.

Sammenlign dette med Carbert Waites erfaring med skybasert programvare : «Vedlikehold av lokal maskinvare er en stor kapitalutgift», sier partner og medlem av konsernledelsen, Dylan Snowdon. «Du må avskrive den i noen år, og så har du en annen stor kapitalutgift. Så å gå over til et skybasert DMS var absolutt noe som var interessant for oss som en del av vår overordnede IT-veikart.»

Bekymringer om skalerbarhet og fleksibilitet

Lokale DMS-er er notorisk rigide, og de fleste systemer har vært i drift en stund med voksende datamengder. Etter hvert som advokatfirmaer vokser, kan det være både kostbart og tidkrevende å skalere infrastruktur for å møte økt etterspørsel. Og noen firmaer kjøper for mye kapasitet for å sikre at de kan håndtere toppbelastninger, som kanskje bare forekommer sjelden, noe som fører til sløsing med ressurser og ineffektivitet.

Skalerbarhet var en topprioritet da oppstartsbedriften Astraea Group begynte å lete etter et nytt DMS. «Vi ønsket en løsning som passet for størrelsen på bedriften vi er nå, og som kunne vokse med oss, slik at vi ikke trengte å bytte systemer på et år eller to», sier grunnleggeren Nina Stewart. Å bytte til en skybasert plattform løste dette problemet, og gjorde det mulig for firmaet å se rask avkastning på investeringen sin.

Sikkerhets- og samsvarshindringen

Selv om sikkerhet ofte blir fremhevet som en styrke ved lokale løsninger, kan virkeligheten være annerledes. Mange sikkerhetsstrukturer for lokale systemer ble utformet for å beskytte data innenfor bedriftens fire vegger. Dagens behov for fjerntilgang presenterer større sikkerhetsrisikoer og utfordringer som skyen kan håndtere.

Saken er at de fleste advokatfirmaer rett og slett ikke kan bruke ressursene på robust cybersikkerhet som en skybasert DMS-leverandør kan. «Høyprofilerte datainnbrudd var en skikkelig vekker for den juridiske sektoren i Australia. Vi innså raskt at det å flytte dokumenthåndteringen vår til skyen ville gi oss et ekstra lag med sikkerhet », forklarer Marco Marcello, leder for informasjonssystemer hos Lavan.

Nedetid og vedlikehold: Skjulte kostnader

Et annet viktig problem er nedetiden knyttet til lokale systemer. For advokatfirmaer, der fakturerbare timer er direkte korrelert med inntekter, er nedetid ikke bare en ulempe; det er en direkte økonomisk belastning. (Rekk opp hånden hvis indekseringsverktøyet ditt har sluttet å virke for å aktivere søk eller bare låser seg.)

Ikke overbevist? Her er de kalde, harde dataene: I en undersøkelse fra 2022 anslo 44 % av respondentene kostnadene for IT-nedetid til 16 700 dollar per server/per minutt – det er omtrent 1 million dollar per time.

Skyleverandører har dedikerte ressurser for å raskt få servere tilbake på nett og redusere kostnader når problemer oppstår. Spørsmålet er, har firmaet ditt det?

Forventninger fra kunder og ansatte

Dagens klienter og arbeidsstyrke forventer smidighet og fleksibilitet som ligner på det de opplever når de har med andre bedrifter å gjøre. Det er noe som lokale systemer sliter med å tilby. Klienter ønsker enklere samarbeid om juridiske tjenester, og talentfulle advokater søker fleksibilitet i arbeidsmiljøene sine, slik at de kan jobbe hvor og når de trenger det.

Et skybasert DMS kan gi ansatte fleksibiliteten de trenger for å levere kundeservice på toppnivå. Det er også bra for bedriftens langsiktige vekst og stabilitet:

«Det blir stadig viktigere å gjøre det mulig for ansatte å få tilgang til dokumentene våre hvor som helst ved hjelp av enheten de velger», forklarer Julie Berry, IT-partner hos Saffery. «Vi tror dette er avgjørende for de ansattes produktivitet og trivsel, ettersom vi ønsker å tiltrekke og beholde de beste talentene.»

Konklusjon: Tid for en forandring?

Driftskostnadene forbundet med å opprettholde et lokalt dokumenthåndteringssystem er uholdbare for konkurransedyktige advokatfirmaer. Overgang til et skybasert DMS løser ikke bare den økonomiske belastningen, men posisjonerer også firmaene til bedre å møte forventningene til klienter og ansatte, samtidig som de forbedrer deres evne til å skalere og tilpasse seg markedets krav.

Etter hvert som advokatfirmaer navigerer disse økonomiske og operasjonelle utfordringene, blir valget tydelig. Å investere i skyteknologi er ikke lenger bare en operasjonell beslutning; det er et strategisk trekk som er avgjørende for å fremtidssikre et advokatfirma i en digital tidsalder.

Advokatfirmaer som ønsker å forbli konkurransedyktige i et stadig mer digitalt marked, må vurdere disse faktorene og evaluere de potensielle fordelene en skybasert migrering kan gi. Den første investeringen i overgangen til skyen oppveies raskt av reduksjonen i driftskostnader, forbedret skalerbarhet, forbedret sikkerhet og evnen til å møte moderne forventninger.

Når du vurderer de betydelige fordelene ved å utvikle seg til skyen for advokatfirmaet ditt, er det avgjørende å skille fakta fra fiksjon. Dykk dypere inn i realitetene til skybasert teknologi med vår guide, Skymyter – Avslørt ! Få klar innsikt og ta informerte beslutninger for å sikre at firmaet ditt forblir konkurransedyktig i den digitale tidsalderen. Last ned ditt eksemplar i dag og led firmaet ditt mot en mer kostnadseffektiv og produktiv fremtid i skyen.